Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

Un des principaux avantages des documents au format numérique, c'est qu'ils ne prennent pas de place. En effet, l'archivage des documents papier occupe énormément d'espace. Les entreprises produisent des milliers de documents par mois : leur stockage remplit parfois des pièces entières d’archives jamais consultées (dites archives mortes) mélangées à des documents papier encore d’actualité (dites archives vivantes) !
Avec la dématérialisation, l'ensemble des documents tient dans espace de stockage en ligne ou physique. Les solutions de type "cloud" permettent même de se dispenser de tout archivage physiquecar en France, l'administration fiscale reconnaît la même valeur juridique à un document électronique – copie ou original – qu'à son un document physique, à condition que des critères de numérisation et de stockage soient respectés.

Ce gain de place permet parfois d'alléger considérablement les coûts fonciers d'une entreprise. Plus besoin de pièces uniquement dédiées au stockage des documents. Or, l'immobilier pour une entreprise de petite et moyenne taille représente bien souvent un poids conséquent dans la compatibilité globale. Le contexte étant au télétravail, la dématérialisation pourrait même à terme mener les entreprises à se passer de bureaux.

Certains font appel à des prestations d’archives externes mais là aussi, cela a un coût et souvent un manque de flexibilité. Imaginez toutes les données et les documents de l'entreprise disponibles dans une base unique accessible par un navigateur internet à tout moment !

De plus, les documents papier représentent eux aussi des coûts. Papier, encre, imprimante, scanner, agrafeuses, affranchissements : quand une entreprise produit des centaines ou des milliers de documents par jour, la facture peut vite s'envoler. Avec la dématérialisation, ces coûts sont tout simplement supprimés.

Enfin, un système de gestion électronique de documents permetd'augmenter considérablement la productivité des collaborateurs. L'archivage des documents électroniques permet de trouver en quelques clics les informations dont on a besoin. De même, le classement, le suivi, la distribution… des documents numériques est la plupart du temps automatique, contrairement aux documents papier qui nécessitent une gestion conséquente impactant le temps qui y est consacré.

Par exemple, qu’ils soient liés au passé ou à l’activité de l’entreprise, les documents peuvent être rangés, rapprochés (rapprochement BL et facture), comparés (dépenses avec tel fournisseur), liés (comme un dossier RH avec toutes les pièces liées au salarié depuis son arrivée dans l’entreprise…)

En fluidifiant les processus de l'entreprise, les salariés sont à même de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Résultat : la productivité augmente significativement, et l'engagement des collaborateurs également. Ces derniers réclament souvent la dématérialisation des processus afin de se débarrasser des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.