La facturation électronique est devenue un outil indispensable pour les entreprises de toute taille, en particulier les petites et moyennes entreprises (TPE/PME). La dématérialisation des factures offre de nombreux avantages tels que la réduction des coûts administratifs, l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et la conformité réglementaire. Découvrez comment un logiciel de facturation électronique comme Zeendoc peut simplifier ce processus pour les TPE et PME.
Transition numérique : tout savoir sur la facture électronique en entreprise
La facturation électronique est un processus de création, d'envoi et de réception d'une facture sous format électronique. Il ne s'agit pas simplement de scanner une facture physique. Contrairement à une facture sous format papier, une facture électronique est générée et traitée automatiquement par un logiciel spécifique de facturation. Ce processus permet d'éliminer les tâches manuelles chronophages et de réduire les risques d'erreurs.
Les avantages de la facturation électronique sont nombreux :
- réduction des coûts, notamment de consommation de papier et d'affranchissement ;
- accélération du processus de paiement ;
- amélioration de la gestion, du suivi et de l'archivage des factures.
Ainsi, grâce à la facturation électronique, vous pouvez mieux suivre vos transactions commerciales. En effet, chaque étape du processus, de la création de la facture à son paiement, est enregistrée et suivie électroniquement. Vous disposez d'un historique complet vous permettant de mieux analyser vos flux de trésorerie.
De plus, la dématérialisation des factures s'inscrit dans une démarche globale de durabilité environnementale. En réduisant votre consommation de papier et le transport postal, la facturation électronique contribue à la réduction de l'empreinte écologique de votre entreprise.
Enfin, la facturation électronique favorise votre conformité réglementaire. L'automatisation du processus de facturation permet le respect des réglementations fiscales en vigueur. Les logiciels de facturation électronique intègrent souvent des fonctionnalités telles que la gestion des taxes comme la TVA et la génération automatique de documents fiscaux. En France, vous réduisez le risque d'erreurs dans vos déclarations comptables et fiscales et répondez à la nouvelle obligation de facturation électronique.
Obligation de facturation électronique en France : réforme réglementaire pour les entreprises
En France, depuis 2020, pour les contrats conclus avec l'État, une collectivité territoriale ou un établissement public, toutes les entreprises doivent émettre des factures numériques et adresser leurs demandes de paiement via Chorus Pro. Chorus Pro est une plateforme publique et sécurisée de facturation électronique. Elle simplifie le processus de facturation pour les entreprises grâce à l'envoi de factures électroniques aux entités publiques.
À partir de 2026, la facturation électronique devient également obligatoire entre les entreprises françaises assujetties à la TVA. Cette réforme réglementaire vise à moderniser les pratiques commerciales et administratives tout en renforçant la lutte contre la fraude fiscale. Les entreprises concernées devront mettre en place la facturation électronique à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire et à partir du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.
L'obligation de facturation électronique, appelée e-invoicing, entre entreprises, concerne l'ensemble des opérations d'achats et de ventes de biens et de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France assujetties à la TVA. Elle concerne les opérations domestiques, c'est-à-dire celles réalisées sur le territoire national. La réforme réglementaire couvre également l'obligation, dans le cas d'autres opérations, de transmission des données de facturation à l'administration fiscale, appelée e-reporting.
Les entreprises devront réaliser leur facturation électronique via Chorus Pro, le portail public de facturation (PPF), ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Afin de garantir la sécurité des factures électroniques transmises via ces plateformes, la nouvelle réglementation prévoit la sécurisation au moyen d'une signature électronique qualifiée ou d'un cachet électronique qualifié.
Logiciel de facturation électronique : la solution pour la dématérialisation des factures
La mise en place de factures électroniques peut sembler complexe pour de nombreuses entreprises. Cependant, l'utilisation d'un logiciel de facturation électronique est la solution évidente pour faciliter cette transition. Un tel outil permet d'automatiser et de simplifier le processus de création, d'envoi et de gestion d'une facture numérique.
En effet, les logiciels de facturation électronique sont des solutions informatiques offrant de nombreuses fonctionnalités, notamment :
- Génération automatique de factures : le logiciel de facturation électronique permet de créer rapidement et facilement une facture électronique conforme aux normes légales en vigueur. Il automatise le processus de création de factures à partir des informations extraites des devis, des commandes ou des contrats. Ainsi, vous gagnez du temps et vous évitez les erreurs de saisie manuelle.
- Gestion des clients et des fournisseurs : le logiciel permet de gérer efficacement la base de données de vos clients et fournisseurs. Vous pouvez enregistrer leurs coordonnées et leurs historiques d'achat et de paiement.
- Suivi des paiements : le logiciel de facturation électronique permet de suivre les paiements en temps réel. Vous pouvez automatiser les relances clients et votre processus de recouvrement de créances. Ainsi, vous gérez efficacement la trésorerie de votre entreprise et réduisez les retards de paiement.
- Génération de rapports financiers : Le logiciel fournit des outils de reporting, notamment pour la génération des rapports financiers détaillés. Ceux-ci couvrent le suivi des revenus, des dépenses, des bénéfices et des prévisions financières.
- Génération de rapport fiscal : le logiciel permet de compiler les informations financières nécessaires pour les déclarations fiscales et autres documents réglementaires. Cela inclut des données telles que les montants de TVA collectée et déductible, les revenus imposables, les dépenses déductibles et les déductions fiscales. La génération automatisée de ces rapports simplifie le processus de déclaration fiscale.
De plus, lors du choix d'un logiciel de facturation électronique, vous devez considérer plusieurs critères, notamment la convivialité de l'interface, la compatibilité avec les systèmes de votre entreprise, la sécurité des données et la conformité aux normes réglementaires. Ces aspects facilitent la transition vers la facturation électronique et garantissent le bon fonctionnement de votre processus comptable. Dans cette optique, une solution comme Zeendoc se distingue en offrant une réponse complète et adaptée aux besoins spécifiques des entreprises.
Modernisez vos processus avec Zeendoc : les atouts de notre logiciel de facturation électronique
Zeendoc est une solution de gestion électronique de documents complète (GED). Notre logiciel offre une gamme de fonctionnalités spécialement conçues pour simplifier la facturation électronique pour les TPE et les PME.
Zeendoc : des fonctionnalités de facturation adaptées aux besoins des entreprises
La solution Zeendoc vise à optimiser chaque étape du processus de facturation, de la création à l'envoi des factures en passant par le suivi des paiements. En tant que plateforme avancée de gestion documentaire, Zeendoc intègre des fonctionnalités spécifiquement conçues pour répondre à vos besoins :
- Interface conviviale : l'interface conviviale de Zeendoc permet aux utilisateurs de gérer facilement leur processus de facturation électronique. Elle permet la création et l'envoi de factures électroniques en quelques clics.
- Conformité réglementaire : Zeendoc est une solution de dématérialisation des factures conforme aux réglementations en vigueur. Elle offre une piste d'audit fiable de l'ensemble du processus de facturation. Si vous êtes fournisseur d'entités publiques, l'outil dispose d'un connecteur dédié pour répondre à l'obligation de facturation électronique via le portail public Chorus Pro et de reporting à l'administration fiscale. En tant que PDP, la solution Zeendoc répondra également aux exigences d'obligation de facturation électronique entre entreprises prévue en 2026.
- Automatisation du processus de facturation : la plateforme identifie les destinataires et diffuse automatiquement les factures. Elle crée un lien entre devis, bon de commande, et facture pour un suivi fluide et efficace. De plus, vous pouvez paramétrer des alertes, notamment pour la relance en cas de retard de paiement.
- Sécurité des données : Zeendoc accorde une grande importance à la sécurité des données et à la conformité aux normes légales en vigueur en France. En effet, Zeendoc assure l'intégrité et l'authenticité des factures électroniques en leur attribuant une empreinte digitale unique. Chaque action, du dépôt à l'envoi, est horodatée, garantissant ainsi la traçabilité du processus. De plus, la réception des factures par le client se fait via un lien sécurisé, assurant la confidentialité et la protection des données tout au long de la transmission.
- Intégration avec votre logiciel comptable : Zeendoc offre une intégration transparente avec votre logiciel de comptabilité. L'outil fournit des données au format adapté pour simplifier encore davantage vos processus comptables.
La transition vers la facturation électronique avec Zeendoc offre de nombreux avantages financiers pour votre entreprise. En plus d'économiser du temps, la dématérialisation des factures permet de réduire jusqu'à 70 % les coûts de gestion. Zeendoc vous permet notamment de réduire vos dépenses d'impression, d'affranchissement et d'archivage papier, ainsi que les risques d'erreur liés à la saisie manuelle.
De plus, elle contribue à accélérer les délais d'encaissement et à améliorer la satisfaction client en offrant un accès aux factures électroniques archivées. En choisissant Zeendoc, vous renforcez la communication et la relation avec vos clients.
Zeendoc est une solution adaptée aux besoins des TPE et PME. Elle simplifie votre transition vers la facturation électronique conformément à la réforme réglementaire en France. Grâce aux fonctionnalités avancées d'automatisation, de sécurité et de conformité réglementaire de Zeendoc, simplifiez votre processus de facturation et votre comptabilité et optimisez l'efficacité de votre entreprise.
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