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Dématérialisation

Simplifiez vos Échanges

Zeendoc transforme la manière dont votre entreprise gère ses documents. Grâce à Zeendoc, simplifiez et digitalisez les interactions avec vos clients. Fini le temps perdu à chercher des documents papier ou à s'inquiéter de leur sécurité. Zeendoc vous offre une plateforme sécurisée où chaque document est instantanément accessible, partout, et lié à tous les documents de support nécessaires.

AUTOMATISEZ VOS PROCESS

Notre système ne se limite pas à la simple dématérialisation. Zeendoc automatise également le traitement de vos factures clients. Dès qu'une facture est déposée dans notre système, elle est dématérialisée, classée et associée automatiquement aux documents connexes. Cette fonctionnalité garantit non seulement un gain de temps considérable mais réduit également les risques d'erreur humaine, rendant vos processus financiers plus fiables et efficaces.

DistribuEZ instantanéMENT

Avec Zeendoc, la distribution de vos documents dématérialisés devient un jeu d'enfant. Que ce soit par email, via Chorus (le portail public de facturation en France), ou même par courrier postal, Zeendoc assure une distribution instantanée de toutes vos factures, tout en associant automatiquement les documents relatifs si nécessaire. Cette flexibilité permet à votre entreprise d'adapter ses méthodes de distribution en fonction des préférences de chaque client, améliorant ainsi la satisfaction client.

Intégration comptable

Zeendoc va au-delà de la simple dématérialisation en automatisant également la saisie comptable et le rapprochement de vos factures. Notre système s'intègre parfaitement à votre logiciel comptable, facilitant l'import et export des données, l'automatisation du découpage comptable et de la saisie, ce qui réduit le temps passé sur la gestion comptable et augmente l'exactitude de vos données financières.

Dématérialisation DES DOCUMENTS ET SIGNATURES

La dématérialisation des documents représente une révolution dans la gestion documentaire des entreprises, permettant une simplification, une accélération des processus, et une meilleure sécurité des documents critiques. Cette transformation numérique concerne une variété de documents d'entreprise, notamment les contrats, les factures, les bulletins de paie, et les notes de frais. Voici comment la dématérialisation apporte des avantages spécifiques à chaque type de document.

Dématérialisation des contrats

La dématérialisation et la signature électronique des contrats offrent une méthode rapide et sécurisée pour conclure des accords. Les entreprises peuvent ainsi réduire considérablement le temps nécessaire à la négociation, à la signature et à l'archivage des contrats. Cela permet non seulement d'accélérer les transactions commerciales mais aussi de garantir une meilleure traçabilité et intégrité des documents signés. La centralisation de la gestion des contrats sur une plateforme unique facilite également leur suivi et leur révision, optimisant la gestion contractuelle

dématérialisation des factures

Pour les factures, la dématérialisation simplifie la création, l'envoi et le suivi, tout en assurant une conformité légale. Elle permet une gestion plus efficace des flux de trésorerie grâce à une meilleure visibilité sur les paiements entrants et sortants. De plus, l'archivage électronique des factures aide à respecter les obligations légales en matière de conservation des documents financiers, tout en facilitant leur accès lors des audits

Dématérialisation des bulletins de paie

La dématérialisation des bulletins de paie avec Zeendoc contribue à une distribution plus sûre et plus rapide aux employés, tout en réduisant les coûts liés à l'impression et à l'envoi postal. Elle offre également un meilleur respect de la confidentialité des informations personnelles. Les employés bénéficient d'un accès facile et sécurisé à leurs bulletins de paie, favorisant ainsi une meilleure transparence et une gestion autonome de leurs documents personnels.

dématérialisation des notes de frais

En dématérialisant les notes de frais, les entreprises automatisent le processus de soumission, d'approbation et de remboursement, réduisant les délais et minimisant les erreurs. Cela permet une gestion plus efficiente des dépenses, une meilleure visibilité sur les coûts et une simplification de la comptabilité. La dématérialisation des notes de frais facilite également le respect des politiques d'entreprise et des normes comptables.

Dématérialisation des bons et bordereaux

La dématérialisation s'étend également aux bons de commande et aux bordereaux de livraison, éléments cruciaux dans la gestion des opérations d'achat et de distribution. En adoptant une approche numérique pour ces documents, les entreprises bénéficient d'une meilleure synchronisation entre les départements d'achat, de stockage, et de logistique, facilitant ainsi le suivi précis des commandes depuis leur initiation jusqu'à la livraison.

LES Autres types de documents

La dématérialisation avec Zeendoc permet de dématérialiser l'ensemble des documents d'entreprise qui sont essentiels au fonctionnement quotidien des entreprises, tels que les rapports internes, les dossiers de projet, les correspondances avec les clients, et les manuels de procédures. En convertissant ces documents en formats numériques, les entreprises bénéficient d'une organisation et d'une accessibilité accrues, tout en renforçant la collaboration et la communication au sein des équipes.

ACCÉLÉRATION DU BUSINESS à DISTANCE

La dématérialisation avec Zeendoc joue un rôle pivot dans l'adaptation des entreprises à l'ère du télétravail, en transformant la gestion de documents tels que les contrats, factures, bulletins de paie, et notes de frais. En offrant une accessibilité immédiate à ces documents critiques, indépendamment de la localisation géographique des employés, elle facilite grandement le travail à distance.

La dématérialisation des documents pour faciliter le télétravail

Pour illustrer, prenons l'exemple d'une entreprise qui gère régulièrement des contrats clients et fournisseurs. Avec Zeendoc, dès qu'un contrat est signé, il est instantanément scanné et intégré dans le système, devenant accessible à tous les membres de l'équipe concernée, peu importe où ils travaillent. Cette capacité à partager instantanément des documents assure que tous les collaborateurs ont accès aux ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches efficacement, où qu'ils se trouvent. Cette fluidité dans la gestion documentaire non seulement augmente la productivité mais améliore aussi la qualité de vie au travail en rendant le télétravail plus viable et moins contraignant. 

En éliminant le besoin de présence physique pour l'accès aux documents et en simplifiant les processus d'approbation et de collaboration, la dématérialisation favorise une culture de travail flexible et réactive, essentielle pour les entreprises qui cherchent à rester compétitives dans un monde de plus en plus numérisé. Dernière exemple, avec Zeendoc, les employés peuvent prendre en photo leurs notes de frais sur leur smartphone avec l'application Zeendoc et soumettre leurs notes de frais en ligne, où elles sont automatiquement examinées et approuvées, simplifiant le remboursement et réduisant les délais.

Dématérialisation du dossier client

Signatures des contrats, capture d’éléments complémentaires au dossier client, traitement des factures, classement des données, recherche et lien avec les autres documents du cycle client, gestion des envois, contrôle des paiements, litiges.

Ces tâches sont chronophages pour votre entreprise. Zeendoc vous permet de réduire drastiquement le temps consacré à ces opérations.

CAPTURE ET CLASSEMENT AUTOMATIQUE DE VOS DOCUMENTS

Vos services commerciaux et financiers vont gagner du temps. Une fois déposés dans Zeendoc, les documents vont être automatiquement classés par notre outil, grâce à sa technologie de reconnaissance, sans autre intervention de la part de l’utilisateur. L’application va lire et retenir l’ensemble du contenu des documents (vous permettant ainsi de rechercher n’importe quel mot ou phrase de vos documents), le document se classe automatiquement en fonction des différents critères que vous aurez déterminés.

Base documentaire et partagée

Le même niveau d'information, notamment avec la complétude des dossiers pour vérifier la présence de tous les documents d’un dossier. Zeendoc se charge de rapprocher et de créer un lien entre les éléments qui constituent un même dossier (bon de commande, BL, …). Vos commerciaux, ADV...ont tous accès à la même information.

SAUVEGARDE ET SÉCURITE

Au dépôt dans Zeendoc, chaque document est horodaté et archivé afin de garantir son authenticité et son intégrité. Le document est dupliqué au format PDF/A et conservé dans sa version originale. Les utilisateurs accèdent à une copie du document. Quelque soit les actions réalisées, l’original stocké au sein de Zeendoc n’est pas impacté.

LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Depuis Zeendoc, sélectionnez le document et choisissez le mode d’envoi, simultané ou séquentiel. Vous déterminez la durée de validité du document et l’envoyez. Chaque signataire reçoit le contrat par email avec un lien sécurisé.
Après consultation de l’intégralité du document et validation, un code d’authentification est envoyé par SMS sur le mobile du signataire afin de garantir son identité et signer électroniquement le document. Un suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signé ou refusé) par destinataire vous permet d’être informé en temps réel de l’avancement du dossier.
Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé dans Zeendoc.

La signature digitale manuscrite sur tablette et smartphone

"Signez facilement de manière digitale", où que vous soyez et à tout moment, des documents non réglementés comme les bons de livraison, ordres de réparation. Plus de pertes de documents ou de temps, l’information est immédiatement transmise à votre entreprise et permet de facturer rapidement.

La signature électronique des factures client

Les factures électroniques peuvent être signées avec un certificat RGS**, avant d’être envoyées à vos clients et archivées pendant 10 ans dans un coffre-fort électronique à valeur probante. Vous transmettez vos factures dématérialisées via un accès sécurisé à vos clients en toute conformité, facilement et rapidement. Avec l’utilisation d’une signature électronique, vous n’êtes pas tenu de mettre en place des contrôles assurant la piste d’audit.
Lors du dépôt et de l’envoi d’une facture électronique, le format Factur-x est pris en compte par Zeendoc. Ce format mixte est une facture lisible sous format PDF, pour un traitement classique par un utilisateur et un fichier structuré XML contenant toutes les données essentielles permettant aux systèmes d’information de procéder à un rapprochement comptable automatisé. Ce système va faciliter vos transactions à l’international en s’affranchissant des barrières de la langue.

Circuit de validation et piste d'audit fiable

Vous pouvez mettre en place un processus de circulation qui facilite la validation par les personnes concernées. Vous pouvez aussi commenter vos documents et mettre en place des alertes ou des relances pour réduire les délais de traitement et accélérer la facturation.
Vous gardez le contrôle sur vos documents en gérant les droits d’accès ou d’actions de vos collaborateurs.

La piste d'audit fiable

Vous avez la garantie de fournir une « piste d’audit fiable », prérequis légal de la dématérialisation. Quand vous déposez la facture dans Zeendoc, elle sera dématérialisée, classée et liée à l’ensemble des documents qui la justifient. En un clic, vous retracez et justifiez la transaction (Devis, bon de commande, bon de livraison. Vous créez ainsi un lien chronologique du processus de facturation, une « piste d’audit fiable » qui donnera une valeur légale à votre envoi électronique de facture.
En allouant une empreinte numérique unique à votre facture, en horodatant chacune des actions de dépôt puis d’envoi du document par voie électronique, Zeendoc garantit son intégrité et son authenticité tout en générant une version pdf/A pérenne.

Historique et suivi client

La transmission sécurisée permet une traçabilité optimale des envois et des consultations mais aussi de pouvoir créer des alertes pour suivre en temps réel le traitement des factures à envoyer, non reçues ou non consultées. En quelques clics, vous avez une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis de votre client. Vos échanges et délais de traitement avec eux s’améliorent grâce aux traitements automatisés de vos factures. Vous diminuez vos risques d’erreur ou d’oubli.

dématérialisation du dossier fournisseur

La dématérialisation avec Zeendoc joue un rôle pivot dans l'adaptation des entreprises à l'ère du télétravail, en transformant la gestion de documents tels que les contrats, factures, bulletins de paie, et notes de frais. En offrant une accessibilité immédiate à ces documents critiques, indépendamment de la localisation géographique des employés, elle facilite grandement le travail à distance.

La CAPTURE DE VOS DOCUMENTS FOURNISSEURS

Tout commence par la réception d’un document de votre fournisseur, soit par courrier au format papier, soit au format électronique par mail ou téléchargeable sur une plateforme fournisseur. Les solutions de dépôt de vos documents sont multiples, rapides et adaptées à tous les types de supports.

  • Papier : Quels que soient leurs formats (Ticket CB, A4, A3, A0, …) et compatible avec l’ensemble des scanners et copieurs
  • Document électronique : Directement depuis votre poste de travail ou depuis votre messagerie.
  • Collecteur de Factures : Les factures ne sont pas toutes reçues par mail ou courrier, certaines sont seulement disponibles dans les espaces clients sur les sites de vos fournisseurs. Automatisez la collecte de ces factures en connectant vos espaces clients directement à Zeendoc.
  • Format Factur-X pris en compte lors du dépôt, les informations présentes dans le fichier XML seront récupérées.

SAUVEGARDE, LECTURE ET CLASSEMENT AUTOMATIQUE

La sauvegarde et la sécurité de vos documents : Au dépôt dans Zeendoc, chaque document est horodaté, crypté et archivé afin de garantir son authenticité et son intégrité. Il est dupliqué au format PDF/A ainsi quelles que soient les actions que réalise un utilisateur sur la copie du document, l’original stocké au sein de Zeendoc ne sera pas impacté.

La lecture et le classement automatique : Les informations pertinentes (fournisseur, dates, montants, référence…) sont lues automatiquement et le document se classe en fonction du fournisseur ou des différents critères que vous aurez déterminés.

Circuit de validation : Vous pouvez commenter, mettre en place un processus de circulation ou de validation des documents fournisseurs par les personnes concernées, créer des alertes de relance ou de paiement. Vous gardez le contrôle sur vos documents en gérant les droits d’accès et le rôle de vos collaborateurs (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.). Un historique complet par document permet de consulter les actions réalisées sur le document.

PASSERELLE ET EXPORT DES ECRITURES VERS VOTRE ERP

Plus de double saisie, une imputation automatique est proposée selon votre plan comptable puis les écritures sont exportées vers votre logiciel comptable, au format adapté.
Avant l’import du fichier, Zeendoc propose automatiquement de :

  • Marquer les documents, pour éviter le risque d’exporter deux fois les mêmes écritures.
  • Contrôler l’équilibrage des affectations entre les montants en crédit et en débit et, en cas d’erreur détectée, de pouvoir accéder à la facture en un clic pour vérifier l’imputation comptable.

La solution GED Zeendoc est compatible avec 98% des logiciels comptables présents sur le marché (liste non exhaustive).

LE PROCURE-TO-PAY : de l'achat au paiement

Également connu sous la dénomination Purchase to Pay, désigne le flux d’activité d’une entreprise s’étendant de la demande d'achat jusqu’au paiement de la facture fournisseur associée.

Zeendoc gère les principales phases de dématérialisation et d’automatisation du processus d’achat.

LE FORMULAIRE DE DEMANDE D’ACHAT ET LA CRÉATION D’UN BON DE COMMANDE

Zeendoc simplifie votre processus de demandes d'achats en intégrant un formulaire entièrement personnalisable avec votre logo, votre tampon, ou encore vos CGA. Vous pouvez pré-enregistrer plusieurs sites de facturations et de livraisons, le ou les responsables de validation, ainsi que vos divers fournisseurs.Une fois la demande d’achat complétée, Le valideur est alerté sur son tableau de bord d’une demande d’achat à valider. Il lui suffit ensuite d'apposer un tampon "valider" ou "refuser"  Dès la demande d'achat validée, elle est automatiquement transformée en bon de commande.Vous pouvez ensuite envoyer instantanément votre bon de commande à vos fournisseurs directement depuis Zeendoc et suivre la réception et la lecture.

LA LIAISON DES DOCUMENTS

Zeendoc analyse et reconnait les données communes des documents afin de créer un dossier qui regroupe l’ensemble des informations relative à une facture (devis, bon de commande, bon de livraison…).

LA COMPARAISON DE MONTANTS PIEDS DE PAGE ENTRE DOCUMENTS LIÉS

Zeendoc facilite la vérification et la validation des factures en identifiant en quelques clics si les montants entre une commande et la facture liée correspondent.

GÉNÉRATION DE FICHIERS SEPA

Une fois les factures validées, Zeendoc permet de générer un fichier au format SEPA à importer dans votre logiciel de paiement, soit dans sur votre site bancaire afin de déclencher les virements à vos fournisseurs.

Dématérialisation des factures et ses avantages

Grâce à un système unique de capture, de classement et de recherche, la dématérialisation offre de nombreux bénéfices dans le traitement des documents fournisseurs. Il existe de nombreux avantages à utiliser une GED pour la gestion de ses factures, ci-dessous , 7 exemples de bénéfices pour les entreprises :

  • RÉDUCTION DES COÛTS INDUITS : Erreurs, stockage, achat papier et traitement…
  • GAIN DE TEMPS : Classement automatique des documents et réduction du temps de contrôle des factures
  • SIMPLIFICATION DES PROCESS : Création d’un dossier qui regroupe l’ensemble des informations, mise en place d’un circuit de validation, traçabilité des opérations et alertes sur les échéances
  • BÉNÉFICIEZ D’UN OUTIL PRATIQUE et favorisez vos échanges à distance (télétravail, déplacements ,etc.)
  • SOIGNEZ VOTRE IMAGE auprès de vos fournisseurs et comptable avec une solution moderne et française
  • FLUIDIFICATION DE LA TRÉSORERIE : Accès quotidien à vos données beaucoup plus rapide et tenue de compte : ventilation comptable et export
  • DIMINUTION DE L’EMPREINTE CARBONE : en supprimant papier et transport

Le traitement des documents fournisseurs se trouve être amélioré par le biais de notre logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs.

Dématérialisation du dossier RH

Incontournable et modernisant l’entreprise, la dématérialisation est utile tant au niveau organisationnel qu’au niveau relationnel entre salariés et service RH, sans oublier la réduction des coûts qu’engendre un tel projet.

  • Gérer les dossiers salariés rapidement.
  • Classer simplement et retrouver instantanément les documents.
  • Distribuer et archiver les bulletins de salaire électroniques de manière sécurisée.
  • Gérer tous les rappels de dates liées aux obligations légales du service RH.
  • Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier.
  • Constituer un patrimoine documentaire (RGPD, litige…).
  • Créer une CVthèque.

Pourquoi dématérialiser vos processus RH ?

  • Mise en place du télétravail et de la mobilité.
  • Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique.
  • Reconnaissance des documents pour un classement automatique.
  • Retrouver et communiquer instantanément les documents  au salarié (en activité ou retraité) grâce au moteur de recherche multicritères et aux facilités de partage et d’envoi.
  • Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisée dans un coffre-fort numérique personnel.
  • Signature électronique des documents, contrats de travail, EP…
  • Formulaire et circuit de validation de demandes de congés, de formations.
  • Automatiser le contrôle de la check-list des dossiers salariés (complétude).
  • Traçabilité avec un historique des accès et des actions réalisées sur les documents

LES DOCUMENTS ANNEXES RH

Avec Zeendoc, vous pouvez distribuer au salarié dans son coffre-fort personnel l’ensemble des documents RH relatif à son parcours dans l’entreprise.

Améliorez l’expérience de vos collaborateurs en leur offrant une solution complète et fiable pour la dématérialisation des autres documents personnels.

Le coffre-fort personnel de chaque collaborateur lui permet de retrouver rapidement les documents dématérialisés que vous lui envoyiez via Zeendoc. Il y accède de manière sécurisée et à n’importe quel moment, depuis un smartphone ou un ordinateur.

Une garantie pour les salariés de retrouver sur le long terme tous leurs documents professionnels utiles.

Quelques exemples de documents :

  • Arrivée du salarié : promesse d'embauche, entretien individuel, entretien de formation etc.
  • Vie profesionnelle : bulletin de salaire, relevés d'heures, ordre de mission etc.
  • Accompagnement de carrière : avenant, entretien individuel, entretien de formation etc.
  • Départ du salarié : solde tout compte, certificat de travail, attestation Pôle emploi etc.

LES AVANTAGES DE LA DÉMAT'

Au-delà de la numérisation et de l’archivage numérique, la dématérialisation des RH permet également d’automatiser certains processus tout en simplifiant les relations avec les collaborateurs.

  • Gain de temps pour classer, retrouver et partager vos documents.
  • Réduction des coûts : papiers, impression, affranchissement, stockage...
  • Réduction des délais de traitement et des déplacements.
  • Alerte si un dossier est incomplet et rappels sur la fin des périodes d’essai, CDD, arrêts…
  • Gain de productivité : suppression des tâches manuelles chronophages.
  • Sécurité et confidentialité des documents échangés et archivés.
  • Accès en tout lieu et à tout moment pour un nombre illimité d’utilisateurs depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
  • Facilite le télétravail.
  • Diminution de l’empreinte écologique.
  • Conformité avec la règlementation.

Dématérialisation des documents :

POURQUOI CHOISIR ZEENDOC ?

Zeendoc est votre partenaire pour une transition réussie vers la dématérialisation, vous aidant à moderniser vos processus de gestion documentaire et à propulser votre entreprise vers l'avenir. Découvrez comment Zeendoc peut transformer votre gestion documentaire dès aujourd'hui.

  • Sécurité et accessibilité : Vos documents sont stockés en toute sécurité et sont accessibles à tout moment, de n'importe où.
  • Efficacité accrue : Réduisez le temps passé à gérer vos documents grâce à l'automatisation et à l'organisation efficace.
  • Satisfaction client améliorée : Offrez à vos clients des méthodes de distribution flexibles et un suivi de documents sans faille.
  • Intégration comptable : Simplifiez votre processus comptable grâce à une intégration fluide avec votre logiciel existant.

    L’EXPORT-EXCEL

    Le système de lecture intelligente des documents permet d’extraire facilement des données-clés de vos documents pour les utiliser dans un tableau de synthèse : évolution des commandes, reporting mensuel… Vous choisissez les informations et déclenchez la création de votre tableau de bord.

    LA PRODUCTION DE GRAPHIQUES

    Choisissez les champs de comparaison et de valeurs, ainsi que le type de graphique que vous souhaitez. Pour un reporting financier (ex. facturation par clients…) Les résultats s’affichent sous forme de graphique.

    FAQ : DÉMATÉRIALISATION

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