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La Distribution et le Commerce

Le secteur de la distribution nécessite une gestion documentaire fluide et efficace pour répondre aux exigences d'un marché en constante évolution. Avec Zeendoc, centralisez, archivez et sécurisez tous vos documents, qu'il s'agisse de contrats fournisseurs, de bons de commande, de factures ou de rapports de vente. Notre solution vous aide à optimiser vos processus, à réduire les coûts administratifs et à garantir la conformité de vos opérations. Découvrez comment Zeendoc peut simplifier et améliorer la gestion documentaire dans votre entreprise de distribution, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la croissance et la satisfaction client

Le secteur de la Distribution avec des flux constants et importants a une grande quantité de documents à manipuler et analyser pour une bonne gestion des stocks, des produits, des rayons, des relations clients et fournisseurs, des employés …

Zeendoc vous accompagne dans plusieurs approches :

  • Gain de productivité dans la gestion des points de vente
  • Dématérialisation de vos achats de marchandises
  • Simplification de votre gestion des ressources humaines

Gain de productivité dans la gestion des points de vente

Vous pouvez déposer dans Zeendoc vos documents papiers ou numériques (emails inclus), ainsi que vos archives de tous formats en les numérisant depuis n’importe quel scanner ou copieur, par email ou imprimante virtuelle. Vous gardez un accès facile et rapide aux anciens documents. Ceux-ci sont sécurisés, hébergés et sauvegardés dans des data centers en France.

  • Archivage dans un référentiel centralisé de tous vos documents (bon de commande, bon de livraison, facture, planning, cadencier, fiche réclamation, planogramme …) avec une reconnaissance et un classement automatique dans le dossier adéquat
  • Gain de temps dans la recherche de documents grâce au moteur de recherche multicritère (par mot, nom, date, produit, BL, numéro de lot …). Facilite l’extraction du document nécessaire sur le moment, notamment en cas de contrôle de la DGCCRF (relevé de température, de lot …)
  • Partage instantané des documents entre collaborateurs ou différents points de vente avec suivi des modifications. Par exemple, le partage du dernier relevé de prix de la concurrence sur la zone de chalandise pour un ajustement rapide des prix.
  • Nombre d’utilisateurs illimité avec gestion des droits d’accès selon les utilisateurs et les documents, avec la possibilité de connexions simultanées
  • Création automatique de nombreuses actions de validation et attribution de tâches aux responsables des différentes équipes avec un circuit de validation (commandes, livraison, paiements …)

Gain de temps grâce à des validations plus rapides de vos documents comptables, commerciaux, maintenance ...

Avec Zeendoc, le service qualité gagne aussi en productivité !

Archiver les documents avec les numéros de lot pendant toute la durée de vie du produit et être alerté de l’échéance de la DLC. Retrouver en un clic le document correspondant au lot en cas de problème.

Dématérialisation de vos achats de Marchandises

Dans le secteur de la distribution, vous avez de nombreux fournisseurs, des achats via les centrales d’achat et des achats en direct, qui engendrent une grande quantité de factures. Zeendoc facilite la gestion chronophage de vos nombreuses factures, augmente votre productivité et permet un meilleur contrôle.

 

  • Dépôt de vos factures papiers ou numériques directement dans Zeendoc avec une lecture automatique des informations essentielles (fournisseur, code, référence produit, quantité, montant …)
  • Visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, un prestataire
  • Recherche rapide de tous les documents d’un fournisseur direct / local dans un même dossier (bons de commande et livraison, factures, accords commerciaux, catalogues …)
  • Contrôle et suivi des envois (suivi des réceptions, relance) et des délais de paiements
  • Liaisons des factures avec les bons de livraison dans un seul dossier
  • Mise en place de circuits de validation pour le traitement et le paiement des factures
  • Imputation comptable proposée en fonction de vos habitudes
  • Exports des écritures vers votre logiciel comptable, ce qui évite la double saisie
  • Accès à votre expert-comptable aux factures si besoin
  • Affectation à vos factures des lignes de commandes provenant des ERP qui permet la comparaison ligne à ligne

Simplification de votre gestion des ressources humaines

La dématérialisation de vos nombreux documents RH avec Zeendoc facilite le quotidien de vos services et fait gagner du temps dans un environnement où les emplois temporaires et les turn-over sont élevés.

 

  • Centraliser dans un espace unique sécurisé : les documents de vos collaborateurs (contrat de travail, bulletin de salaire, formulaires de demandes de congés, d’arrêts maladie, déclarations accident du travail, entretiens annuels…) et les documents internes (registre du personnel, registre des délégués du personnel, procédures, règlement intérieur …)
  • Optimiser la gestion de vos RH avec la mise en place d’un système d’alerte sur les échéances des documents (fin de période d’essai, CDD, titre de séjour …), sur les dates de visites médicales …
  • Partager avec un lien sécurisé les TRT (tableaux de répartition des tâches) des employés avec les chefs de rayon concernés
  • Retrouver pour un besoin immédiat grâce au moteur de recherche dans votre CV thèque un candidat avec un savoir-faire précis (chef de rayon, caissier, boucher, agent de sécurité …)
  • Faire signer électroniquement les contrats de travail
  • Automatiser les procédures de validation des formulaires de demandes de congés, de notes de frais …
  • Envoyer des bulletins de salaire électronique avec archivage à valeur probatoire
  • Faciliter les échanges de documents entre vous, vos collaborateurs et prestataires externes (cabinets de recrutement, agences d’intérim …)

Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

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