Rester conforme à la loi

Dans un monde où les législations évoluent rapidement, la conformité réglementaire est un enjeu stratégique pour toutes les entreprises, petites ou grandes. Ne pas respecter ces obligations peut entraîner des conséquences graves : amendes financières, pertes de confiance de la clientèle, voire des litiges juridiques. À cela s’ajoutent les risques liés à la réputation, qui peuvent affecter durablement une entreprise sur le marché.

Pourquoi la conformité réglementaire est-elle cruciale pour votre entreprise  ?

Les défis liés à la conformité réglementaire ne se limitent pas à une simple compréhension des lois en vigueur. Ils incluent aussi la capacité à les appliquer correctement dans un cadre opérationnel. Les entreprises doivent, par exemple, veiller à archiver leurs documents conformément à des normes comme la NF Z42-013, protéger les données personnelles selon les exigences du RGPD et se préparer à la réforme de la facturation électronique obligatoire. Ces missions, souvent complexes, nécessitent des outils adaptés pour garantir un suivi efficace.

C’est là qu’intervient Zeendoc, une solution GED qui permet aux entreprises de rester en conformité, tout en automatisant une partie des processus pour un gain de temps et de sérénité.

Les principaux défis de la conformité réglementaire

Comment Zeendoc vous aide à garantir votre conformité ?

Un archivage électronique fiable et conforme aux normes

Zeendoc propose un système d’archivage pensé pour répondre aux exigences légales les plus strictes. Grâce à des fonctionnalités telles que l’horodatage, la signature électronique et la gestion des métadonnées, chaque document est classé, sécurisé et exploitable à tout moment. L’utilisation de ces outils garantit que les documents conservent leur intégrité, même en cas de contrôle ou de litige.

L’archivage répond également aux standards de la NF Z42-013, garantissant la pérennité des données et leur protection contre les risques de falsification ou de détérioration. Ces documents, qu’il s’agisse de contrats, de factures ou de pièces justificatives, restent donc légalement valides pendant toute leur durée d’exploitation.

Une conformité RGPD intégrée

La gestion des données personnelles est un enjeu crucial pour les entreprises depuis l’entrée en vigueur du RGPD. Zeendoc facilite cette gestion en automatisant l’identification et le classement des données sensibles. La solution permet également de tracer les traitements réalisés sur ces données, pour répondre rapidement aux demandes des clients ou des autorités compétentes.

Grâce à ces fonctionnalités, les entreprises peuvent prouver facilement qu’elles respectent les droits des utilisateurs, comme l’accès, la modification ou la suppression des données personnelles. Cet aspect est essentiel pour éviter les sanctions RGPD, qui peuvent représenter jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial d’une entreprise.

Une transition vers la facturation électronique en toute simplicité

La réforme de la facturation électronique impose des changements importants dans les pratiques des entreprises. Zeendoc anticipe ces besoins en offrant un convertisseur PDF vers Factur-X directement intégré à la solution. En plus de cette conversion, Zeendoc automatise l’envoi, la réception et le classement des factures selon les normes exigées par les autorités fiscales. Enfin, Zeendoc propose une offre de Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) grâce au partenariat stratégique avec Doxallia (Filiale du groupe Crédit Agricole), ce qui assure aux utilisateurs Zeendoc une conformité totale vis-à-vis de la réforme sur la Facturation électronique obligatoire.

En centralisant toutes les étapes du processus, Zeendoc simplifie la transition des entreprises et réduit les risques d’erreurs. Cette adaptation proactive garantit que votre activité continue de fonctionner sans interruption, même avec l’arrivée des nouvelles obligations légales.

Quels bénéfices concrets pour votre entreprise ?

Adopter Zeendoc pour répondre aux exigences réglementaires offre de nombreux avantages :

• Une gestion centralisée et optimisée des documents : Tous vos fichiers, qu’ils soient archivés ou en cours de traitement, sont accessibles depuis une plateforme unique.
• Une réduction des risques juridiques : Les audits sont simplifiés grâce à une traçabilité totale des documents et une conformité garantie aux normes légales.
• Un gain de temps précieux : La recherche de documents, souvent chronophage, devient quasi instantanée grâce au moteur de recherche intelligent de Zeendoc.
• Une tranquillité d’esprit pour vos collaborateurs : Les processus automatisés réduisent les erreurs humaines, tout en s’assurant que les obligations légales sont respectées en permanence.

Zoom sur les enjeux clés et chiffres de la conformité

La conformité réglementaire n’est pas un simple choix : c’est une nécessité stratégique. Quelques chiffres illustrent son importance :

• 48 % des entreprises déclarent que répondre aux obligations légales est l’un de leurs principaux défis administratifs (source : Insee).
• Une amende RGPD peut atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial, selon le montant le plus élevé (source : CNIL).
• Les audits deviennent plus fréquents : selon une enquête, 65 % des entreprises ont subi au moins un contrôle réglementaire dans les trois dernières années.