Quels sont les avantages de la signature électronique ?

La première raison qui pousse client comme entreprises à solliciter la signature numérique, c'est qu'elle fluidifie les échanges. Contrats, bons de commandes, devis… : tous les documents peuvent être validés en quelques minutes, où que la personne se trouve.  

Le processus de signature des documents papier étant supprimé, les services de ressources humaines, de compatibilité et administratif sont ainsi libérés de tâches chronophages  et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. C'est la productivité globale des entreprises qui se trouve améliorée grâce à la signature électronique car elle impacte positivement tous les services d’une entreprise (Direction, Commerce, Achats, RH….).

Entre le coût du papier, celui du matériel – imprimante, scanner, etc. – et le coût de déplacement et d'affranchissement, la signature électronique des documents permet de réaliser des économies conséquentes.  

Dans une optique de dématérialisation globale, l'entreprise peut également consacrer l'espace normalement alloué à l'archivage des documents à un autre usage, voire réduire ses locaux pour réaliser des économies.

Contrairement à certaines idées reçues, la signature électronique d'un document garantit une sécurité bien plus optimale que la signature manuscrite. En effet, pour que la signature électronique ait une valeur juridique, il faut qu'elle respecte de nombreux critères. Les documents signés numériquement sont cryptés de sorte qu'ils soient infalsifiables. De plus, un chemin de preuve permet à tout moment de remonter l'historique des signatures et des modifications du document. 

Le document signé de manière électronique garde à tout moment la trace de qui l'a envoyé, qui l'a reçu et quelles modifications lui ont été apportées. Autant de mesures de sécurité qui sont impossibles à garantir avec un document au format papier.

La signature électronique est très plébiscitée par le grand public et permet d'améliorer significativement l'expérience client. Surtout lorsque les clients d'une entreprise se trouvent à l'autre bout du monde, la signature électronique est une nouveauté plus que bienvenue. Quel que soit le contrat, il est signé en quelques clics et le client n'a pas à attendre des délais parfois très longs. 

S'ajoute à cela une image de modernité qui séduit les clients et atteste la volonté de l'entreprise de se placer sur un segment innovant. Résultat : le taux de transformation augmente en flèche dès lors que la signature électronique des documents est mise en place.

Le dernier grand avantage de la signature électronique, c'est qu'elle permet d'économiser une grande quantité de papier. Devoir imprimer en plusieurs exemplaires un document numérique pour pouvoir le signer et l’archiver est un véritable problème écologique.  

S'inscrivant dans une conscience écologique grandissante des entreprises souhaitant réduire leur empreinte carbone, la signature électronique est l'une des meilleures solutions pour économiser le papier et préserver nos forêts, surtout quand l’archivage des documents signés est fait en France (pays dont 18 % de l’énergie est produite par des énergies renouvelables, avec une part importante qui provient de l’hydraulique, pays ayant adopté une loi sur la transition énergétique portant à 40% les énergies renouvelables d’ici 2030), et stockés sur des Datacenters ayant une démarche « green » (énergie hydroélectrique, refroidissement par eau et non climatisés, économie circulaire…).