La facturation électronique interentreprises : enjeux, obligations et solutions en France

La facturation électronique interentreprises deviendra obligatoire en France à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et en 2027 pour les PME et micro-entreprises. Ce dispositif vise à moderniser les échanges et à lutter contre la fraude à la TVA. Les entreprises devront utiliser les services d'une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou le portail public de facturation (PPF) Chorus Pro pour transmettre et recevoir leurs factures. Découvrez les étapes et solutions pour réussir cette transition.

Obligations légales de la facturation électronique interentreprises en France

La mise en place de la facturation électronique interentreprises en France repose sur des obligations légales définies par la loi de finances pour 2024. En effet, la Direction générale des finances publiques (DGFiP) a établi un cadre strict pour la dématérialisation des factures entre entreprises. À partir du 1er septembre 2026, l'émission de factures électroniques sera obligatoire pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, et à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.

L'objectif principal est d'améliorer la transparence des transactions et de lutter contre la fraude à la TVA. Pour assurer le traitement et la transmission des données, l'administration fiscale met en œuvre des plateformes agréées par l'État, telles que Chorus Pro et d'autres portails. Ces plateformes permettent aux entreprises de transmettre leurs factures électroniques dans des formats standardisés, conformément aux exigences fiscales.

Transactions concernées par la réforme de la facturation électronique interentreprises

La facturation électronique interentreprises en France concerne toutes les transactions commerciales soumises à la TVA réalisées entre des entreprises françaises. Cela englobe toutes les transactions dites domestiques, que ce soit la vente de biens, la prestation de services, ou les achats dès lors que les sociétés sont situées sur le territoire français. Ces opérations doivent obligatoirement être documentées via une facture électronique conforme aux normes définies par la loi de finances.

Les entreprises doivent également se conformer à l'obligation de e-reportingpour certaines transactions non soumises à la facture électronique. Cette obligation s'applique notamment aux opérations avec des entités non soumises à la TVA, telles que celles impliquant des particuliers et les transactions internationales avec des entreprises basées à l'étranger. Même si la facture électronique n'est pas obligatoire dans ces cas précis​, le e-reporting vise à transmettre certaines données de facturation et de paiement à l'administration fiscale.

Obligations des entreprises selon leur rôle dans la facturation électronique interentreprises

Pour une entreprise française, qu'elle soit fournisseur ou cliente, les obligations varient légèrement :

1. En tant que fournisseur : une entreprise doit émettre ses factures électroniques soit via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l'État, soit via le portail public de facturation (PPF). Cette obligation concerne les transactions domestiques entre entreprises assujetties à la TVA en France. Pour les transactions internationales ou celles avec des clients non assujettis à la TVA, l'entreprise française doit reporter ces informations à l'administration fiscale via le mécanisme de e-reporting.
2. En tant que client : la réception de la facture électronique sera obligatoire à partir du 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises, quel que soit leur statut. Elles devront également s'assurer que les factures reçues sont conformes aux standards fixés par la législation française, que les fournisseurs soient basés en France ou à l'étranger. Ces obligations visent à renforcer la traçabilité des transactions et la conformité avec la réglementation fiscale​.

Bénéfices d'une facturation électronique pour les entreprises de toutes tailles

La facture électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises, qu'elles soient grandes ou petites :

1. Réduction de coûts : la dématérialisation des factures permet de réduire les coûts liés à la gestion des documents papier. L'élimination des factures papier diminue les coûts d'impression, d'envoi postal et d'archivage. De plus, la facturation électronique interentreprises accélère le traitement des factures et réduit ainsi les délais de paiement.
2. Meilleure traçabilité : La facturation électronique permet également une meilleure traçabilité des transactions. Elle réduit ainsi les risques de perte ou de fraude. Grâce au système de reporting automatisé, les entreprises peuvent suivre en temps réel l'état des paiements.
3. Simplification des processus : pour les PME, en particulier, souvent confrontées à des ressources limitées, l'utilisation d'une plateforme électronique simplifie les processus administratifs. En effet, des solutions adaptées aux besoins des petites entreprises permettent de gérer efficacement la transmission et le stockage des factures sans recourir à un système coûteux.

Mise en place de solutions électroniques pour faciliter les transactions interentreprises

Dans le cadre de la réforme fiscale, le gouvernement français a défini des règles spécifiques pour la transmission des factures électroniques. Ces règles s'appliquent à toutes les entreprises soumises à la TVA. Toutes les entreprises devront transmettre leurs factures à travers une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou via le portail public de facturation (PPF) Chorus Pro.

Ces plateformes garantissent que les factures respectent les exigences légales, notamment en ce qui concerne l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des documents. Les entreprises sont tenues de s'assurer que les formats de leurs factures sont compatibles avec ces systèmes, afin de respecter les obligations fiscales en vigueur.

Formats de factures électroniques adaptés aux entreprises définis par la DGFiP

La facture électronique peut être émise dans différents formats standardisés définis par la DGFiP. Chaque entreprise doit s'assurer que le format utilisé est compatible avec les plateformes de traitement afin de garantir la bonne transmission et le respect des normes fiscales.

Les formats les plus courants incluent le format Factur-X, qui combine un fichier PDF lisible et un fichier XML contenant les données structurées. Ce format est particulièrement adapté aux entreprises qui souhaitent à la fois conserver une version lisible de leurs factures et automatiser le traitement des données. D'autres formats, tels que le format UBL (Universal Business Language) et le format CII (Cross Industry Invoice), sont également acceptés par les plateformes de dématérialisation.

Spécificités du portail public Chorus Pro pour les administrations et entreprises

Le portail public Chorus Pro, ou PPF, est la solution mise à disposition par l'État pour le traitement des factures électroniques des entreprises. Il permet actuellement la transmission des factures avec les administrations, une obligation en vigueur depuis janvier 2021 pour les fournisseurs du secteur public. Ce portail permet aux entreprises de soumettre leurs factures au format électronique, de suivre leur statut, et de recevoir des notifications en temps réel sur l'avancement du traitement.

Chorus Pro joue un rôle central dans la réforme de la facturation en France. Les entreprises travaillant avec des entités publiques sont déjà familiarisées avec ce système, qui sera étendu aux transactions interentreprises. Cependant, il n'est pas obligatoire pour la facturation électronique interentreprises. Les entreprises peuvent choisir d'utiliser d'autres plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) agréées par l'État et offrant des services similaires en termes de conformité et de gestion des données.

Défis liés à la gestion de la facturation électronique pour les PME

Bien que la facturation électronique présente de nombreux avantages, les PME peuvent rencontrer certains défis lors de sa mise en place. La première difficulté concerne l'adaptation des systèmes informatiques pour intégrer les plateformes de dématérialisation. Les petites entreprises doivent s'assurer que leurs logiciels de gestion sont compatibles avec les plateformes et les formats de factures électroniques.

De plus, la transition vers la facturation électronique nécessite une formation du personnel à ces nouveaux outils. Toutefois, des solutions accessibles et adaptées aux PME, telles que Zeendoc, sont disponibles sur le marché pour faciliter cette transition.

Mise en œuvre de la facturation électronique interentreprises : la solution Zeendoc pour les PME/TPE

De nombreuses plateformes de facturation électronique existent aujourd'hui pour l'envoi et la réception de factures interentreprises. Certaines sont spécialisées dans la gestion des factures pour des secteurs spécifiques, tandis que d'autres offrent des solutions plus généralistes. Parmi les plateformes partenaires agréées par l'État, Zeendoc se distingue comme une solution phare de gestion électronique de documents (GED), spécifiquement conçue pour les TPE, PME et collectivités locales pour la facture électronique.

Grâce à son partenariat stratégique avec Doxallia, filiale du groupe Crédit Agricole, Zeendoc devient une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), permettant une intégration directe avec le PPF dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Avec ce partenariat, Zeendoc simplifie la mise en place de la facturation électronique pour ses clients :

1. Connexion directe au PPF : Zeendoc permet le partage de documents et la connexion directe au PPF simplifiant ainsi la transmission et la gestion des factures électroniques.
2. PDP et OD : Zeendoc est une solution combinant les forces d'une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) et d'un opérateur de dématérialisation (OD). Elle garantit une conformité totale avec les normes légales de la facturation électronique, tout en assurant une gestion simplifiée des flux de factures interentreprises.
3. Archivage électronique sécurisé : Zeendoc propose un système d'archivage électronique sécurisé et conforme aux exigences légales de conservation des documents.

La réforme de la facturation électronique interentreprises impose aux entreprises françaises une gestion optimisée des factures électroniques. Avec une solution complète telle que Zeendoc, à la fois PDP et OD, simplifiez la transmission, l'archivage et la conformité de vos factures tout en répondant aux exigences légales et fiscales.