Facturation électronique obligatoire : comment ça marche ?

La France, ainsi que de nombreux pays dans le monde, adopte peu à peu le format numérique pour les factures. Après une première phase déjà en place depuis 2020, le calendrier se précise pour toutes les entreprises en B to B, dès lors que leurs clients sont établis en France. Faisons le point sur la facturation électronique obligatoire. De quoi s’agit-il ? Quelles sont les échéances ? Quels sont les atouts du processus pour votre entreprise ?

Facturation électronique dans les entreprises : définition, caractéristiques et enjeux

Vous entendez parler de plus en plus de facturation électronique obligatoire. En effet, le déploiement dans toutes les entreprises approche. Mais savez-vous en quoi consiste cette réforme, d’abord européenne, puis française ?

Les critères incontournables des factures au format électronique

La France avance peu à peu vers le tout électronique pour la facturation en entreprise. Pour pouvoir bénéficier de cette appellation, une facture doit toutefois respecter un formalisme précis. Ainsi, ne la confondez pas avec une facture dématérialisée par le scan d’un document papier au format PDF. La facture électronique suit un processus numérique du début à la fin. Elle se crée, se transmet, se réceptionne et s’archive obligatoirement dans un tel format. Les systèmes de traitement devront en outre garantir l’authenticité du document, son intégrité et sa lisibilité.

Les formats de la facturation électronique obligatoire

La DGFIP (Direction générale des finances) a défini trois formats pour les factures électroniques :

• La Factur X et XML UBL / CII que toutes les entreprises devront être en mesure d’accepter et que les PDP et PPF devront traiter ;
• La CII et UBL, deux formats qui sont des fichiers XML.

Les variantes d’UBL et EDIFACT seront échangées uniquement entre PDP et devront subir une extraction des données demandées par la PPF

Facturation électronique : les objectifs de la réforme fiscale française et européenne

Avec cette réforme de la facturation, le législateur poursuit deux objectifs principaux. D'une part, il souhaite aider les entreprises dans leur suivi administratif et contribuer à réduire significativement les coûts de traitement des factures. Il vise aussi l’accélération des paiements afin d’améliorer la trésorerie des sociétés.

D'autre part, l’enjeu consiste à réduire la fraude fiscale à la TVA. En contraignant le contribuable professionnel à utiliser la facture électronique, ainsi que les plateformes de dématérialisation, le législateur vise le contrôle des déclarations de TVA avec la facturation. Il souhaite à terme les préremplir. En effet, la réception des données provenant des plateformes PDP rendra possible ce traitement automatisé pour la TVA.

Rôle du portail public de facturation (PPF) et des plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) pour l'obligation de factures électroniques

Pour faciliter et assurer l'envoi et la réception des factures électroniques et des données d'e-invoicing et d'e-reporting, un système a été mis en place avec les acteurs impliqués :

• Les prestataires de service (Opérateurs de Dématérialisation) aident les entreprises avant et après l'envoi des factures électroniques pour faciliter le processus de transmission des données ;
• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont autorisées à envoyer et recevoir les factures électroniques entre les entreprises et à transmettre les données de reporting au Portail Public de Facturation (PPF) pour les entreprises qui les utilisent ;
• Le Portail Public de Facturation (PPF) est un système qui permet aux entreprises d'envoyer et recevoir des factures électroniques ainsi que des données de reporting directement à l'administration fiscale. Les entreprises peuvent choisir d'utiliser ce système pour gérer ces transactions.

À noter : Comme mentionné dans le calendrier des plateformes PDP, le service d’ouverture d’immatriculation des PDP sera ouvert à partir de septembre/octobre 2023, date à laquelle seront connus et validés les acteurs.

Périmètre de l'obligation de facture électronique

La prochaine étape de la facturation électronique obligatoire concerne les relations entre tous les assujettis à la TVA domiciliés en France. Il s’agit donc des relations du type B to B sur le territoire français. On parle d’e-invoicing. Par ailleurs, les textes obligent également à transmettre, non pas des factures électroniques, mais des données électroniques dans certains cas. Cette disposition fiscale concerne les autres opérations, les ventes du type B to C, les exportations et les livraisons intracommunautaires. Cette obligation porte le nom d’e-reporting. Ces échanges devront aussi se piloter avec les PDP.

Calendrier de déploiement de la facturation électronique obligatoire en France

La facture électronique a mis des années à se déployer en France. Désormais, les choses se précisent avec l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021. Entrons dans le détail de ce qui vous attend.

Rappel des textes qui régissent la réforme des formats de factures électroniques

Le titre de cette ordonnance de septembre 2021 parle de lui-même : la généralisation de la facture électronique dans les transactions entre assujettis à la TVA et à la transmission des données de transaction. Elle fait suite à des années de travaux et de réflexion afin de déployer en France les directives européennes en la matière. Citons notamment le règlement (UE) n° 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.

Nous vous conseillons aussi de consulter le dossier de spécifications externes de la facturation électronique. C’est l’agence pour l’informatique financière de l’État qui l’a établi en septembre 2021. C’est un support technique très complet pour la mise en place du processus, dans le respect des obligations fiscales.

La facture électronique obligatoire pour les relations entreprises - gouvernement

Cette étape est d’ores et déjà en place depuis janvier 2020 dans toutes les entreprises qui présentent des opérations avec le secteur public. L’utilisation du portail public de facturation (PPF), du nom de Chorus Pro, est obligatoire pour ces factures électroniques.

L'échéance unique de la facturation électronique obligatoire en réception

L’étape suivante concerne donc les relations B to B pour les assujettis établis en France. Le calendrier prévoit deux types d’échéance, une pour la facture entrante et une autre pour la sortante. Quelle que soit la taille de l’entreprise, dans tous les cas, elle doit être en mesure d’accepter la facture au format électronique en réception des fournisseurs.

Cette échéance arrivera très vite. Commencer par dématérialiser les flux papier entrants constitue une première étape que nous recommandons fortement. Zeendoc, expert du domaine, vous accompagne dans ce processus pour la gestion numérique du dossier fournisseur de A à Z.

Les échéances pour la facturation électronique obligatoire en récéption dès 2026

Suite au dernier amendement du gouvernement, publié en novembre 2023, la réforme de la facture électronique obligatoire évolue.

Le Sénat adopte un amendement qui pourrait venir modifier à nouveau le calendrier de déploiement de la réforme sur la facturation électronique obligatoire. Adopté contre l'avis du gouvernement, il risque cependant de ne pas être maintenu à l'Assemblée nationale qui examinera en seconde lecture le PLF 2024 du 14 au 15 décembre prochain.

Ci-dessous, les nouvelles dispositions adoptées par le Sénat :

• 1er juillet 2025 : Réception pour toutes les entreprises et émission pour les grandes entreprises.
  
• 1er septembre 2026 : Émission obligatoire des factures pour les entreprises de taille intermédiaire. 
  
• 1er septembre 2027 : Émission obligatoire des factures pour les PME et microentreprises.

Si une PME choisit d'utiliser des factures électroniques, est-ce que cela s'applique à toutes ses factures ou peut-elle encore choisir entre les deux formats jusqu'à ce que la réforme entre en vigueur ?

• Tant que l'entreprise n'est pas soumise à l'obligation d'émission, elle peut transmettre tout ou une partie de ses factures sous format papier. Cependant, il est conseillé à ces entreprises de le faire conformément aux modalités applicables. Une entreprise qui souhaiterait entrer dans le dispositif avant la date d'entrée en vigueur qui lui est applicable devra nécessairement passer par une plateforme partenaire et émettre ses factures sous format électronique.

La facturation électronique : une obligation qui présente de nombreux atouts

La facturation électronique telle que décrite dans cet article revêt certes un caractère obligatoire. Toutefois, ne vous arrêtez pas à cet aspect. Elle constitue en réalité une solution organisationnelle très intéressante pour toutes les entreprises.

Fluidifier l'administratif : gestion comptable, TVA, paiements et transmission de l'information

Avec cette obligation à venir, l’administration vise aussi la simplification et la fluidification des processus et traitements, notamment l’accélération des paiements. Ce n’est pas un vœu pieux. En effet, disposer de toutes les étapes d’un dossier fournisseur archivées et consultables en ligne et de n’importe où aide la gestion administrative.

Le valideur de factures fournisseurs n’a plus d’excuses pour retarder le traitement des documents, même en cas d’absence du bureau. Les processus proposés par les applications de dématérialisation comme Zeendoc offrent aussi de multiples possibilités de notifications et de contrôles. Ils rendent les échanges et le traitement de l’information plus agiles.

La facturation électronique obligatoire, c’est pour demain. Avec toutes ces informations sur son fonctionnement et le cadre légal de l’administration fiscale, nous recommandons de ne pas attendre. Commencez déjà par la mise en place de la dématérialisation des factures fournisseurs dont la réception s’opère au format papier. Vous franchirez ainsi une marche importante dans l’organisation administrative de l’entreprise. Zeendoc vous accompagne dans la mise en œuvre de ce processus. Nous vous épaulons aussi pour les étapes suivantes. Contactez-nous pour faire le point sur la manière de procéder !