Comment envoyer une facture électronique ?

Vous souhaitez vous passer du papier pour émettre vos factures ? Passez à la facture électronique ! Pour envoyer une facture électronique, il vous faudra d'abord mettre en place un système pour générer des factures électroniques compatibles avec le droit. Vous devrez ensuite choisir d'envoyer vos factures au format structuré ou non structuré.

Générer une facture électronique

Le plus grand défi pour les entreprises souhaitant passer à la facturation électronique, c'est de créer des factures qui respectent la loi. En effet, la dématérialisation des factures ne peut se faire sans respecter un certain nombre règles. Cet ensemble de règles concernant la facture électronique est obligatoire. Les factures doivent contenir les mêmes mentions que sur une facture papier. L'intégrité de la facture doit également être assurée à l'aide de dispositifs de contrôle. Cela peut être grâce à une signature électronique, une piste d'audit fiable ou l'EDI (échange de données informatisé).

Envoyer une facture non structurée

Une facture électronique non-structurée est une facture qui reprend la forme d'une facture papier. Elles sont généralement produites au format PDF. Elles sont simples à générer et peuvent être simplement envoyées par mail. L'envoi de ce type de factures a néanmoins certains inconvénients. Le traitement par les clients nécessite une extraction des données. De plus, un mail peut facilement se retrouver dans les spams et ne pas être consulté.

Envoyer une facture structurée ou hybride

Les factures électroniques structurées représentent un ensemble de données structuré convenu entre le client et le fournisseur dans le cadre de l'EDI. La facturation hybride ajoute à ce type de facture une facture non-structurée au format PDF. L'envoi d'une facture électronique structurée présente l'avantage considérable de permettre un traitement optimisé en extrayant automatiquement les données essentielles. Il peut cependant être compliqué de mettre en place ce type de facturation. Les entreprises qui souhaitent recourir facilement à la facture structurée peuvent passer par une solution de GED comme Zeendoc.