FAQ : Facturation électronique obligatoire

La facturation électronique, une pratique qui révolutionne la manière dont les entreprises émettent et reçoivent des factures, deviendra obligatoire en France à partir de 2026. Ce changement majeur, s’étalant jusqu’en 2027, nécessite une compréhension approfondie de ce qu’est la facturation électronique, de son fonctionnement et de la manière dont les entreprises peuvent se préparer à cette transition.

Qu’est-ce que la Facturation Électronique?

La facturation électronique, aussi connue sous le terme de e-invoicing, est le processus par lequel les factures sont générées, transmises et reçues dans un format électronique structuré, permettant ainsi leur traitement automatisé. Cette pratique remplace les factures papier traditionnelles, offrant une plus grande efficacité, une meilleure précision et des économies de coûts.

Traditionnellement, la facturation impliquait l’impression, l’envoi et le stockage de factures physiques, un processus coûteux et inefficace. Avec la facturation électronique, tout cela est éliminé. Les factures sont créées numériquement, envoyées via Internet et stockées électroniquement. Cela signifie moins de coûts de matériel et d’expédition, moins de temps passé à gérer les factures physiques et moins d’espace nécessaire pour le stockage des factures.

Pourquoi la Facturation Électronique est-elle Obligatoire?

L’obligation de la facturation électronique a été introduite par la loi de finances rectificative pour 2022, avec pour objectif de promouvoir la numérisation, d’améliorer la transparence et de lutter contre la fraude fiscale. De plus, elle offre aux entreprises l’opportunité de gagner du temps, d’améliorer leur gestion des flux de trésorerie et de réduire leur empreinte écologique.

La facturation électronique permet une plus grande traçabilité des transactions, rendant plus difficile pour les entreprises d’éviter de payer des taxes ou de commettre des fraudes. Elle permet également aux autorités fiscales de recueillir plus facilement des données sur les transactions commerciales, ce qui peut aider à lutter contre l’évasion fiscale et à augmenter les recettes fiscales.

En outre, la facturation électronique peut améliorer l’efficacité des entreprises en réduisant le temps nécessaire pour traiter les factures. Cela peut libérer du temps pour se concentrer sur des activités plus productives. Elle peut également aider les entreprises à gérer leur trésorerie plus efficacement, car elles peuvent suivre plus facilement leurs factures et recevoir des paiements plus r

Calendrier de Déploiement de la Facturation Électronique

Dans le cadre du projet de loi de finances pour 2024, un amendement (N°I-5395) en date du 17/10/2023 a détaillé le calendrier de la facturation électronique :

Septembre 2026 : Obligation pour toutes les entreprises de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront également émettre des factures électroniques.
Septembre 2027 : Les petites et moyennes entreprises (PME) et les très petites entreprises (TPE) seront tenues d’émettre des factures électroniques.

Ce calendrier donne aux entreprises le temps de se préparer à la transition vers la facturation électronique. Il est important que les entreprises commencent dès maintenant à planifier cette transition, car la mise en place d’un système de facturation électronique peut prendre du temps.

Quels sont les acteurs de la réforme sur la facture électronique obligatoire ?
Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le Portail Public de Facturation (PPF) est un service gratuit fourni par l’État français. Il s’agit d’un espace en ligne où les entreprises peuvent saisir, déposer et recevoir des factures électroniques. Le PPF est une option particulièrement intéressante pour les petites entreprises qui n’ont pas les moyens d’investir dans leur propre système de facturation électronique.

Le PPF offre plusieurs avantages. Tout d’abord, il est gratuit, ce qui peut permettre aux entreprises de réaliser des économies significatives. Ensuite, il est accessible à toutes les entreprises, quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Enfin, il est simple à utiliser, avec une interface conviviale et des instructions claires.

Cependant, le PPF a aussi ses limites. Par exemple, il ne propose pas autant de fonctionnalités qu’un système de facturation électronique payant. De plus, comme il est géré par l’État, il peut être affecté par des pro

Les Partenaires de Dématérialisation (PDP)

Les Partenaires de Dématérialisation (PDP) sont des entreprises privées qui fournissent des services de facturation électronique. Ils offrent une alternative au PPF pour les entreprises qui souhaitent bénéficier de fonctionnalités supplémentaires ou qui préfèrent confier cette tâche à un spécialiste.

Les PDP proposent généralement une gamme de services liés à la facturation électronique, tels que la création, l’envoi, la réception et le stockage des factures. Certains offrent également des services supplémentaires, tels que la gestion des paiements ou l’intégration avec d’autres systèmes de gestion d’entreprise. Zeendoc, votre solution GED préférée, sera partenaire PDP.

Choisir un PDP peut offrir plusieurs avantages. Par exemple, cela peut permettre aux entreprises de bénéficier de fonctionnalités avancées, de gagner du temps en automatisant certaines tâches, et d’améliorer leur conformité en s’assurant que leurs factures répondent à toutes les exigences légales.

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD)

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) sont également des acteurs clés de la facturation électronique. Ils jouent un rôle similaire à celui des PDP, mais ils se concentrent plus spécifiquement sur la transformation des factures papier en factures électroniques. Zeendoc est un opérateur de dématérialisation du fait de son activité historique.

Les OD proposent généralement des services tels que la numérisation des factures, leur conversion en un format électronique structuré, et leur transmission aux destinataires appropriés. Ils peuvent également fournir des services de stockage et de gestion des factures.

Utiliser un OD peut offrir plusieurs avantages. Cela peut permettre aux entreprises de numériser leurs processus de facturation sans avoir à investir dans leur propre équipement de numérisation. De plus, les OD ont généralement une expertise approfondie en matière de facturation électronique, ce qui peut aider les entreprises à éviter les erreurs et à respecter les réglementations.

En conclusion, le Portail Public de Facturation, les Partenaires de Dématérialisation et les Opérateurs de Dématérialisation sont des acteurs clés de la transition vers la facturation électronique en France. Chacun offre des avantages et des inconvénients différents, et le choix entre eux dépendra des besoins spécifiques de chaque entreprise.

Comment se Préparer à la Facturation Électronique Obligatoire ?

La préparation à la facturation électronique obligatoire nécessite une planification et une mise en œuvre soigneuses. Voici quelques étapes à suivre pour se préparer à cette transition :

Comprendre les Exigences Légales : Il est essentiel de comprendre les exigences légales associées à la facturation électronique. Cela comprend la connaissance des informations requises sur chaque facture, telles que le numéro SIREN et l’adresse de livraison des biens.
Choisir un Système de Facturation Électronique : De nombreux fournisseurs offrent des systèmes de facturation électronique avec différentes fonctionnalités. Il est important de choisir un système qui convient à vos besoins spécifiques. Certaines choses à considérer lors du choix d’un système comprennent la facilité d’utilisation, la compatibilité avec d’autres systèmes que vous utilisez, le coût et le niveau de support offert par le fournisseur. Une solution GED comme Zeendoc favorise le passage à la facture électronique.
Former vos Employés : Assurez-vous que vos employés sont formés à l’utilisation du système de facturation électronique. Ils devront comprendre comment émettre et recevoir des factures électroniques, ainsi que comment traiter ces factures. Cela peut nécessiter une formation spécifique, surtout si vos employés ne sont pas familiers avec la technologie.
Mettre en Place un Processus de Gestion des Factures : Il sera nécessaire de mettre en place un processus de gestion des factures électroniques. Cela comprend la réception, le traitement et le paiement des factures électroniques. Ce processus doit être efficace et bien organisé pour garantir que les factures sont payées à temps et que les erreurs

La facturation électronique obligatoire représente un changement majeur pour les entreprises françaises. Cependant, avec une bonne préparation, ce changement peut être une opportunité d’améliorer l’efficacité et la transparence des opérations commerciales. En prenant le temps de comprendre la facturation électronique et de mettre en place un bon système, les entreprises peuvent non seulement se conformer à la loi, mais aussi tirer parti des nombreux avantages de la facturation électronique.