La gestion des documents est plus qu'une simple question de classement. Il s'agit d'un élément stratégique dans la productivité des entreprises. Deux approches principales émergent dans ce domaine : la gestion électronique de documents (GED) et le cloud. Quelles sont ces solutions et comment se différencient-elles ? Découvrez les fonctionnalités et les différences entre des outils tels que Zeendoc, Google Drive et Dropbox.
GED vs. Cloud : définition et fonctionnalités de ces solutions
La GED et le cloud sont essentiels dans le paysage numérique d'aujourd'hui. Ces outils sont des réponses à la nécessité croissante de gérer efficacement les flux de données. Ils partagent certains objectifs fondamentaux et concepts clés. Que ce soit pour les entreprises, les organisations ou les particuliers, il s'agit de stocker, organiser et accéder aux données de manière sécurisée et efficace.
En effet, les deux solutions offrent une accessibilité accrue aux données. Elles permettent aux utilisateurs d'accéder à leurs documents depuis n'importe où, à tout moment, avec une connexion Internet. Pour les entreprises, cette accessibilité favorise la collaboration à distance et améliore l'efficacité et la productivité des équipes.
Cependant, malgré leurs similitudes, la gestion électronique de documents et le cloud représentent deux approches distinctes de la gestion des données. Chacune possède ses propres caractéristiques et offre des avantages uniques.
Le cloud : outil de stockage de fichiers en ligne
Le cloud offre un espace de stockage en ligne accessible depuis tout appareil connecté à internet. Il assure une accessibilité totale aux documents, tout en offrant une flexibilité et une économie significatives par rapport aux solutions de stockage classiques comme les serveurs.
En effet, vous pouvez payer un simple abonnement mensuel ou annuel pour bénéficier de capacités de stockage en ligne évolutives et adaptées à vos besoins. Vous pouvez ainsi réduire les coûts liés au stockage physique, à la maintenance et à la mise à niveau des équipements.
Les services cloud tels que Google Drive et Dropbox vont au-delà du simple stockage en ligne. D'une part, ils offrent des fonctionnalités qui améliorent la productivité et le travail d'équipe. Google Drive, par exemple, permet la collaboration en temps réel. Plusieurs collaborateurs peuvent travailler simultanément sur un même document, voir les modifications en temps réel et communiquer via le chat intégré.
D'autre part, les services cloud proposent des fonctionnalités de synchronisation avancées. Les clients peuvent synchroniser automatiquement leurs fichiers et leurs dossiers entre différents appareils. Par exemple, lors d'un déplacement, vos collaborateurs peuvent modifier un fichier sur leur ordinateur portable et retrouver leurs modifications instantanément sur leur téléphone portable ou leur tablette.
La GED : solution de gestion électronique des documents
La GED est un système informatisé conçu pour organiser et gérer les documents de manière efficace. C'est plus qu'une simple solution de stockage de fichiers. La GED offre des fonctionnalités avancées telles que la sécurité renforcée, la traçabilité des documents et la collaboration en temps réel.
La GED permet la conversion des documents physiques au format numérique. Cette dématérialisation vous permet de stocker, organiser et gérer efficacement vos informations de manière électronique. Cette approche offre plusieurs avantages, notamment la réduction significative de l'utilisation de papier ainsi que la simplification des processus de recherche documentaire.
Comme Google Drive, les logiciels de GED tels que Zeendoc permettent la collaboration en temps réel. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément sur un même document et échanger des commentaires. Les modifications apportées à un document sont synchronisées en temps réel entre les différents utilisateurs et services au sein de l'entreprise. Ceux-ci ont tous accès à la version la plus récente des documents.
Cependant, contrairement au cloud, la GED offre une traçabilité des documents. Vos collaborateurs pourront suivre l'historique complet des modifications apportées à un document et accéder à ses versions précédentes. Cette fonctionnalité de traçabilité est essentielle pour garantir la conformité aux réglementations et la transparence des informations.
En outre, les systèmes de GED mettent en œuvre des mesures de sécurité robustes. Celles-ci comprennent le contrôle d'accès basé sur les rôles, le chiffrement des données et la protection contre les accès non autorisés. Cette sécurité renforcée est cruciale en entreprise, notamment pour la protection des données sensibles des collaborateurs.
GED vs. Cloud : les différences clés de chaque solution
En comparant la GED et le Cloud, plusieurs différences significatives émergent :
- Stockage des données : le cloud utilise généralement un stockage décentralisé sur des serveurs distants gérés par le fournisseur de services cloud. Ainsi, les documents sont accessibles de n'importe quel appareil connecté à internet. Bien que la GED repose souvent sur un stockage local ou sur des serveurs dédiés de l'entreprise, de nombreux logiciels de GED s'appuient désormais sur le cloud. Ce fonctionnement permet de bénéficier à la fois des fonctionnalités de la GED et des avantages du stockage cloud.
- Sécurité des données : la GED offre généralement un niveau de sécurité plus élevé que les services Cloud grâce à la gestion des accès basée sur les rôles et au cryptage de l'information. En revanche, avec le cloud, vous pourriez avoir des préoccupations concernant la sécurité du contenu stocké sur des serveurs externes, en particulier hors de France.
- Conformité réglementaire : la GED se conforme souvent à des normes de sécurité strictes. Les fonctionnalités renforcées de la GED garantissent le respect des réglementations en matière de protection des données, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe.
- Traçabilité et gestion des versions : la GED offre une meilleure traçabilité des modifications et une gestion efficace des versions. Bien que certains services cloud soient capables de gérer les versions des documents, celles-ci sont limitées à un nombre restreint de sauvegardes. De plus, les informations sur les modifications sont moins détaillées.
- Intégration avec les outils de l'entreprise : les solutions cloud peuvent offrir une plus grande flexibilité en termes d'intégration avec d'autres outils et services. Par exemple, les développeurs peuvent créer des API personnalisées pour intégrer Google Drive et Dropbox avec une autre application. En revanche, les systèmes GED avec leur architecture plus complexe peuvent parfois être moins flexibles. Ils s'intègrent néanmoins aux outils de l'entreprise tels que le logiciel comptable.
- Coûts des solutions : les services Cloud ne nécessitent pas d'investissement dans des infrastructures logicielles et matérielles. Souvent plus économiques à court terme, ils sont généralement basés sur un modèle d'abonnement mensuel ou annuel. Ainsi vous pouvez payer uniquement pour les ressources que vous utilisez. En revanche, la GED peut vous offrir un meilleur retour sur investissement à long terme en garantissant un niveau élevé de sécurité et de conformité.
Zeendoc : avantages de la solution GED pour votre entreprise
Zeendoc se distingue comme une solution avancée de gestion électronique de documents pour une dématérialisation complète de vos processus documentaires, des factures clients aux dossiers fournisseurs. Elle permet notamment :
- l'archivage électronique des documents ;
- l'accès pratique à l'information grâce à l'application mobile ;
- le travail collaboratif, le partage de contenu et la recherche de documents ;
- l'automatisation des flux de travail ;
- l'intégration à votre système, notamment l'export des factures vers votre logiciel comptable.
De plus, contrairement aux solutions de stockage cloud grand public, Zeendoc assure une sécurité renforcée avec une redondance des données sur des serveurs distants en France, ainsi qu'un cryptage des données lors de leur transfert et stockage.
Le choix entre la GED et le cloud dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise. Alors que le cloud et des applications comme Google Drive et Dropbox proposent un stockage et une accessibilité facilités, la GED offre une gestion intégrée et sécurisée des documents. Cependant, avec un outil GED basé sur le cloud tel que Zeendoc, vous pouvez combiner les avantages des deux solutions.
