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Archivage Électronique

Vos collaborateurs perdent du temps à retrouver des documents mal classés ou archivés selon des critères propres à chacun. Archivez des documents, c’est bien. Mais pouvoir les retrouver à tout instant, c’est mieux ! Que vous dirigiez une petite ou moyenne entreprise, vous êtes forcément confrontés à une problématique d’archivage électronique et de classement.

Simplifiez votre archivage numérique avec Zeendoc

Une fois numérisées et classées automatiquement dans une base documentaire unique, l’ensemble des informations contenues dans les documents sont accessibles en un clic. Vous allez gagner du temps tout en traitant vos documents efficacement.

Avec le logiciel GED Zeendoc ne perdez plus de temps à chercher un document, il est à votre disposition.

Fichiers numériques

Le logiciel GED Zeendoc accepte tous les types de documents numériques. Plusieurs méthodes d'archivage numérique sont disponibles afin de vous faciliter le dépôt des documents dans votre coffre-fort électronique :

  • le dépôt direct,
  • l'envoi par email,
  • par imprimante virtuelle sur votre ordinateur.

 

Documents papier

La solution GED Zeendoc permet le dépôt de l’ensemble des documents papiers par numérisation quels que soient leurs formats (Ticket CB, A4, A3, A0,…). Compatible avec l'ensemble des scanners et copieurs, Zeendoc gère la suppression des pages blanches et le redressement des documents. Numérisez par lots, et profitez de plusieurs solutions de découpage : par séparateur, par tampon, par code-barres, par reconnaissance des documents (RAD) ou encore par apposition d’une marque de couleur (breveté).

    Un archivage numérique sur un cloud sÉcurisÉ

    Notre solution de stockage Cloud vous assure la sécurité et la confidentialité de vos données. Découvrez comment nous protégeons vos documents contre les pertes et les accès non autorisés.

    La notion et gestion de rôles

    La sécurité de l'archivage électronique est essentielle dans le monde numérique d'aujourd'hui, et Zeendoc se positionne comme un allié de choix pour assurer cette protection. Grâce à une gestion des rôles sophistiquée, notre plateforme permet de définir des accès spécifiques pour chaque utilisateur, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier des documents sensibles. Cette approche granulaire renforce non seulement la sécurité des données, mais elle favorise également une collaboration efficace au sein des équipes. En attribuant des rôles clairs et des permissions adaptées, Zeendoc vous aide à maintenir un environnement de travail sécurisé tout en simplifiant la gestion documentaire. Optez pour une solution qui allie sécurité et flexibilité, et protégez vos informations avec Zeendoc.

    Accessibilité Cloud

    Accédez à vos documents n'importe quand, n'importe où. Avec notre solution SaaS, collaborez efficacement à distance. Nous offrons un archivage qui répond aux normes en vigueur, avec une traçabilité complète de vos documents. Chez Zeendoc, la sécurité de vos données est notre priorité. C'est pourquoi nous avons mis en place un système de sauvegarde redondant entre nos serveurs situés en France et en Suisse. Cette approche garantit que vos informations sont non seulement protégées, mais également accessibles en tout temps. En cas d'incident sur l'un de nos serveurs, vos données sont instantanément transférées vers l'autre, assurant ainsi une continuité sans faille. Notre infrastructure robuste et notre engagement envers la sécurité vous offrent la tranquillité d'esprit nécessaire pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Avec Zeendoc, vous pouvez être sûr que vos documents sont entre de bonnes mains, protégés par des solutions de sauvegarde de pointe.

    Conformité et Traçabilité

    La conformité et la traçabilité des données sont essentielles dans le monde numérique d'aujourd'hui. Chez Zeendoc, nous nous engageons à offrir des solutions qui garantissent la sécurité et l'intégrité des informations que nous hébergeons. Grâce à des processus rigoureux et des technologies avancées, nous veillons à ce que chaque donnée soit non seulement protégée, mais également facilement accessible et traçable. Cela permet à nos clients de respecter les réglementations en vigueur tout en ayant l'esprit tranquille.

    Dépot de vos documents :
    une solution rapide et complète

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    LES AVANTAGES DE
    L' ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE

    Dans l'ère numérique actuelle, la gestion efficace des documents est cruciale pour toute entreprise cherchant à optimiser ses opérations. Zeendoc se présente comme une solution d'archivage numérique poussée, offrant de nombreux avantages pour répondre à ce besoin essentiel. Voici comment Zeendoc peut transformer la gestion de vos documents :

    • Réduction des Coûts: En optant pour l'archivage numérique avec Zeendoc, vous pouvez significativement diminuer les frais associés au stockage physique des documents. Cela inclut non seulement la réduction des coûts de location d'espaces de stockage mais aussi l'optimisation de l'efficacité opérationnelle en minimisant le temps passé à gérer des archives papier.

    • Sécurité Renforcée: Avec Zeendoc, la sécurité de vos données est une priorité. Notre système assure la protection contre les risques de perte ou de vol de données grâce à des protocoles de sécurité avancés. Vos documents sont stockés de manière sûre, avec des sauvegardes régulières pour garantir leur intégrité à long terme.

    • Accessibilité Améliorée: L'un des principaux avantages de l'archivage numérique est la facilité avec laquelle vous pouvez accéder à vos documents. Avec Zeendoc, retrouvez n'importe quel document en quelques clics seulement grâce à notre moteur de recherche puissant. Que vous soyez au bureau ou en déplacement, accédez à vos archives en ligne à tout moment.

    • Collaboration Facilitée: Zeendoc transforme la façon dont vous partagez et collaborez sur des documents. Partagez vos documents de manière sécurisée avec des collègues ou des partenaires d'affaires, et collaborez en temps réel. Cette fonctionnalité améliore la communication interne et externe, rendant les processus de travail plus fluides et efficaces.

    • Conformité Légale: En utilisant Zeendoc pour l'archivage numérique, vous assurez le respect des réglementations en vigueur. Notre système aide à garantir que vos documents sont conservés conformément aux obligations légales, vous protégeant ainsi contre les litiges potentiels. La conservation des documents au format numérique permet une meilleure gestion des archives et facilite l'audit et la conformité réglementaire.

    Zeendoc offre une solution complète et efficace pour l'archivage numérique, répondant aux besoins des entreprises modernes qui cherchent à optimiser leur gestion documentaire tout en assurant la sécurité, l'accessibilité et la conformité de leurs données.

    RETROUVEZ VOS DOCUMENTS EN QUELQUES CLICS !

    Grâce à notre technologie Cloud dédié aux TPE/PME et Collectivités, nous offrons la liberté et la flexibilité de retrouver vos documents et dossiers, à n'importe quel moment. Cette capacité à accéder instantanément à vos informations - que vous soyez au bureau, chez vous ou en déplacement - incarne notre promesse de rendre vos données non seulement sécurisées, mais également incroyablement accessibles.

    ZEENDOC S’ADAPTE À VOTRE MÉTHODE DE TRAVAIL

    Grâce au mode de classement unique de Zeendoc, fini les longues recherches dans des dossiers et sous-dossiers lorsque vous ne vous souvenez plus de l’emplacement d’un document.

    Equiper votre entreprise d'un logiciel GED (gestion électronique des documents), c'est assurer la pérennité de conservation des documents et des courriers. En véritable tiers de confiance, la solution d'archivage Zeendoc assure l'intégrité de vos documents dématérialisés pour une transformation numérique réussie.

    RECHERCHEZ SELON VOS PROPRES CRITÈRES

    • Soit un mot présent dans le document : recherche dans le contenu du document,
    • Soit l’une des informations qui a servi au classement : devis, factures, avoir, fournisseur, client, …
    • Soit une des caractéristiques du document : nom du fichier, date d’archivage numérique, statut du document, la personne qui a déposé le document …

    Vous affinez, vous combinez une recherche sur le contenu et un critère de classement... tout est possible avec Zeendoc : Réduisez de 70 à 80% le temps de gestion des documents.

    L' ACCÈS À L'INFORMATION

    Zeendoc donne accès au bon contenu, aux bons utilisateurs, et au bon moment.

    Une fois la recherche validée, les documents électroniques correspondants aux critères indiqués s’affichent soit sous forme de tableau, soit sous forme de vignettes. De nombreuses métadonnées sont disponibles afin d'assurer une traçabilité du document pendant toute la durée de conservation. L'archivage de vos factures électroniques, de vos contrats, devis ou archives se fait en total sécurité. Vous pouvez alors exploiter vos documents : consultation, téléchargement, impression, ou partage avec vos collaborateurs.

    COMBIEN DE TEMPS PASSEZ-VOUS CHAQUE JOUR À MINUTIEUSEMENT RANGER VOS DOCUMENTS ?

     

    Ou encore combien de temps mettez-vous à les retrouver dans une armoire à dossiers, sur votre serveur ou dans votre boite mail ?

    Zeendoc analyse et classe les documents pour ses clients. Quelle que soit la source du document, e-mails, fichiers électroniques, documents papiers, vos documents sont regroupés dans une base d’information unique.

    Une fois déposés dans Zeendoc, les documents vont être automatiquement classés par notre outil, grâce à sa technologie de reconnaissance, sans autre intervention de la part de l’utilisateur. L’application va tout d’abord lire et retenir l’ensemble du contenu des documents (vous permettant ainsi de rechercher n’importe quel mot ou phrase de vos documents), puis analyser votre document, sa structure, son contenu et enfin le classer pour vous en fonction de votre plan d’indexation.

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    D'UTILISATEURS ESTIMENT GAGNER DU TEMPS

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    D'UTILISATEURS ESTIMENT GAGNER DE L'ARGENT

    Zeendoc, c'est le choix d'un partenaire fiable pour naviguer avec succès dans l'environnement numérique d'aujourd'hui, tout en anticipant les défis de demain. Faites le pas vers l'avenir avec Zeendoc, et découvrez l'efficience d'une gestion documentaire adaptée aux exigences de l'ère numérique

    Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

    Bénéficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME

    La vie Zeendoc

    Nouveautés, conseils : tout savoir des coulisses de Zeendoc.

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