Pourquoi la dématérialisation ?

Pourquoi, en France, la dématérialisation s'impose-t-elle dans le milieu de l'entreprise ? Écologique, en adéquation avec les mutations du travail et avec l’évolution de la législation, la dématérialisation est une étape logique favorisant les échanges entre professionnels ou d’un professionnel vers des particuliers (signature de CGU par exemple ou envoi de courriers….) tant au niveau national qu’international.

La dématérialisation se démocratise parce que le droit le permet

Jusqu'à peu, il existait un certain flou juridique concernant le passage au numérique des entreprises. La gestion des contrats et des fiches de paie, entre autres, soulevait des questionnements quant à la sécurité et la légalité des systèmes d'information électroniques mis en place.

Or, depuis le début des années 2000, le "droit de la dématérialisation" n'a cessé de s'enrichir : Article 1366Modifié par Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016

« L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité

L'État, désirant réduire les émissions de documents papier et faciliter la transparence, encourage même les entreprises à prendre le virage de la dématérialisation. Pour exemple : la loi El Khomri qui, dès début 2017, a rendu possible le fait de dématérialiser les fiches de paie sans l'accord préalable des salariés.

En créant un environnement législatif propice au numérique, la France participe activement à la dématérialisation de l'entreprise.

Pourquoi la dématérialisation ? Parce qu'elle est bonne pour l'environnement !

Factures, contrats, devis, bons de commande, bulletins : les entreprises produisent des millions de documents chaque année. Les ressources en papier que ces processus engendrent, en plus de leur transport, sont préjudiciable pour la planète.

Le document électronique représente ainsi une solution alternative. L'objectif pour les années à venir, c'est le zéro papier. C'est en partie pour cela que la France légifère dans le sens de la numérisation des documents.

La dématérialisation est adaptée aux nouvelles façons de travailler

Ce qui explique l'intérêt croissant des entreprises pour la dématérialisation des documents, c'est que ce traitement des informations est parfaitement adapté aux nouvelles façons de travailler.

Transparence et fluidité entre les collaborateurs, avec les fournisseurs et les clients, accès aux documents partout et tout le temps, télétravail facilité : la mode est aux méthodes souples, et les services électroniques apportent indéniablement un gain de productivité. Ce sont donc souvent les employés eux-mêmes qui sollicitent la dématérialisation.

Le format papier est tout autant rejeté par les clients qui, eux aussi, ont adopté de nouvelles habitudes. Fournisseurs comme clients ne voient plus la signature électronique ou l'émission de factures par mail comme des choses inhabituelles. Ils sont, au contraire, très conscients des avantages de la dématérialisation et l'accueillent la plupart du temps positivement.