Comment choisir son logiciel de GED ?

Évaluer ses besoins en gestion documentaire avant de choisir son logiciel de GED

Une entreprise doit connaître ses différents besoins avant de commencer sa recherche de logiciel de Gestion Électronique des Documents. Il faut déterminer le volume de fichiers électroniques et de documents papier traité mensuellement. En fonction des données recueillies, l'entreprise doit lister les outils, services et fonctionnalités de GED qu'il va falloir mettre en place (travail collaboratif, workflow).

Une fois qu'on connaît ses critères, il est possible de commencer à établir un classement des différents éditeurs de GED qui proposent des solutions adaptées. Avant de choisir son logiciel de GED, il est important de vérifier sa compatibilité avec son SI (Système d'Information).

Les logiciels de GED proposent tous à leurs clients des services de stockage des données, archivage électronique ou une encore une solution de recherche de document simplifiée. Jeter un œil aux avis utilisateurs peut parfois aider à faire un choix d'éditeur, notamment en ce qui concerne le service client. Mais il est encore plus important de s'assurer que l'outil de GED est adapté aux processus métier de l'entreprise et à son secteur d'activité.
Par exemple, les besoins d'un cabinet d'expertise comptable en ECM (Entreprise Content Management) seront différents de ceux d'une entreprise de BTP. De plus, l'informatique et la Gestion Électronique des Documents se développent sans cesse. C'est pourquoi il vaut mieux se tourner vers un éditeur proposant un service évolutif et des mises à jour régulières au moment de choisir son logiciel de GED.