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Signature รฉlectronique des documents

Signez vos documents par voie รฉlectronique

Oubliez le papier et les tรขches manuelles

Zeendoc permet dโ€™envoyer par email vos documents et de les faire signer รฉlectroniquement par vos clients depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette sans aucune installation prรฉalable.

La signature รฉlectronique intรฉgrรฉe dans la solution GED Zeendoc ร  travers un tiers de confiance possรจde la mรชme valeur juridique qu'une signature manuscrite.

Signature ร‰lectronique : Comment รงa fonctionne ?

Envoi, signature, suivi et gestion

 

L'envoi

Depuis Zeendoc, sรฉlectionnez le document, renseignez les signataires et choisissez le mode dโ€™envoi soit simultanรฉ ร  lโ€™ensemble des destinataires soit en mode sรฉquentiel. Vous dรฉterminez la durรฉe de validitรฉ du document et envoyez.

La signature

Chaque signataire reรงoit le contrat par email avec un lien sรฉcurisรฉ, Il accรจde alors au document et peut dรฉmarrer le processus de signature รฉlectronique dโ€™un simple clic depuis nโ€™importe quel appareil connectรฉ ร  internet. Aprรจs consultation de lโ€™intรฉgralitรฉ du document et validation, un code dโ€™authentification est envoyรฉ par SMS sur son mobile afin de garantir son identitรฉ et signer รฉlectroniquement le document.

Le suivi et la gestion

Un suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signรฉ ou refusรฉ) par destinataire vous permet dโ€™รชtre informรฉ en temps rรฉel de lโ€™avancement du dossier. Une fois le contrat signรฉ par lโ€™ensemble des destinataires, il est automatiquement archivรฉ dans Zeendoc.

La valeur lรฉgale des signatures

En France, les signatures รฉlectroniques et manuscrites ont la mรชme valeur juridique. Elles garantissent l'intรฉgritรฉ d'un document
et permettent aussi d'en identifier l'auteur.

  • Lancement du processus depuis Zeendoc ;
  • Une signature reconnue par Adobeยฎ ;
  • Un certificat รฉlectronique ร  usage unique par signataire et signature ;
  • OTP : One Time Password (Mot de passe ร  usage unique) ;
  • Qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiรฉs) et listรฉ dans la ยซ Trust List ยป europรฉenne ;
  • Horodatage inclus et archivage automatique du document signรฉ dans Zeendoc ; 
  • Vignette du certificat de signature ร  lโ€™รฉcran et ร  lโ€™impression.

La signature รฉlectronique ZEENDOC

Choisir le bon niveau de signature

eIDAS est le rรจglement sur lโ€™identification รฉlectronique et les services de confiance pour les transactions รฉlectroniques.

Ce rรจglement mis en place en 2016 classe le niveau de sรฉcuritรฉ des signatures รฉlectroniques en 3 catรฉgories : Simple, Avancรฉe et Qualifiรฉe.

Pour quel type de document non rรฉglementรฉs ?

  • Contrat fournisseur ;
  • Contrat de bail ;
  • Contrat de travail ;
  • Devis ;
  • Contrats dโ€™adhรฉsion ;

    • Contrats dโ€™assurance de complรฉmentaire santรฉ
    • CGU/CGV...
  • Feuille d'รฉmargement
  • ร‰tat des lieux dโ€™entrรฉe et de sortie dโ€™un logement ;
  • ...

Comment la signature รฉlectronique permet de rรฉduire les coรปts ?

L'adoption de la signature รฉlectronique reprรฉsente une opportunitรฉ significative pour les entreprises souhaitant optimiser leurs coรปts tout en amรฉliorant leur efficacitรฉ opรฉrationnelle. Grรขce ร  cette technologie, il est possible de rรฉaliser des รฉconomies substantielles ร  plusieurs niveaux :

  • ร‰limination des coรปts liรฉs au papier : La signature รฉlectronique supprime la nรฉcessitรฉ d'imprimer des documents, rรฉduisant ainsi les dรฉpenses en papier, encre et matรฉriel d'impression.

 

  • Rรฉduction des frais d'affranchissement : Les documents n'ont plus besoin d'รชtre envoyรฉs par courrier postal, ce qui รฉlimine les coรปts d'envoi et accรฉlรจre les dรฉlais de transmission.

 

  • Diminution des coรปts de stockage : En dรฉmatรฉrialisant les documents, il n'est plus nรฉcessaire de les archiver physiquement, ce qui permet de rรฉaliser des รฉconomies sur l'espace de stockage et la gestion des archives.

 

  • Gain de temps et de productivitรฉ : Les processus de signature sont accรฉlรฉrรฉs, permettant de conclure des contrats ou d'approuver des documents en quelques minutes, rรฉduisant ainsi les dรฉlais et les coรปts associรฉs aux retards.

 

  • Rรฉduction des risques d'erreurs et de fraudes : La signature รฉlectronique renforce la sรฉcuritรฉ et la traรงabilitรฉ des transactions, diminuant les risques d'erreurs, de fraudes et de pertes de documents, ce qui se traduit par des รฉconomies supplรฉmentaires.

Signature รฉlectronique : quels AUTRES avantages ?

Certification, dรฉmatรฉrialisation,
รฉconomies, simplification, ...

  • Rรฉduction des dรฉlais de traitement : les documents PDF sont reรงus et signรฉs en quelques minutes.
  • ร‰conomie des dรฉplacements.
  • Dรฉmatรฉrialisation : plus besoin dโ€™imprimer, de signer manuellement et de renvoyer les contrats par voie postale.
  • ร‰conomie dโ€™impression / dโ€™affranchissement.
  • Gain de temps et de productivitรฉ : suppression des tรขches manuelles.
  • Sรฉcuritรฉ des รฉchanges : accรจs cryptรฉs et sรฉcurisรฉs, authentification par SMS.
  • Suivi : visibilitรฉ sur le statut des contrats, รฉmission de relances.
  • Gain dโ€™espace : conservation du document au format numรฉrique.
  • Conformitรฉ : signature รฉlectronique dans le respect de la lรฉgislation franรงaise et europรฉenne.
  • Respect de lโ€™environnement : aucune utilisation de papier nโ€™est nรฉcessaire.

Envoyez, faites signer et archivez avec notre solution GED vos documents en toute sรฉcuritรฉ.

Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

Bรฉnรฉficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME

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