[Revue de Presse] Dématérialisation écologique, vraiment ?

Article de presse paru le 16.03.2023 sur le site lenouveleconomiste.fr

Entre promesses et réalité des consommations énergétiques, le tout-numérique est-il si frugal qu’on pouvait l’espérer ?

Des visioconférences plutôt que des déplacements en avion, le cloud pour remplacer des centaines de milliers de documents papier, et la signature électronique en lieu et place des courriers recommandés… Les progrès de la dématérialisation font miroiter aux entreprises une avancée écologique majeure, en même temps que des gains d’efficacité. Mais pour que cette transition tienne ses promesses, reste à juguler l’inflation énergétique exponentielle qu’engendre le tout-numérique.

Avec les confinements successifs, la dématérialisation des entreprises s’est accélérée à vitesse grand V. Beaucoup d’observateurs voient dans cette généralisation des visioconférences et des solutions collaboratives dans le cloud ou en gestion électronique des documents (GED), une aubaine pour la transformation écologique des organisations, via la réduction des consommables et des trajets domicile-travail. Avec l’entreprise dématérialisée, chaque salarié peut désormais travailler de chez lui, tout en ayant accès à tous ses documents, sans avoir à les imprimer, et en étant en lien, à distance, avec tous ses collègues, clients et partenaires.

Petit à petit, les workflows et les process métiers s’intègrent dans des solutions Saas (Software as a Service, ou services basés dans le cloud), et le numérique évince peu à peu le papier. Avant la pandémie, chaque salarié français consommait entre 70 et 85 kg de papier par an, selon l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe).

Depuis le tout-télétravail, les salariés ont considérablement réduit leurs impressions. La démocratisation à grande échelle d’outils dématérialisés comme la signature électronique, a quasiment concrétisé l’objectif “zéro papier” que s’étaient fixé de nombreuses entreprises et administrations publiques, à l’origine à un horizon plus lointain. Moins de trajets en voiture, moins d’encre, moins de papier… À première vue, l’accélération de la dématérialisation de l’entreprise semble une bonne nouvelle pour la planète. Pour les professionnels du secteur, c’est même devenu un argument marketing : le zéro papier, c’est écologique par essence !

Un mégaoctet pour moins de 75 grammes de CO2

“Efficacité et sobriété”, c’est aussi l’argument avancé par le gouvernement, qui pousse le monde économique à se débarrasser du papier, à travers des mesures phares comme la généralisation de la facture électronique, mise en place depuis le début 2023.

Pour appuyer l’argument écologique, les fournisseurs de cloud assurent vouloir atteindre la neutralité carbone, et les éditeurs de GED se mettent à mesurer l’empreinte carbone de leurs solutions. Selon les calculs de Serda Conseil, qui accompagne les entreprises dans leurs projets de transition digitale, stocker un mégaoctet (Mo) de données dans un logiciel de gestion électronique des documents émettrait entre 17,7 et 75 grammes de CO2, contre une fourchette de 550 à 1 500 grammes de CO2 pour un classement papier équivalent. L’économie est moins parlante à petite échelle : une signature électronique émettrait de 20 à 85 grammes de CO2, contre 45 à 80 grammes pour une signature physique sur papier.

“Bon nombre de salariés continuent à transmettre des pièces jointes à des dizaines de personnes mises en copie. Dans un logiciel de GED, tout est centralisé, ce qui évite ces envois inutiles et les doublons”

Le groupe de consulting a fait du bruit dans le petit milieu de la dématérialisation en éditant en mars 2022 son référentiel carbone, avec l’appui technique de la Coopérative carbone. Il venait alors d’ouvrir son département “dématérialisation écoresponsable”, partant du constat que le numérique représentait 4 % des émissions de CO2 mondiales, et que ce chiffre ne pourrait que grimper en flèche dans les années qui viennent. “Malgré tout, nous disposons encore de très peu de chiffres sur l’impact du digital en entreprise. Nous avons donc tenté de dresser un premier panorama en faisant des analyses de cycle de vie du matériel informatique, et en nous basant sur les quelques statistiques existantes sur l’empreinte carbone du transport et du stockage des données numériques”, relate Pierre Fuzeau, directeur général de Serda Conseil.

“Aujourd’hui, bon nombre de salariés continuent à transmettre des pièces jointes à des dizaines de personnes mises en copie. Dans un logiciel de GED, tout est centralisé, ce qui évite ces envois inutiles et les doublons”, observe quant à lui Olivier Rajzman, directeur commercial France chez DocuWare, un éditeur de logiciels de gestion dématérialisée.

Aujourd’hui, bon nombre de logiciels de GED disposent de fonctionnalités permettant de détecter automatiquement les doublons, ou d’un système d’alerte quand les documents sont très lourds à stocker, voire de systèmes effaçant automatiquement les vieux documents devenus obsolètes et qui ne sont soumis à aucune obligation légale de conservation.

De la difficulté d’évaluer l’empreinte carbone

“Trier peut se révéler très compliqué si l’entreprise n’a pas mis en place de référentiel clair, pointe Pierre Fuzeau, de Serda Conseil. Pour limiter encore davantage leur empreinte carbone, les entreprises peuvent faire basculer les vieux documents qui font l’objet d’une obligation de conservation, dans un système d’archivage électronique distinct de leur GED, bien moins gourmand en énergie car fonctionnant sur des réseaux plus lents.”

“Certains éditeurs de GED mettent aussi l’accent sur l’écoconception de leurs solutions. Réduire les fonctionnalités à l’essentiel, c’est aussi réduire les coûts”

Pour faire de la dématérialisation un levier de durabilité, certains éditeurs de GED mettent aussi l’accent sur l’écoconception de leurs solutions, en proposant des interfaces graphiques sobres, sans fonctionnalités vidéo ni de lecture d’images, très gourmandes en énergie. Réduire les fonctionnalités à l’essentiel, c’est aussi réduire les coûts. Un argument intéressant pour les directions des services informatiques des grands groupes.

Malgré les promesses écologiques de la dématérialisation, le zéro papier n’est pas vertueux par essence. Le référentiel carbone de Serda Conseil est bien loin de mettre un point final au débat sur l’impact climatique du numérique. Aucun chiffre consensuel n’existe sur le nombre de grammes de CO2 qu’émet effectivement l’envoi d’un mail par exemple, tant le nombre de facteurs est aléatoire.

Toujours plus de datacenters

Pour les plus critiques, la dématérialisation est même une fausse solution, puisqu’elle entraîne une surconsommation d’énergie en faisant tourner toujours plus de datacenters. “Par rapport à l’époque du tout-papier, le numérique a engendré une multiplication des données superflues, une sorte d’infobésité. Le cloud des entreprises est engorgé par des volumes de données monstrueux”, nuance Alan Fustec, directeur de l’agence Lucie, qui décerne le label numérique responsable aux entreprises engagées dans la transition énergétique. Pour les défenseurs du cloud et de la GED au contraire, il s’agit de solutions qui limitent justement l’inflation des données, puisque les clients paient en fonction de leur consommation d’espace de stockage. “Un modèle linéaire et non pas exponentiel”, comme le résume Laurence Desouliere, directrice marketing et business development de Zeendoc, une solution GED éditée par Sages informatique.

“L’empreinte carbone de la dématérialisation des organisations est à chercher à 80 % du côté du hardware, et seulement à 20 % de celui des usages qui en sont faits”

Sur le marché français de la GED, Zeendoc a été précurseur en lançant en 2021 son programme de compensation carbone baptisé Zeenplanet. Sages informatique a calculé l’empreinte carbone de son infrastructure informatique et la compense entièrement, en investissant dans des programmes de reforestation dans les forêts françaises via la start-up Ecotree, créant du même coup des emplois non délocalisables dans la sylviculture. “Nous mutualisons le stockage des données de nos clients et leur compensation carbone. Chacun d’entre eux, en fonction de sa consommation en gigaoctets (Go), peut savoir à quelle hauteur il participe aux projets de reforestation”, poursuit Laurence Desoulière. L’éditeur s’est aussi engagé à ne travailler qu’avec des datacenters français engagés dans des démarches de sobriété énergétique, certifiées par la norme ISO 50 001, et d’économies d’eau de refroidissement, tout en travaillant sur le recyclage du matériel informatique usagé.

En étant davantage exigeantes quant au choix de l’hébergement de leurs données, les entreprises touchent au nœud du problème écologique. En effet, l’empreinte carbone de la dématérialisation des organisations est à chercher à 80 % du côté du hardware, et seulement à 20 % de celui des usages qui en sont faits, selon les analyses de l’Autorité de régulation des communications électroniques, des postes et de la distribution de la presse (Arcep). La fabrication et l’alimentation des serveurs et des ordinateurs, très gourmande en métaux précieux et en électricité, constitue le principal poste d’émissions de CO2.

Obsolescence psychologique

Malgré ce constat plutôt alarmant, la plupart des grandes entreprises continuent d’amortir leurs ordinateurs sur trois ans, alors qu’ils pourraient les faire tourner encore plusieurs années. Le problème est d’autant plus important qu’il n’existe pas à l’heure actuelle de véritable filière de recyclage du matériel informatique, car les quantités de métaux rares qu’il contient y sont en quantité trop infime. “Avant d’imaginer des solutions de dématérialisation écocompatibles, la première chose à faire, c’est d’allonger la durée de vie du matériel d’un an ou deux”, commente Alan Fustec.

“Le vrai problème est dans l’obsolescence programmée techniquement, et aussi dans l’obsolescence psychologique, la frénésie de nouveauté”

“Le vrai problème est dans l’obsolescence programmée techniquement, et aussi dans l’obsolescence psychologique, la frénésie de nouveauté. Les services achat gagneraient à se pencher davantage sur le marché du reconditionné”, conclut Olivier Rajzman. Sans véritable réflexion sur la sobriété matérielle, point de salut écologique. Si le constat est clair, il est encore loin de s’imposer dans l’inconscient collectif du monde de l’entreprise. En attendant, la dématérialisation des process permet de verdir un peu les organisations, tout en leur apportant une indéniable flexibilité.