5 enjeux concrets de la dématérialisation comptable en entreprise

Les entreprises sont encouragées à opérer leur transformation digitale dès à présent, sans attendre l'obligation de facture électronique qu'apporte la réforme. Les nombreux bénéfices d'un tel projet devraient convaincre beaucoup de professionnels de franchir le pas. Nous avons sélectionné les 5 enjeux de la dématérialisation comptable les plus importants : amélioration de la performance, de la trésorerie, de la sécurité des données, des échanges inter-entreprises et de l'attractivité des métiers. En outre, avec un logiciel de GED, vous vous préparez tranquillement à la facture électronique obligatoire.

1. Accroissement de la performance économique des entreprises grâce aux logiciels de dématérialisation comptable

Passer à une gestion électronique des factures et plus largement de tous les documents administratifs contribue à améliorer l'ensemble du fonctionnement de l'entreprise. C'est donc un moyen d'augmenter la performance globale économique et financière.  

Établir les documents comptables de l'entreprise plus vite à la clôture et chaque mois 

Plus la comptabilisation et la validation des factures s'accélèrent, plus l'entreprise peut disposer de ses résultats financiers périodiques et annuels rapidement. Le gain de temps dans ces processus administratifs démarre dès la collecte des commandes et factures. 

La gestion électronique des documents (GED) permet justement de le faire. Les factures au format PDF ou les photos des justificatifs se déposent par exemple sur une plateforme, au fil de l'eau, tout au long du mois. L'océrisation, soit la lecture optique des caractères, conduit à automatiser la saisie des écritures comptables. 

Dégager plus de temps pour l'analyse des informations comptables par le contrôle de gestion 

Avec l'accélération de la sortie des résultats mensuels, les données sont disponibles rapidement pour l'analyse et l'établissement du reporting financier. Les services administratifs et de gestion exploitent ce temps que la dématérialisation comptable leur procure pour apporter plus d'éclairages, de conseils et d'analyses. Quel que soit le secteur d'activité, mettre en place un système de gestion électronique des factures déporte fortement le travail après la saisie automatique des écritures. 

Transmettre les informations financières plus vite pour faciliter la décision dans l'entreprise 

Diriger c'est prévoir et décider. Plus les dirigeants d'entreprise reçoivent leur tableau de bord tôt dans le mois, plus ils disposent d'éléments utiles à leurs prises de décision. Et plus ces décisions s'avèrent pertinentes. Ce processus vertueux fait partie des avantages qu'apporte indéniablement la dématérialisation comptable. 

2. Amélioration de la trésorerie de l'entreprise du fait d'un paiement accéléré des factures

L'autre enjeu immédiat en matière de performance, c'est la trésorerie. Toutes les entreprises recherchent des solutions pour améliorer leur position de cash. C'est une des priorités dans les services financiers. La dématérialisation de la facturation avec la réduction du papier, y contribue. 

Rendre les processus d'administration des ventes plus fluides pour une émission de factures plus rapide

Le premier point pour accélérer le paiement du client, c'est d'organiser un service d'administration des ventes afin d'émettre chaque facture très vite. En adoptant des outils de dématérialisation, vous rendez plus fluide le processus de facturation. Or, plus le client reçoit rapidement sa facture, plus il est en situation de la régler sans tergiverser. 

Accélérer la résolution des litiges et la validation des factures et documents électroniques 

Avec la dématérialisation, tous les documents sont accessibles sur une plateforme, du contrat à la facture, en passant par le devis, le bon de commande et le bon de livraison. C'est le cas pour la digitalisation des factures clients, mais pas seulement. 

Pour chaque fournisseur, organisez le circuit dématérialisé de vos flux achats. Déployez des workflows de validation en ligne accessibles aux différents services de l'entreprise. 

Dans tous les cas, le format électronique facilite le rapprochement des pièces entre elles, leur contrôle et leur validation. C'est une solution pour réduire les erreurs et pour identifier les litiges. 

Améliorer les délais de paiement grâce à la dématérialisation des factures 

Plus les factures entre entreprises s'émettent et se vérifient vite, plus le paiement peut se générer rapidement. C'est le cercle vertueux attendu de la dématérialisation comptable. En améliorant les délais de paiement des fournisseurs, une entreprise sécurise en outre ses approvisionnements. Elle accroît la confiance vis-à-vis de chaque partenaire économique. 

Ajoutons que la réforme de la facture électronique comporte un volet d'information du fournisseur, pendant toute la durée de vie de la facture. Ce dernier connaîtra ainsi régulièrement l'avancement du traitement de chaque facture chez son client au travers des statuts.

3. Renforcement des relations inter-entreprises avec les clients et les fournisseurs

La performance de l'entreprise repose aussi sur le renforcement des relations et l'amélioration des échanges avec chaque partenaire économique, client comme fournisseur.  

Simplifier la collecte des factures auprès des fournisseurs et offrir le même service aux clients 

Avec la dématérialisation des flux comptables, le fournisseur ou le client dépose ou collecte chaque document électronique en quelques clics sur une plateforme. En offrant ce service à chaque partenaire, vous lui simplifiez la tâche sur le plan administratif. C'est un système qui ne peut que contribuer à améliorer ses propres processus comptables. 

Rendre l'avancement du traitement des factures visible pour les fournisseurs 

Les fournisseurs apprécient avec la gestion électronique de vos factures le fait de connaître l'avancée du traitement de chaque document dans votre propre entreprise. C'est exactement ce qu'offre la réforme de la facture électronique, comme évoqué, avec le suivi des statuts de chaque facture. Vous évitez ainsi aux fournisseurs les appels et relances multiples. 

Faciliter avec un logiciel de dématérialisation comptable l'identification des litiges et leur résolution 

En outre, dématérialiser ses flux achats comporte d'autres avantages. C'est un processus qui facilite le contrôle des factures par rapport aux bons de livraison valorisés au tarif de la commande. Les écarts se traitent plus aisément et les litiges identifiés trouvent une résolution plus rapide.

4. Un processus intéressant pour faciliter le recrutement dans le secteur administratif et comptable

Depuis quelques années, les services financiers peinent à recruter et à conserver les talents. Là encore, les enjeux de la dématérialisation comptable sont bien réels. 

Suppression de la saisie des factures papier, une gestion administrative peu valorisante et chronophage 

La forte réduction de la saisie manuelle des écritures fait partie des avantages immédiats de la facture électronique ou de la dématérialisation des flux de factures au format papier. C'est un processus qui permet d'éradiquer les tâches fastidieuses et sans grande valeur ajoutée. C'est justement le type de travail qui rebute en particulier les jeunes recrues.  

Réduction des erreurs manuelles et des contrôles grâce à l'automatisation des écritures comptables 

L'automatisation comptable apporte de la sérénité dans le travail. Elle réduit le besoin de contrôles du fait d'un risque d'erreurs moindre, par rapport à une saisie des factures purement manuelle. C'est aussi un des avantages des processus que comporte un logiciel de dématérialisation. Il participe ainsi à accroître l'attrait des métiers autour de l'administration des ventes et de la comptabilité. En outre, l'utilisation de formulaires dans la GED Zeendoc permettra également la réduction d'erreurs.

Amélioration de l'environnement de travail : moins de papier et plus de gestion électronique 

Les jeunes générations, habituées au zéro papier dans leur vie privée, apprécient ce mode de fonctionnement. En optant pour la dématérialisation comptable, vous leur offrez un environnement professionnel en phase avec l'évolution des technologies. De plus, la dématérialisation avec l'automatisation de la comptabilité fait émerger de nouveaux métiers autour du pilotage des données : data controller, data processor, data analyst, data scientist, data manager, business analyst, etc.

5.  Apport de solutions pour mieux sécuriser les données lors du traitement comme de l'archivage

L'accroissement des données dans les entreprises met aussi en évidence un besoin grandissant de les sécuriser. La gestion de flux dématérialisés y contribue. 

La dématérialisation et la GED, des solutions pour répondre aux normes fiscales 

La facturation doit respecter des règles édictées tant par le Code de commerce que par le Code général des impôts. Chaque facture doit comporter des mentions obligatoires et se conformer au format prévu par la loi. En adoptant des outils de gestion électronique des documents, vous vous préparez à la future obligation de facturation électronique et à ses nouvelles normes. 

Un partenaire comme Zeendoc propose des services de dématérialisation en conformité avec les dispositions légales. Ainsi, nous réalisons déjà l'intégration de vos factures à destination du secteur public dans le portail Chorus Pro. Demain, nous vous offrons aussi nos services d'opérateur de dématérialisation (OD) afin de respecter les obligations fiscales relatives aux factures entre les entreprises privées. 

La dématérialisation comptable facilite la sécurisation et la confidentialité des données 

La sécurité des données d'entreprise constitue un réel enjeu. La gestion électronique des documents et en particulier de la facturation permet : 

• de gérer la confidentialité et protéger les données sensibles ; 
• d'automatiser les protocoles de sécurité, de la collecte à l'archivage des informations ; 
• de réaliser le chiffrement des données stockées selon des processus technologiques de pointe ; 
• de garantir la valeur probante et l'intégrité de chaque facture électronique, points essentiels sur le plan fiscal. 

Les enjeux de la dématérialisation des flux en entreprise sont nombreux. Le secteur administratif et comptable est particulièrement concerné. En adoptant de tels processus rapidement sans attendre l'obligation légale, vous vous préparez sereinement. C'est l'opportunité d'établir une cartographie des flux clients et fournisseurs et de dégager les cas d'usage à traiter de façon électronique. Vous pourrez ensuite choisir vos partenaires, OD ou PDP, afin de transmettre les factures aux clients ainsi qu'au PPF, le portail public de facturation. Zeendoc propose une méthodologie pour déployer un tel projet. Consultez notre livre blanc en vue de la facture électronique obligatoire en 2026.