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Utilisation des formulaires en ligne : les bรฉnรฉfices et avantages

mardi 23 avril 2024

Les formulaires en ligne sont indispensables pour le recueil des informations auprรจs de clients, employรฉs ou partenaires. Des questionnaires, sondages et enquรชtes au format numรฉrique offrent une solution pratique et efficace. Ils rรฉpondent ร  la nature variรฉe des besoins des entreprises, qu'il s'agisse de rรฉduire les coรปts ou d'amรฉliorer l'expรฉrience utilisateur. Dรฉcouvrez les nombreux bรฉnรฉfices et avantages des formulaires en ligne ainsi que nos conseils et solutions pour amรฉliorer leur crรฉation. 

Une collecte et une analyse de donnรฉes plus efficaces 

Le formulaire รฉlectronique permet aux entreprises de collecter des donnรฉes nรฉcessaires ร  leur fonctionnement. Cela concerne la dรฉmatรฉrialisation des dossiers du personnel, des dossiers clients et des dossiers fournisseurs. Pour une recherche marketing, cela s'รฉtend aux rรฉsultats des questionnaires d'รฉvaluation, des enquรชtes de satisfaction et des sondages d'opinion. Le service public, lui, gรจre les informations de formulaires administratifs comme la dรฉclaration de l'impรดt sur les revenus. 

Le formulaire numรฉrique optimise et sรฉcurise la collecte de tous types de donnรฉes en agissant sur des facteurs essentiels : 

  1. Rรฉduction des coรปts : la mise en ล“uvre de ces formulaires รฉlimine les coรปts associรฉs ร  l'utilisation du papier. Il n'est plus nรฉcessaire d'imprimer et de distribuer des questionnaires physiques. Les entreprises font ainsi des รฉconomies significatives tout en rรฉduisant leur empreinte environnementale. 
  2. Optimisation du temps : la collecte des rรฉsultats des sondages et enquรชtes au format papier et leur numรฉrisation reprรฉsentent une perte de temps importante. Grรขce aux services numรฉriques, les rรฉponses sont tout de suite disponibles et exploitables. 
  3. Amรฉlioration de la prรฉcision des donnรฉes : la saisie sur papier des rรฉponses et leur transfert au format digital prรฉsentent des risques d'oubli, de dรฉformation et de perte de donnรฉes. Les formulaires numรฉriques rรฉsolvent ces problรจmes avec des fonctionnalitรฉs avancรฉes telles que les listes dรฉroulantes, les cases ร  cocher et la validation automatique des champs. Ils assurent la normalisation et la mise en forme des donnรฉes. De plus, en rendant certains champs obligatoires, aucune donnรฉe n'est omise. 
  4. Renforcement de la sรฉcuritรฉ des informations : les formulaires numรฉriques protรจgent les informations collectรฉes grรขce au cryptage des donnรฉes et aux contrรดles. Ils renforcent la sรฉcuritรฉ lors de la communication de donnรฉes sensibles. C'est le cas, par exemple, lors de la dรฉclaration de l'impรดt sur les revenus. 

Grรขce aux formulaires en ligne, les entreprises peuvent donc facilement collecter des donnรฉes. Elles peuvent aussi extraire les rรฉsultats sous forme de statistiques ou de fichiers. Les rรฉsultats sont exportables vers les outils d'analyse et de business intelligence et plus simplement vers des tableurs comme Microsoft Excel et Google Sheets. 

Une meilleure expรฉrience des utilisateurs grรขce aux services et questionnaires numรฉriques 

Grรขce aux formulaires en ligne, les entreprises offrent ร  leurs interlocuteurs une expรฉrience plus confortable. De faรงon gรฉnรฉrale, leur utilisation amรฉliore la vie du personnel. Elle simplifie notamment le processus de dรฉclaration des notes de frais pour les employรฉs. La communication interne est plus efficace. Pour les clients, les formulaires en ligne facilitent la dรฉclaration d'incident et la demande de service. 

Ces formulaires disposent d'une accessibilitรฉ accrue. Les rรฉpondants complรจtent les questionnaires n'importe oรน et ร  n'importe quel moment. Ils utilisent l'appareil de leur choix dรจs lors que celui-ci est connectรฉ ร  internet. Certains formulaires disposent mรชme d'un mode hors connexion. Les rรฉponses sont stockรฉes sur l'appareil des rรฉpondants jusqu'ร  sa reconnexion ร  internet. 

Le questionnaire รฉlectronique simplifie la saisie pour les rรฉpondants grรขce ร  une interface intuitive. Ces derniers s'aident des normes graphiques et des fonctions de remplissage. Ils naviguent facilement d'une page ร  l'autre. 

L'intรฉgration de widgets contribue รฉgalement ร  rendre l'expรฉrience utilisateur plus conviviale. Ces รฉlรฉments interactifs comprennent, par exemple, la sรฉlection d'une date sur un calendrier et les champs de signature รฉlectronique. Ils permettent aussi la transmission des documents par glisser-dรฉposer ou simple sรฉlection. 

Des formulaires en ligne adaptรฉs aux besoins spรฉcifiques des entreprises 

Le questionnaire en ligne est un outil de collecte de donnรฉes flexible et personnalisable. Il permet en effet aux entreprises de concevoir sur mesure des documents, questionnaires, sondages et enquรชtes parfaitement adaptรฉs ร  leurs besoins. 

Personnalisation d'un formulaire numรฉrique au service de l'entreprise 

Grรขce ร  l'interface d'administration, les entreprises peuvent personnaliser leurs questionnaires. Les formulaires numรฉriques permettent d'ajouter un logo et de modifier les couleurs et polices de caractรจres. Les entreprises peuvent รฉgalement dรฉplacer les blocs de questions. Si besoin, elles insรจrent des รฉlรฉments comme leurs conditions gรฉnรฉrales d'achat (CGA). Elles s'assurent de la communication, de leur identitรฉ visuelle et d'informations commerciales et lรฉgales. 

Les fonctions de calculs automatiques participent elles-aussi ร  l'adaptation des formulaires. Elles sont essentielles en cas de bons de commande. Elles permettent, par exemple, le calcul de frais de livraison. Les sondages et enquรชtes d'รฉvaluation peuvent fournir un score global. Celui-ci sera calculรฉ en fonction de la pondรฉration des questions. 

L'intรฉgration fluide dans le systรจme applicatif de l'entreprise constitue un autre avantage majeur. Un formulaire peut se connecter ร  diffรฉrents outils, comme une application de paiement. Il peut synchroniser les informations collectรฉes avec le systรจme de gestion de la relation client (CRM). L'intรฉgration ร  des tableurs, comme Google Sheets, permet l'enregistrement des rรฉponses des formulaires dans une feuille de calcul. Elle participe ร  une gestion centralisรฉe et une analyse simplifiรฉe des donnรฉes. 

Amรฉlioration des formulaires en ligne : les bรฉnรฉfices et avantages maximisรฉs 

Pour optimiser les avantages des formulaires en ligne, il est crucial de rationaliser leur conception. Cela implique de simplifier les processus et de les adapter aux besoins spรฉcifiques de vos utilisateurs. 

Stratรฉgies et conseils pour optimiser le processus de crรฉation de formulaires 

Pour amรฉliorer la crรฉation de vos formulaires en ligne, il est nรฉcessaire d'adopter une approche mรฉthodique et rรฉflรฉchie. Quelques conseils รฉlรฉmentaires sont ร  suivre pour gagner en efficacitรฉ et en pertinence : 

  1. Dรฉfinition des objectifs et des utilisateurs cibles : le questionnaire doit รชtre adaptรฉ ร  votre cible et rรฉpondre ร  un objectif spรฉcifique. Il faut lister les informations prรฉcises que vous souhaitez recueillir directement ou par calcul. 
  2. Optimisation du nombre de champs et de pages : un formulaire numรฉrique doit idรฉalement รชtre court et concis. Un nombre de champs de rรฉponse minimum permet รฉgalement de rรฉduire le temps de saisie pour les rรฉpondants. Il dรฉpend du type de formulaire. Par exemple, un formulaire de contact ne fait gรฉnรฉralement pas plus d'une page. 
  3. Choix des questions : le type, la nature et la formulation des questions doivent รชtre prรฉcis. Les questions ne doivent รชtre ni redondantes ni superflues. 
  4. Organisation du formulaire : le questionnaire doit avoir une structure claire. Les sections regroupent des questions de mรชme nature. Elles doivent s'enchaรฎner de faรงon logique. Les titres des sections doivent guider les rรฉpondants dans leur comprรฉhension. Des titres bien choisis attirent l'attention des rรฉpondants sur les aspects clรฉs du formulaire. 
  5. Simplification du processus de saisie : l'objectif est de faciliter la tรขche des rรฉpondants et d'augmenter les chances d'obtenir des rรฉponses. Votre entreprise doit utiliser les aides au remplissage telles que les listes dรฉroulantes et les widgets. 
  6. ร‰valuation de la performance : une รฉvaluation rรฉguliรจre des performances du questionnaire permet de dรฉtecter d'รฉventuels points faibles. Par exemple, l'รฉvaluation des taux de conversion peut rรฉvรฉler des problรจmes de convivialitรฉ ou des obstacles ร  la soumission des donnรฉes. 
  7. ร‰valuation et choix de l'outil de crรฉation de formulaire : vous devez privilรฉgier un outil adaptรฉ ร  vos besoins. Son administration doit รชtre facile. Il doit s'intรฉgrer avec vos outils existants. L'รฉvaluation comparative de diffรฉrents modรจles de formulaires permet d'identifier la meilleure offre. 

En suivant ces quelques conseils, vous pourrez amรฉliorer la crรฉation et la pertinence de vos formulaires en ligne. Une รฉvaluation pรฉriodique vous permettra รฉgalement de vous assurer de leur adรฉquation avec vos besoins. Si vous รชtes ร  la recherche d'un nouvel outil, n'hรฉsitez pas ร  rรฉaliser un benchmark. ร‰tudiez les avantages et inconvรฉnients de diffรฉrentes solutions telles que Google Forms ou Zeendoc forms by Skyged. 

Zeendoc forms by Skyged : notre offre de formulaire amรฉliorรฉ 

Le partenariat Zeendoc forms by Skyged rรฉunit le numรฉro 1 des solutions de gestion รฉlectronique des documents (GED) pour TPE/PME et le numรฉro 1 de la crรฉation de formulaires en ligne. Cette solution rรฉvolutionne la faรงon de crรฉer les questionnaires et de gรฉrer les informations. Elle offre un formulaire digital : 

  • accessible, facile et rapide, ร  crรฉer en toute autonomie ; 
  • personnalisable, tant sur le fond que la forme ; 
  • รฉvolutif grรขce ร  une mise ร  jour rรฉguliรจre de la bibliothรจque de blocs interactifs ; 
  • source de revenus rรฉcurrents supplรฉmentaires ; 
  • bรฉnรฉficiant du soutien d'un service de dรฉmo et d'accompagnement. 

Zeendoc forms by Skyged est une solution simple et flexible rรฉpondant aux besoins changeants des entreprises. Avec son interface d'administration dynamique, l'application s'intรจgre parfaitement ร  l'environnement Zeendoc pour une gestion des donnรฉes optimisรฉe. 

Les formulaires en ligne offrent de nombreux bรฉnรฉfices et avantages. Ils permettent une collecte de donnรฉes efficace, une meilleure expรฉrience utilisateur et une rรฉduction des coรปts. Avec l'utilisation des smart forms et l'รฉmergence de partenariats innovants comme Zeendoc forms by Skyged, les entreprises disposent de solutions adaptรฉes ร  leurs besoins. 

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