Quels sont les outils numériques qui permettent la gestion électronique des données ?

Les outils numériques qui permettent la gestion électronique des données sont multiples. Il s'agit de logiciels ou de solutions dédiés à des processus distincts. On parle d'acquisition de données, de dématérialisation de documents, d'archivage électronique, d'organisation de l'information, ou encore de signature électronique. Zoom sur les outils de la GED.

Comment fonctionne l'acquisition des documents pour la GED ?

La gestion électronique des données fait appel à des processus distincts. Ils peuvent être intégrés dans une solution GED complète ou nécessiter l'utilisation d'un logiciel dédié pour chaque processus. La finalité étant de transformer des documents en fichiers pour permettre leur gestion électronique.

Un document qui n'est pas nativement numérique ou produit de manière numérique doit être numérisé. C'est le cas des documents papier de toutes sortes. Ils sont scannés et analysés pour permettre leur dématérialisation. Cette étape initiale utilise la lecture automatique de documents (LAD). Elle se compose principalement de trois outils.

• La reconnaissance automatique de documents : elle permet de déterminer la nature d'un document et des informations qu'il contient en s'appuyant sur des critères alphabétiques, numériques ou graphiques.
• La reconnaissance optique de caractères (OCR) : cet outil a pour mission de récupérer un texte depuis une image en comparant les caractères à sa base de données.
• La reconnaissance intelligente de caractères (IRC) : c'est un outil qui va au-delà des capacités de l'OCR, car il permet le traitement des caractères manuscrits.

L'indexation des documents numérisés, selon des critères prédéfinis, permet ensuite de faciliter leur recherche.

Quelle méthode de stockage pour un document numérique ?

À l'instar de l'armoire classeur pour les documents papier, un document numérique doit disposer d'un espace de stockage numérique. Celui-ci peut être un serveur sur le site de l'entreprise ou une solution de type cloud. Il ne faut pas le confondre avec un système d'archivage électronique (SAE), dont le but premier est de sécuriser l'information. C'est le fameux coffre-fort numérique.

À l'intégration d'un document au logiciel de GED, ce dernier lance un processus d'archivage automatique. Le logiciel gère l'espace de stockage dédié et organise le classement des données en fonction des critères choisis. Dès lors, le document est accessible dans l'interface du logiciel GED pour les utilisateurs autorisés. GED et SAE ne sont pas concurrents, mais complémentaires en fonction des types d’usages.

Qu'en est-il de la diffusion et du partage des documents électroniques ?

L'un des avantages de la GED est l'accès aux documents en temps réel, y compris en mobilité. Les utilisateurs autorisés peuvent consulter, envoyer ou encore partager l'information, suivant les fonctionnalités du logiciel de GED. La gestion de contenu permet aussi d'automatiser certains processus, comme transférer une copie de chaque réclamation au département qualité. Le travail des collaborateurs est grandement facilité.

Comment les outils numériques certifient-ils les documents contractuels ?

La gestion documentaire a fait un bond en avant avec la certification des documents numériques. La signature électronique permet de finaliser des contrats entre les entreprises et leurs clients à la place d'un échange de documents papier. Elle offre la même valeur juridique qu'une signature manuscrite sur papier, avec une sécurité accrue. De plus, l'horodatage des documents numériques fige dans le temps le document concerné. Ce procédé est reconnu comme preuve valable en cas de litige.