Comment archiver des documents avec la GED ?

Un archivage automatique dans la GED

Dès la numérisation d'un document d'entreprise et son intégration au logiciel de GED, un processus d'archivage automatique se lance. Une solution de stockage et de classement adaptée est immédiatement mise en place. L'organisation du stockage des documents se fait en fonction du :

• type du document (factures électroniques, notes de frais) ;
• type du fichier et de son contenu (ex : document texte PDF) ;
• et de la durée de conservation documentaire nécessaire.

L'utilisateur d'un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) se charge seulement du dépôt des fichiers, et éventuellement de les archiver dans un Système d'Archivage Électronique (SAE) séparé, une fois que leur cycle de vie touche à sa fin.

Contrairement au SAE, archiver des documents avec la GED permet aux utilisateurs et aux entreprises de modifier leurs données ou de les supprimer. Le but des solutions numériques d'une GED est de faciliter l'accès aux différents documents et le traitement des informations via des archives ludiques. Les fonctionnalités des logiciels de Gestion Électronique des Documents servant à retrouver un fichier numérique sont multiples :

• recherche via mots-clés ("factures clients", "contrats de vente") ;
• recherche via un mot ou une phrase d'un document texte ;
• accès à un document via des fichiers liés (même client, même dossier, etc.).

La GED permet de faire coexister plusieurs versions d'un même document. Les fichiers ne sont pas scellés dans une GED, mais leur archivage électronique garantit tout de même leur intégrité, notamment grâce à des fonctionnalités permettant de gérer les droits d'accès des utilisateurs.