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Signature électronique des documents

Signez vos documents par voie électronique

Oubliez le papier et les tâches manuelles

Zeendoc permet d’envoyer par email vos documents et de les faire signer électroniquement par vos clients depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette sans aucune installation préalable.

La signature électronique intégrée dans la solution GED Zeendoc à travers un tiers de confiance possède la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.

Signature Électronique : Comment ça fonctionne ?

Envoi, signature, suivi et gestion

 

L'envoi

Depuis Zeendoc, sélectionnez le document, renseignez les signataires et choisissez le mode d’envoi soit simultané à l’ensemble des destinataires soit en mode séquentiel. Vous déterminez la durée de validité du document et envoyez.

La signature

Chaque signataire reçoit le contrat par email avec un lien sécurisé, Il accède alors au document et peut démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Après consultation de l’intégralité du document et validation, un code d’authentification est envoyé par SMS sur son mobile afin de garantir son identité et signer électroniquement le document.

Le suivi et la gestion

Un suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signé ou refusé) par destinataire vous permet d’être informé en temps réel de l’avancement du dossier. Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé dans Zeendoc.

La valeur légale des signatures

En France, les signatures électroniques et manuscrites ont la même valeur juridique. Elles garantissent l'intégrité d'un document
et permettent aussi d'en identifier l'auteur.

  • Lancement du processus depuis Zeendoc ;
  • Une signature reconnue par Adobe® ;
  • Un certificat électronique à usage unique par signataire et signature ;
  • OTP : One Time Password (Mot de passe à usage unique) ;
  • Qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés) et listé dans la « Trust List » européenne ;
  • Horodatage inclus et archivage automatique du document signé dans Zeendoc ; 
  • Vignette du certificat de signature à l’écran et à l’impression.

La signature électronique ZEENDOC

Choisir le bon niveau de signature

eIDAS est le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.

Ce règlement mis en place en 2016 classe le niveau de sécurité des signatures électroniques en 3 catégories : Simple, Avancée et Qualifiée.

Pour quel type de document non réglementés ?

  • Contrat fournisseur ;
  • Contrat de bail ;
  • Contrat de travail ;
  • Devis ;
  • Contrats d’adhésion ;

    • Contrats d’assurance de complémentaire santé
    • CGU/CGV...
  • Feuille d'émargement
  • État des lieux d’entrée et de sortie d’un logement ;
  • ...

Comment la signature électronique permet de réduire les coûts ?

L'adoption de la signature électronique représente une opportunité significative pour les entreprises souhaitant optimiser leurs coûts tout en améliorant leur efficacité opérationnelle. Grâce à cette technologie, il est possible de réaliser des économies substantielles à plusieurs niveaux :

  • Élimination des coûts liés au papier : La signature électronique supprime la nécessité d'imprimer des documents, réduisant ainsi les dépenses en papier, encre et matériel d'impression.

 

  • Réduction des frais d'affranchissement : Les documents n'ont plus besoin d'être envoyés par courrier postal, ce qui élimine les coûts d'envoi et accélère les délais de transmission.

 

  • Diminution des coûts de stockage : En dématérialisant les documents, il n'est plus nécessaire de les archiver physiquement, ce qui permet de réaliser des économies sur l'espace de stockage et la gestion des archives.

 

  • Gain de temps et de productivité : Les processus de signature sont accélérés, permettant de conclure des contrats ou d'approuver des documents en quelques minutes, réduisant ainsi les délais et les coûts associés aux retards.

 

  • Réduction des risques d'erreurs et de fraudes : La signature électronique renforce la sécurité et la traçabilité des transactions, diminuant les risques d'erreurs, de fraudes et de pertes de documents, ce qui se traduit par des économies supplémentaires.

Signature électronique : quels AUTRES avantages ?

Certification, dématérialisation,
économies, simplification, ...

  • Réduction des délais de traitement : les documents PDF sont reçus et signés en quelques minutes.
  • Économie des déplacements.
  • Dématérialisation : plus besoin d’imprimer, de signer manuellement et de renvoyer les contrats par voie postale.
  • Économie d’impression / d’affranchissement.
  • Gain de temps et de productivité : suppression des tâches manuelles.
  • Sécurité des échanges : accès cryptés et sécurisés, authentification par SMS.
  • Suivi : visibilité sur le statut des contrats, émission de relances.
  • Gain d’espace : conservation du document au format numérique.
  • Conformité : signature électronique dans le respect de la législation française et européenne.
  • Respect de l’environnement : aucune utilisation de papier n’est nécessaire.

Envoyez, faites signer et archivez avec notre solution GED vos documents en toute sécurité.

FAQ : SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

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