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La Distribution et le Commerce

Le secteur de la Distribution avec des flux constants et importants a une grande quantitรฉ de documents ร  manipuler et analyser pour une bonne gestion des stocks, des produits, des rayons, des relations clients et fournisseurs, des employรฉs โ€ฆ

Zeendoc vous accompagne dans plusieurs approches :

  • Gain de productivitรฉ dans la gestion des points de vente
  • Dรฉmatรฉrialisation de vos achats de marchandises
  • Simplification de votre gestion des ressources humaines

Gain de productivitรฉ dans la gestion des points de vente

Vous pouvez dรฉposer dans Zeendoc vos documents papiers ou numรฉriques (emails inclus), ainsi que vos archives de tous formats en les numรฉrisant depuis nโ€™importe quel scanner ou copieur, par email ou imprimante virtuelle. Vous gardez un accรจs facile et rapide aux anciens documents. Ceux-ci sont sรฉcurisรฉs, hรฉbergรฉs et sauvegardรฉs dans des data centers en France.

  • Archivage dans un rรฉfรฉrentiel centralisรฉ de tous vos documents (bon de commande, bon de livraison, facture, planning, cadencier, fiche rรฉclamation, planogramme โ€ฆ) avec une reconnaissance et un classement automatique dans le dossier adรฉquat
  • Gain de temps dans la recherche de documents grรขce au moteur de recherche multicritรจre (par mot, nom, date, produit, BL, numรฉro de lot โ€ฆ). Facilite lโ€™extraction du document nรฉcessaire sur le moment, notamment en cas de contrรดle de la DGCCRF (relevรฉ de tempรฉrature, de lot โ€ฆ)
  • Partage instantanรฉ des documents entre collaborateurs ou diffรฉrents points de vente avec suivi des modifications. Par exemple, le partage du dernier relevรฉ de prix de la concurrence sur la zone de chalandise pour un ajustement rapide des prix.
  • Nombre dโ€™utilisateurs illimitรฉ avec gestion des droits dโ€™accรจs selon les utilisateurs et les documents, avec la possibilitรฉ de connexions simultanรฉes
  • Crรฉation automatique de nombreuses actions de validation et attribution de tรขches aux responsables des diffรฉrentes รฉquipes avec un circuit de validation (commandes, livraison, paiements โ€ฆ)

Gain de temps grรขce ร  des validations plus rapides de vos documents comptables, commerciaux, maintenance ...

Avec Zeendoc, le service qualitรฉ gagne aussi en productivitรฉ !

Archiver les documents avec les numรฉros de lot pendant toute la durรฉe de vie du produit et รชtre alertรฉ de lโ€™รฉchรฉance de la DLC. Retrouver en un clic le document correspondant au lot en cas de problรจme.

Dรฉmatรฉrialisation de vos achats de Marchandises

Dans le secteur de la distribution, vous avez de nombreux fournisseurs, des achats via les centrales dโ€™achat et des achats en direct, qui engendrent une grande quantitรฉ de factures. Zeendoc facilite la gestion chronophage de vos nombreuses factures, augmente votre productivitรฉ et permet un meilleur contrรดle.

 

  • Dรฉpรดt de vos factures papiers ou numรฉriques directement dans Zeendoc avec une lecture automatique des informations essentielles (fournisseur, code, rรฉfรฉrence produit, quantitรฉ, montant โ€ฆ)
  • Visibilitรฉ instantanรฉe de votre situation vis-ร -vis dโ€™un fournisseur, un prestataire
  • Recherche rapide de tous les documents dโ€™un fournisseur direct / local dans un mรชme dossier (bons de commande et livraison, factures, accords commerciaux, catalogues โ€ฆ)
  • Contrรดle et suivi des envois (suivi des rรฉceptions, relance) et des dรฉlais de paiements
  • Liaisons des factures avec les bons de livraison dans un seul dossier
  • Mise en place de circuits de validation pour le traitement et le paiement des factures
  • Imputation comptable proposรฉe en fonction de vos habitudes
  • Exports des รฉcritures vers votre logiciel comptable, ce qui รฉvite la double saisie
  • Accรจs ร  votre expert-comptable aux factures si besoin
  • Affectation ร  vos factures des lignes de commandes provenant des ERP qui permet la comparaison ligne ร  ligne

Simplification de votre gestion des ressources humaines

La dรฉmatรฉrialisation de vos nombreux documents RH avec Zeendoc facilite le quotidien de vos services et fait gagner du temps dans un environnement oรน les emplois temporaires et les turn-over sont รฉlevรฉs.

 

  • Centraliser dans un espace unique sรฉcurisรฉ : les documents de vos collaborateurs (contrat de travail, bulletin de salaire, formulaires de demandes de congรฉs, dโ€™arrรชts maladie, dรฉclarations accident du travail, entretiens annuelsโ€ฆ) et les documents internes (registre du personnel, registre des dรฉlรฉguรฉs du personnel, procรฉdures, rรจglement intรฉrieur โ€ฆ)
  • Optimiser la gestion de vos RH avec la mise en place dโ€™un systรจme dโ€™alerte sur les รฉchรฉances des documents (fin de pรฉriode dโ€™essai, CDD, titre de sรฉjour โ€ฆ), sur les dates de visites mรฉdicales โ€ฆ
  • Partager avec un lien sรฉcurisรฉ les TRT (tableaux de rรฉpartition des tรขches) des employรฉs avec les chefs de rayon concernรฉs
  • Retrouver pour un besoin immรฉdiat grรขce au moteur de recherche dans votre CV thรจque un candidat avec un savoir-faire prรฉcis (chef de rayon, caissier, boucher, agent de sรฉcuritรฉ โ€ฆ)
  • Faire signer รฉlectroniquement les contrats de travail
  • Automatiser les procรฉdures de validation des formulaires de demandes de congรฉs, de notes de frais โ€ฆ
  • Envoyer des bulletins de salaire รฉlectronique avec archivage ร  valeur probatoire
  • Faciliter les รฉchanges de documents entre vous, vos collaborateurs et prestataires externes (cabinets de recrutement, agences dโ€™intรฉrim โ€ฆ)

Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

Bรฉnรฉficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME

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