Transactions à distance et télétravail : la GED, une solution miracle ?

Comment une Gestion électronique de documents (GED) peut-elle vous aider durant ce 2^ème confinement.

Une GED, sécurisée et hébergée dans le cloud permet des flux documentaires entrants et sortants pour différents dossiers et donc des relations et transactions professionnelles à distance :  

• Les dossiers clients 
  
  • Réconciliation des devis, des commandes et des factures, envoi de factures électroniques et suivi des paiements, signature électronique de contrats commerciaux, rappel des échéances de contrats, …

• Les dossiers Fournisseurs
  
  • Dépôt ou collecte automatique de factures et alertes sur les échéances, aide à la décision, liaison des bons de commandes et des bons de livraisons pour vérifier prix et quantités …

• Les dossiers Ressources Humaines
  
  • Signature électronique des contrats de travail, dépôt et circuit de validation des notes de frais, formulaires de demandes de congés, d’arrêts de travail ou de formation, complétude des dossiers des salariés, EAE….

Tous ces dossiers doivent être gérés dans une base documentaire unique afin de pouvoir lier et recouper les documents, équipée d’un moteur de recherche puissant, s’appuyant si possible sur une capture intelligente des documents.

Télétravail : La GED en solution miracle sur la diffusion automatique

Un outil de GED intègre aussi plusieurs options de diffusion automatique et traçable de documents à des tiers (piste d’audit fiable) : 

•  Partage de documents numériques par mail (par lien sécurisé) ;
•  Partage de fichiers via un espace en ligne sécurisé ;
•  Envoi de documents papier par la poste (éditique) ;
•  Envoi des factures vers Chorus Pro pour les collectivités ;
•  Signatures électronique personnelle ou de l’entreprise selon la typologie des documents.

 Toutes ces solutions de diffusion des documents fluidifient la communication interne et externe, tout en garantissant la sécurité des données. Le niveau de satisfaction des clients augmente, les relations avec les collaborateurs s’améliorent et la lourdeur des tâches répétitives s’amenuise, la relation avec les fournisseurs s’allège, chacun y gagne du temps.

Il est donc possible de continuer des relations et transactions professionnelles à distance avec ses clients, ses fournisseurs, tout en ayant ses employés en télétravail et de surcroit en gagnant un temps précieux. 

Et le travail d’équipe à distance est-ce possible ?

Une GED rend possible le dépôt, la diffusion et l’accès aux documents d’entreprise en tout lieu et à toute heure. Les processus de recherche documentaire, de partage d’informations et de traitement des données sont facilités grâce à des outils intégrés à la GED (RAD-LAD*, moteur de recherche, index…).

Le travail d’équipe est également favorisé et raccourci les processus en améliorant la qualité de l’information :

• Partage d’informations en temps réel ;
• Un accès aux collaborateurs internes et aux partenaires externes à l’entreprise tout en gérant les droits d’accès par profil d’utilisateurs et par document ;
• Un système de notification sur tous types de documents ;
  
  • Notification de nouveaux documents déposés
  • Notification de validation à effectuer
  • Notification d’erreur ou doublons…
• Commenter un document : annotation, pense-bête ;
• Créer un processus de validation ;
• Avoir une base documentaire unique ;

La GED permet aux entreprises de gagner en productivité et d’améliorer leur réactivité. Elle a un vrai effet de levier pour automatiser ses relations administratives avec ses clients, fournisseurs et collaborateurs et gagner du temps.

 La GED : comment s’y mettre rapidement ?

Utiliser une solution de GED (Gestion Électronique des Documents) en mode Saas (Cloud Sécurisé) permet aux collaborateurs d’effectuer une recherche documentaire en télétravail ou en déplacement, 24 h/24. Il suffit simplement d’un accès à Internet et d’un navigateur pour consulter l’intégralité des documents de votre entreprise.

L’indexation et l’organisation des documents doit se faire automatiquement, avec le moins de saisie manuelle pour gagner du temps et éviter les erreurs, dès leur intégration dans la GED. Les collaborateurs doivent pouvoir ainsi les retrouver en quelques secondes, peu importe leur méthode de recherche ou la logique individuelle de chacun. De plus, la dématérialisation des documents permet à plusieurs personnes de consulter une information simultanément, sans devoir imprimer de copie.

Pourquoi l’intégration ou la capture de documents entrants dans la GED doivent être ouvertes et multi-sources ?

Un outil de GED permet non seulement la consultation de documents à distance, mais aussi le dépôt et le partage de données. Il suffit de prendre en photo des documents pour les envoyer en temps réel à son entreprise et à ses collaborateurs, via une GED mobile avec la possibilité d’optimiser la capture. La Gestion Électronique des Documents simplifie par exemple l’envoi des notes de frais par les salariés à distance. Cela évite les retards de transmission.

Un outil complet doit aussi permettre le dépôt de mails avec ou sans pièce attachée, collecter des documents à partir d’un ordinateur, d’un scanner ou d’un photocopieur et donc coller à la méthode de travail de l’utilisateur et de l’entreprise.

Une GED qui fait gagner du temps c’est aussi la rapidité de mise en place et de prise en main par ses utilisateurs, ainsi qu’un accès permanent en temps réel aux documents d’entreprise.

Avec Zeendoc et son réseau de revendeurs formés dans toutes les régions françaises, vous serez prêts en quelques jours !

Les 10 critères que doit remplir une GED pour ne pas se tromper ?

• Une structure légère de type cloud qui permet d’économiser serveur et support informatique 
• Un accès simple, à partir d’un simple navigateur sur tous supports ;
• Une solution ne nécessitant pas l’installation d’un logiciel et de mise à jour de celle-ci ;
• Les usages administratifs clé d’une entreprise dématérialisée dans une base unique, et évolutive ;
• Une solution ergonomique afin d’optimiser une prise en main rapide qui assure l’adoption par ses utilisateurs ;
• Un accès à vos données même lors de multiples connexions ;
• Une solution sécurisée, données cryptées, une conformité RGPD… ;
• Une connexion avec d’autres plateformes (ERP ou métier) ;
• Un tarif et une facturation adaptée à une PME ; basée sur vos flux de documents annuels sans considération de stockage ;
• Tout ceci dans la plus grande sécurité d’accès sur des serveurs situés en France chez des prestataires français, si possible non soumis au cloud act.

*RAD-LAD : RAD (reconnaissance automatique de documents), LAD (lecture automatique de documents).