Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

La dématérialisation des documents se fait en deux étapes. La première consiste à transformer les documents existants en fichiers électroniques. De nombreuses solutions le permettent :

• La première et la plus répandue est d’utiliser des logiciels gratuits qui permettent de le faire soi-même à l'aide d'une simple photo ou d'un scanner. Néanmoins, cette solution est fastidieuse quand on a des volumes à scanner et peut être risquée pour les entreprises en cas d’audit ou de litige…

• La seconde solution est de faire appel à des entreprises de numérisation. Elles s’occuperont de faire à votre place, le travail de numérisation, d’indexation, de stockage et d'archivage de ces données.

Dans un second temps – celle qui représente un véritable challenge pour les entreprises – c'est la Gestion électroniques des documents (GED) dématérialisé. Il faut donc imaginer un système d'information permettant de gérer automatiquement des documents numériques.

En théorie, tout document peut trouver son équivalent électronique. En pratique, la dématérialisation implique des moyens conséquents. Établir et entretenir un système d'information fiable et sécurisé nécessite de nombreuses ressources, qu'elles soient humaines ou matérielles. Toutes les entreprises ne peuvent pas se le permettre. D'autant que certains services administratifs génèrent des milliers voire des millions de pages par jour.
La dématérialisation est donc un choix judicieux pour les documents administratifs (Factures, contrats, bulletins de paie…) générant des volumes de stockage papier et de la perte de temps dans la recherche ou le traitement. Les nombreux avantages que la dématérialisation apporte amène la plupart des entreprises à adopter le virage du numérique.