Comment optimiser vos processus grâce à la dématérialisation dans l’industrie de l’agroalimentaire ?

L’industrie agroalimentaire est l'un des premiers secteurs d'activités en France en chiffre d'affaires avec plus 180 Milliards d'euros. C’est donc un secteur économique très important. Il comporte plus de 17 000 entreprises dont une majorité de PME à hauteur de 98%. Le secteur de l’agroalimentaire représente aussi un effectif total de 429 079 salariés.

« La mondialisation crée une situation de concurrence à laquelle les acteurs du secteur doivent faire face. La crise du business model des principaux clients que sont les Grandes Moyennes Surfaces (GMS) est une variable directe ou indirecte qui doit être prise en compte. »

Le contexte, le développement numérique des entreprises exaspère une concurrence déjà très forte. C’est pourquoi depuis l’essor des nouvelles technologies, les entreprises dans ce secteur sont obligées de relever de nombreux défis afin de rester compétitives.

« La digitalisation est une priorité pour les entreprises de ces secteurs qui peinent à maîtriser leur information environnante.

L’agroalimentaire prend conscience de son retard dans le numérique. Selon une étude réalisée fin mai par « L’Usine Nouvelle » et le groupe informatique VIF auprès de 253 entreprises, 91,3 % d’entre elles estiment que la transformation numérique est un sujet important. »

Le passage à l’acte est souvent freiné par la peur d’affronter la mise en place d’une nouvelle technologie

« C’est même, selon elles, un axe stratégique qui doit être porté par la direction, lors d’un changement de patron par exemple, comme ce fut le cas chez Pernod Ricard, où l’arrivée du nouveau PDG, Alexandre Ricard, a fortement accéléré la mutation digitale du groupe. Le sujet est primordial pour les entreprises de première transformation agricole. Ces secteurs (viandes, lait, fruits et légumes…), en mal de compétitivité en France, doivent se moderniser, plus que la boulangerie industrielle.

La transformation numérique est jugée prioritaire par les grands groupes. Les PME, elles, cherchent d’abord à augmenter leurs capacités de production et à grossir plutôt que d’investir dans des outils numériques, sans retombées immédiates sur leurs activités. Pourtant, les industriels estiment que le digital leur permettra d’améliorer leur compétitivité : plus d’agilité, de flexibilité et de productivité sont attendues. Mais la taille reste un obstacle à de tels investissements… »

Adrien Cahuzac

En dépit de la fluctuation des coûts de marchandises, le monde agroalimentaire est l'un des rares à croître de façon constante. Afin de gérer efficacement cette croissance, de nombreux acteurs se sont tournés vers des systèmes de traitement de l’information dans le but de gagner en efficacité.

Les entreprises doivent prévoir et assurer constamment une qualité du produit et garantir un très haut niveau de sécurité alimentaire. Ce contrôle et cette sécurité demandées sont en partie réalisés par la maîtrise, l’optimisation et l’encadrement des achats. Ces pratiques permettent aussi en amont d’améliorer la relation avec les fournisseurs.

Un autre pan essentiel de ce secteur est le transport et toute la logistique associée aux marchandises, périssables ou non, très souvent encadrée par des réglementations très strictes telles que le transport d’animaux vivants, le respect de la chaîne du froid…

En général, dans le secteur de la logistique, les applications d’une plate-forme de dématérialisation et de gestion électronique de documents vont au-delà des factures fournisseurs ou clients…

Par exemple, la numérisation des feuilles de route par lots, associées automatiquement aux différents comptes clients amène un gain de temps remarquable.

Notre solution GED s’adapte à tous les usages de façon intelligente en fonction des méthodes de travail existantes. Zeendoc est une « pâte à modeler », capable de satisfaire les exigences de nombreux services, pouvant être interfacé à de nombreux logiciels via des passerelles comptables ou encore des ERP spécifiques à ce secteur afin de s’adapter à votre plate-forme métier.

Une GED adaptée à des informations sensibles

Une GED intelligente, précise, rapide est un outil déterminant pour l’intégralité des entreprises. Cependant, elle peut s’avérer capitale pour un domaine comme l’agroalimentaire où de nombreux produits peuvent être périssables. 

Voici les principaux avantages d’une GED pour l’agroalimentaire :

• La veille afin d’éviter le gaspillage et les répétitions en gérant l’automatisation des commandes ;
• L’automatisation de la gestion des factures clients et fournisseurs ;
• Un rappel automatique sur les échéances des dates de paiement ;
• Une vue en temps réel sur les différentes informations afin de faciliter la réactivité face aux clients ;
• Une traçabilité renforcée, la GED permet de tracer un document sur l’ensemble de son cycle de vie. Les suppressions ou déplacements de fichiers seront également tracés, avec une gestion stricte et fine des droits et modalités d’accès, empêchant la perte de fichiers ;
• La gestion des commandes clients (réception, extraction, vérification, approbation, ERP, suivi) ;
• Le contrôle des quantités reçues ;
• Le rapprochement des commandes, des bons de livraison et des factures.

 En dématérialisant leurs documents de gestion, les PME du secteur agroalimentaire peuvent donc :

• Accélérer leurs flux de trésorerie ;
• Améliorer leurs marges en évitant les coûts d'expédition supplémentaires, et autres coûts induits par les erreurs de saisie ;
• Éviter le gaspillage en gérant automatiquement les commandes venant de diverses sources (emails, papier…) ;
• Automatiser la gestion des factures promotionnelles envoyées par la grande distribution ;
• Avoir une vue en temps réel, un accès instantané aux informations et être plus agile face à leurs clients ;
• Éliminer le risque de non-conformité avec les réglementations grâce à l’horodatage des documents déposés, un système d’archivage fiable et lisible dans le long terme…

Notre solution Zeendoc permet aux TPE et PME du secteur agroalimentaire de se développer sans augmenter les coûts ni les effectifs. En automatisant ce qui peut l'être, le personnel en poste peut gérer un volume de commandes plus important et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Plus les informations dématérialisées liées à votre activité y seront stockées, plus vous pourrez automatiser vos processus clients/fournisseurs. Vous pourrez aussi les étendre avec les notes de frais, les bulletins de salaires électroniques…

Quels critères de choix pour une GED 

Y a-t-il un nombre minimum de documents à traiter afin de justifier la mise en place d’une gestion documentaire ?  Pour choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise il convient de dresser un état des lieux de vos process actuels en se basant sur une fréquence régulière, mensuelle, trimestrielle, annuelle… :

• Combien de courriers entrants recevez-vous ?
• Quelle est la proportion papier / électronique ?
• Combien de factures fournisseurs saisissez-vous ?
• Combien de factures clients émettez-vous ?
• Combien de notes de frais traitez-vous ?
• Quelle est la complexité de vos processus de gestion (devis, commande, facture, rapprochement, passage en comptabilité…) ?
• Sur quels types de documents / process… passez-vous le plus de temps en saisie, en classement ou en recherche ?
• Vos informations sont-elles en sécurité en cas de dégâts matériels dans votre entreprise (inondation, incendie, etc.) ?
• Êtes-vous en conformité avec la législation (Chorus Pro si vous travaillez avec des administrations, la distribution électronique des bulletins de salaire, l’envoi des factures électroniques, les signatures électroniques, les durées d’archivage…)

En dématérialisant vos volumes de documents et en les intégrant à votre logiciel GED, vous accédez à des fonctionnalités automatiques de classement, de recherche, de contrôle et de validation qui doivent apporter un gain de temps en interne et avec vos clients et fournisseurs ainsi qu’un archivage simple et sûr tout au long du cycle de vie du document.

Vérifiez aussi que le logiciel GED envisagé est vraiment adapté à la taille de votre entreprise, avec un déploiement simple, une prise en main rapide, un support en français…

Notre GED s’adapte à votre méthode de travail et à votre logique et non l’inverse.

C’est en satisfaisant à de telles exigences que Zeendoc est plébiscité par ses clients comme l’assistant personnel au quotidien des TPE/PME.

Voici les avantages d’une GED pour l’agroalimentaire :

L’optimisation :

• Multi – services
• Multi – Sites
• Infos centralisées
• Reporting

La rentabilité :

• Coûts d’archivage
• Coûts de transmission des factures
• Suivi de facturation
• Automatisation des flux de facturation
• Reporting

La sécurisation :

• Les documents ne peuvent être perdus
• Lecture, reconnaissance, classement
• Flux de facturation

La réactivité :

• Le traitement des pénalités
• L’accès rapide aux informations et à tout le flux administratif lié à une commande 

Pour finir vous réaliserez une économie sur votre budget, vous gagnerez du temps, vous sécuriserez vos données avec un accès simplifié et adapté à vos processus.