Tout savoir sur le nouveau format de facture : la « FacturX »

En matière de dématérialisation des documents dans les entreprises, il est de plus en plus question d’une standardisation à l’échelon européen : la factur X ou « facture électronique mixte » répond parfaitement à cette contrainte.

Ce nouveau standard franco-allemand a pour objectif prioritaire de favoriser la dématérialisation fiscale, dans un contexte de transition numérique, à destination de toutes les entreprises du secteur privé et public. En effet, les nouveaux outils numériques contraignent progressivement les dirigeants à réfléchir à de nouvelles formes d’automatisation des tâches, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Le contexte légal n’est cependant pas nouveau, puisque la réflexion autour de la facturation électronique débute officiellement en 2014, avec l’ordonnance du 26 juin qui impose l’utilisation de la facture électronique pour toutes les entreprises travaillant avec le secteur public (Chorus-Pro).

Au travers de cette publication, nous mettons à disposition des responsables, des ressources leur permettant de mieux comprendre ce qu’est la facture électronique mixte ou « hybride ».

Ce nouveau modèle organisationnel comporte par définition deux documents distincts : d’un côté, un document au format PDF/A-3 (permettant une lecture comme sur format papier et regroupant toutes les informations essentielles à un traitement manuel), et un document au format XML (destiné à l’automatisation des données à l’intérieur du logiciel de gestion des factures dématérialisées.

Transition numérique : pourquoi la dématérialisation des factures ?

La Factur-x est donc un nouveau standard censé accompagner la transition numérique des entreprises et la dématérialisation d’un certain nombre de documents papier. En effet, la simple génération d’un document comptable implique non seulement d’avoir à disposition un justificatif, mais également d’obtenir une facture qui respecte certaines dispositions légales et autres contraintes. Cf : voir notre article Les nouvelles règles de facturation 

La Factur-x est en mesure de répondre efficacement aux normes concernant la facturation électronique, et dont les préoccupations remontent originellement à l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 (abrogé le 22 juillet 2019 par la loi PACTE pour convenir aux exigences du droit européen). Cependant, la cible prioritaire de ce nouveau standard est principalement les TPE et PME à l’origine, qui peuvent rencontrer des difficultés pour s’équiper d’une solution de facturation dématérialisée.

L’évolution de la norme européenne facturation avec la factur-X

Techniquement, les normes relatives à la facturation électronique s’imposent aujourd’hui à toutes les entreprises, qu’elles soient du secteur public ou privé. Au départ de cette réflexion, il y a bien sûr l’ordonnance n°2014-697 qui impose aux entreprises titulaires d’un marché public d’utiliser les services d’un portail public de facturation « Chorus Pro », ceci afin d’effectuer leurs demandes de paiement. Plus tard en 2017, la norme sémantique européenne EN 16931 impose un standard en matière de facturation électronique. L’idée ici est de rendre la transition numérique plus conviviale pour les entreprises, notamment pour les PME. La facturation électronique s’est ensuite étendue à partir du 1^er janvier 2020 à toutes les entreprises. L’article 153 de la Loi de Finances 2020 va imposer « légalement » aux entreprises à compter du 1^er septembre 2026 (TGE et EDI), d’envoyer des factures électroniques pour toute relation entre professionnels assujettis à la TVA. La réception concernera toutes les entreprises dès 2026, l'envoi pour les TPE/PME et microentreprises débutera en 2027.

Des décrets vont être également publiés pour fixer le calendrier exact ainsi que les conditions d'application de cette nouvelle obligation, notamment en fonction de la taille et du secteur d'activité des entreprises concernées.

À noter aussi que depuis le 1^er janvier 2020 et promulgué par la Loi Macron du 6 août 2015, toutes les organisations privées, peu importe leur taille, n’ont plus le droit de refuser la réception de factures électroniques, transmises par d’autres entreprises privées.

Les dates clés de la dématérialisation des factures 

• Art l53 de l’Ordonnance du 26 Juin 2014 (abrogé le 22 juillet 2019 par la loi PACTE pour convenir aux exigences du droit européen)
• Loi Macron du 6 août 2015
• Norme sémantique européenne EN 16931 : un standard européen de facture électronique
• Loi de Finances 2020 : obligation pour les entreprises assujetties à la TVA d’émettre des factures électroniques dans les relations entre professionnels. Entrée en vigueur en 2026.

Quel est le fonctionnement de facture électronique mixte ?

Comme nous venons de le voir plus haut, factur-x est un standard dont l’intérêt repose sur une exploitation totale par tous les utilisateurs, ainsi que par tous les logiciels comptables. Ainsi, grâce au format hybride de factur-x (qui se présente sous la forme d’un format de fichier PDF/A-3), la facture peut faire l’objet d’un traitement via les logiciels comptables, qui utilisent les données XML pour l’automatisation des tâches. Ainsi, pour obtenir une meilleure visibilité comptable, améliorer le traitement des factures et optimiser l’échange d’informations en interne, on aura tendance à recommander l’utilisation d’un logiciel de suivi et de gestion administratif comme Zeendoc.

Cette nouvelle facture électronique mixte permet donc d’éviter les tâches à faible valeur ajoutée et aussi éviter toute erreur humaine dans le traitement des données.

Focus sur le format hybride et fichier XML

Lorsque vous éditez des factures au format factur-x, vous réalisez des documents basés sur le format PDF/A-3 – également connu sous le nom de Format de Document Portable pour l’Archivage de 3^e génération. Ce format donne la possibilité d’inclure d’autres pièces-jointes, par exemple des conditions de vente. Ainsi donc, le format PDF/A-3 contient l’image de la facture au format PDF et des données structurées, contenues dans un fichier de type XML. Ce sont ces données structurées qui permettent l’automatisation des tâches. Actuellement, la version 1.0 de Factur-X est disponible gratuitement. Pour obtenir la version complète, on se réfèrera à la version EN 16931, qui est équivalente aux spécifications de ZUGFeRD 2.1 (qui est le standard commun de facturation électronique hybride pour la France et l’Allemagne). Pour en savoir plus sur les produits logiciels disponibles, découvrez la solution de dématérialisation des factures électronique Zeendoc.

Factur-X : Quels sont les avantages ?

La dématérialisation des documents comptables présente de nombreux avantages pour les entreprises qui choisissent le format Factur-X. Voici quelques-exemples :

• L’amélioration de la productivité, en donnant la possibilité à un maximum de collaborateurs d’accéder à des documents lisibles et bien structurés ;
• L’amélioration de l’expérience client / fournisseur, grâce à des échanges plus rapides et plus précis. De cette manière, certaines problématiques comme les retards de paiement sont grandement limitées ;
• L’automatisation des tâches, qui permet à chaque collaborateur de se concentrer sur des missions plus stratégiques ;
• La réduction des coûts : en effet, les charges relatives à la création d’une facture s’élèvent en moyenne à 8,75 euros / facture à l’heure actuelle. Une situation qui pourrait être largement atténuée, en faisant passer le coût d’une facture à 3,2 euros (source GALIA / GS1) ;
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