Quels sont les inconvénients de la gestion électronique des documents ?

Intégrer la gestion électronique des documents (GED) dans une entreprise ne présente (presque) que des avantages. Il existe néanmoins des points sensibles à envisager. Le coût de mise en place, la formation des collaborateurs et la sécurité des données peuvent être un frein à la transition numérique des entreprises.

Pourquoi une solution GED n'apporte-t-elle pas que des avantages ?

Mettre en place une gestion électronique des documents dans une entreprise est une véritable révolution. La réussite du projet implique une large adhésion des collaborateurs. Il faut que chacun comprenne et accepte les enjeux de l'abandon du papier au profit de la dématérialisation de l'information. Le défi que représente la mise en place d'une nouvelle organisation du travail dans l'entreprise peut s'avérer complexe.

Les inconvénients d'une solution GED sont-ils nombreux ?

Ce n'est pas le nombre, mais bien l'importance des inconvénients de la GED qui peut rebuter certaines entreprises. À commencer par le coût, dont on peut douter qu'il soit rentabilisé. Les difficultés de mise en place et les problèmes de sécurité génèrent encore de l'inquiétude chez les décideurs. Néanmoins, à y regarder de plus près, mieux vaut parler de risques que d'inconvénients. La bonne nouvelle est que des solutions comme Zeendoc existent et que les avantages de la gestion documentaire électronique sont bien réels.

Les coûts de mise en place d'une GED sont-ils prohibitifs ?

Tout dépend de la solution choisie. Un système GED sur site nécessite un outil informatique performant, capable d'intégrer le logiciel GED dans son infrastructure. Il faut également prévoir des unités de stockage, physiques ou de type cloud, capables d'accepter un volume de données important. Cette configuration peut représenter des coûts importants qu'il faudra amortir.

Une GED de type software as a service (SAAS) est une bonne alternative. Les investissements sont limités, les logiciels sont évolutifs et gérés par l'éditeur, comme le stockage des données. L'entreprise n'a pas à se soucier de la maintenance informatique ni des montées de version de logiciels. L'utilisation d'une GED adaptée à l'entreprise génère, a minima, une réduction des coûts de papier, de consommables et d'envoi de documents.

La formation des utilisateurs est-elle un frein à la mise en place d'une GED ?

En entreprise, il n'est pas toujours simple de modifier le mode de travail des collaborateurs. On prend le risque de se heurter à des phrases du type "Pourquoi changer ? On a toujours fait comme ça". Le défi consiste à démontrer les avantages de la GED : recherche et traitement d'informations facilités, gain de temps et de productivité. Une fois l'adhésion obtenue, il faudra former les utilisateurs afin qu'ils acquièrent la maîtrise de leur nouvel outil. Ne proposez pas une activité à un collègue non qualifié pour celle-ci.

La sécurité des documents est-elle critique avec une GED ?

Chacun sait que la sécurité des services informatiques est un réel problème. Il est bon de rappeler que plus de 80 % des fraudes informatiques sont dues à une erreur ou à une négligence humaine. La gestion électronique des données garantit une sécurisation optimale de chaque document. Le risque vient donc essentiellement des échanges de documents, de leur traitement et de leur archivage. Des processus d'accès sécurisés sont donc la clé de voûte de l'intégrité des données de l'entreprise.