Les agents des mairies et collectivités gèrent quotidiennement de nombreux documents. La gestion du courrier entrant est une tâche quotidienne chronophage qui peut ralentir la distribution des informations auprès des différents services d'une mairie ou d'une collectivité.
Avec Zeendoc facilitez la gestion
de vos courriers entrants
La GED Zeendoc vous permet de gérer simplement toute la chaîne de traitement des courriers entrants :
Demande Citoyenne : Un service public de qualité
La GED Zeendoc accompagne les collectivités et mairies au quotidien.
La solution GED permet de gérer le courrier entrant, de centraliser toutes les demandes et de les transférer simplement aux services concernés. Chaque type de demande prévoit un circuit de traitement et déclenche des actions automatiques de notifications de suivi afin de rassurer le citoyen sur la prise en charge de sa demande.
Avec la GED Zeendoc, vous bénéficiez de :
Simplifiez la gestion de vos contrats
Pour les collectivités comme pour les mairies, la gestion des contrats fournisseurs est une priorité face à leur prolifération : restauration scolaire, nettoyage des locaux ou espaces publics, traitements des eaux usées, des ordures ménagères, etc…
Notre solution GED vous propose de :
Faciliter le pilotage des ressources humaines
Centraliser et partager en un point unique toutes vos informations pour faciliter le pilotage de votre activité RH – Documents relatifs à vos collaborateurs (contrat de travail, bulletin, plan de formation …) ou de votre organisation interne (procédures, règlement intérieur, base de contacts…).
En dématérialisant votre fonction RH, La solution GED Zeendoc vous permet de :
Optimisez votre gestion documentaire avec le publipostage
Le publipostage automatisé pour les Collectivités et Mairies proposé par Zeendoc est une solution efficace pour les entreprises et les organisations qui souhaitent simplifier la production de documents personnalisés à grande échelle. Grâce à l'automatisation, à la personnalisation et à une gestion centralisée, cette fonctionnalité booste la productivité, minimise les erreurs et fait gagner un temps précieux. Que vous soyez une collectivité, un syndic, une association ou une entreprise privée, Zeendoc met à votre disposition les outils pour automatiser vos processus documentaires et vous concentrer sur l'essentiel : votre cœur de métier.
1. Gain de temps considérable
Au lieu de créer des documents un par un, le publipostage automatisé permet de générer une quantité importante de documents en quelques minutes. Que ce soit pour envoyer des factures, des notifications, ou des invitations, cette fonctionnalité évite les tâches répétitives chronophages, permettant ainsi aux entreprises de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Cette automatisation réduit aussi le risque d'erreurs et assure une rapidité d'exécution impressionnante.
4. Réduction des erreurs manuelles
En centralisant la gestion des données dans un fichier Excel, Zeendoc limite considérablement les risques d'erreurs humaines. Les informations sont directement extraites du fichier et insérées automatiquement dans les documents, sans nécessiter de saisie manuelle. Ce processus élimine les erreurs courantes comme des fautes de frappe ou des omissions, et garantit la cohérence des données sur l'ensemble des documents générés.
2. Personnalisation facile et rapide
Un des principaux atouts du publipostage automatisé est sa capacité à personnaliser chaque document à partir d’un simple fichier Excel. Zeendoc se charge de remplir automatiquement les champs personnalisés du document avec les informations propres à chaque destinataire, qu'il s'agisse de noms, adresses, numéros de facture ou autres. Cette flexibilité permet de créer des communications sur mesure, tout en conservant un format standardisé pour les documents.
3. Organisation optimisée
La gestion des documents générés ne s’arrête pas à leur création. Zeendoc prend en charge l'organisation et l'indexation des documents en fonction de critères prédéfinis. Chaque fichier peut être automatiquement nommé et classé dans les bons dossiers, selon les besoins de l'utilisateur. Ainsi, toute l’information est centralisée et facilement accessible, ce qui optimise considérablement le temps de recherche et de traitement des documents.
5. Sécurité renforcée
Zeendoc accorde une importance particulière à la sécurité des données. Le processus de publipostage est entièrement sécurisé, garantissant que les informations sensibles des destinataires, comme leurs adresses ou informations financières, sont protégées à chaque étape. Cette sécurisation est un atout majeur pour les entreprises et organisations manipulant des données personnelles ou confidentielles.
Collectivités locales et établissements publics
Depuis le 1er janvier 2020,l'ensemble de vos fournisseurs vous transmettent leurs factures au format électronique via le portail Chorus Pro.
Avec le connecteur Zeendoc Chorus Pro recevez directement vos factures fournisseurs dans votre logiciel GED Zeendoc.
La GED Zeendoc interroge votre compte Chorus Pro et récupère automatiquement les nouvelles factures.
Maîtrisez votre transformation numérique
Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !
Bénéficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME
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