Pour faire une bonne GED, il faut déterminer les besoins spécifiques de son entreprise et créer des fonctionnalités en conséquence. Il est également primordial de s'assurer de la bonne sécurité des données lors de la gestion et de l'archivage des documents dans la GED.
Créer des fonctionnalités de GED en fonction des besoins des utilisateurs
Les solutions mises en place lors d'un projet de dématérialisation des documents et des processus diffèrent selon les entreprises. Faire une bonne GED, c'est avant tout créer un système numérique qui répond aux problématiques des collaborateurs et offre une solution adéquate. Il est donc important de prendre en compte le travail de chaque service et l'avis de chaque utilisateur dans la création d'un outil de Gestion Électronique des Documents. Il s'agit avant tout d'un travail collaboratif.
Une bonne GED permet le stockage, l'archivage, la gestion des flux de documents ou encore la simplification de la recherche documentaire. Mais l'organisation des outils de GED doit servir les objectifs de l'entreprise, comme automatiser les tâches répétitives (ex : validation de factures) ou arrêter définitivement le stockage de documents papier.
Assurer la sécurité des données lors des processus de gestion et d'archivage des documents
Une bonne GED doit assurer la sécurité de son contenu en fonction de l'importance de chaque document. Un logiciel de GED peut utiliser différents moyens pour protéger les informations des entreprises :
En général, un logiciel de gestion des documents administratifs provenant d'une entreprise spécialisée dans la GED répond à toutes ces exigences.
Factures
Contrats
Notes de frais
Bons et bordereaux
Contrats
HDS
Coffre-fort Numérique
Classement et recherche
Export Comptable
Procure to Pay
Partage
Publipostage
Achat
Finance
Santé
Collectivités-mairies
Transport
BTP
Professions réglementées
Immobilier
Industrie
Distribution