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Procure to Pay

Maîtrisez votre chaîne d'approvisionnement et boostez votre performance grâce à une solution Procure to Pay (P2P) dématérialisée et performante.

Dans un environnement économique en constante évolution, les entreprises sont confrontées à des défis majeurs pour optimiser leurs processus d'achat et maîtriser leurs dépenses. La gestion manuelle et traditionnelle du Procure to Pay (P2P), ou "Achat au Paiement" en français, s'avère souvent inefficace, coûteuse et source de risques.

Le Procure to Pay avec Zeendoc : Une solution complète pour une gestion optimisée des achats

Zeendoc propose une solution Procure to Pay (P2P) complète et dématérialisée qui automatise et optimise l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, de la demande d'achat jusqu'au paiement des fournisseurs. Notre solution P2P s'appuie sur plusieurs piliers clés :

  • Dématérialisation des processus : Fini les documents papier ! Zeendoc numérise et capture automatiquement les informations contenues dans vos demandes d'achat, bons de commande, factures et autres documents liés au processus d'achat. La technologie OCR (Optical Character Recognition) permet d'extraire les données clés de ces documents et de les intégrer directement dans votre système de gestion.
  • Workflows automatisés et approbations en ligne : Simplifiez et accélérez le processus d'approbation en définissant des workflows automatisés avec des règles de validation claires. Les demandes d'achat et les factures peuvent être approuvées en ligne par les personnes concernées, en temps réel et depuis n'importe où.
  • Gestion des contrats et des accords-cadres : Centralisez et gérez efficacement vos contrats et accords-cadres pour optimiser vos négociations avec les fournisseurs et réduire vos coûts d'achat. Zeendoc vous permet de suivre les dates d'échéance, les conditions générales et les clauses spécifiques de chaque contrat.
  • Suivi et reporting : Bénéficiez d'une visibilité complète sur vos processus P2P grâce à des tableaux de bord et des rapports personnalisables. Suivez les indicateurs clés de performance (KPIs) tels que le délai de traitement des commandes, le taux d'erreur et les dépenses par catégorie, et identifiez les axes d'amélioration pour optimiser vos processus d'achat.
  • Conformité et sécurité : Respectez facilement les réglementations en vigueur et protégez vos données sensibles grâce à des mesures de sécurité robustes. Zeendoc garantit la conformité aux normes en matière de facturation électronique, de conservation des documents et de protection des données personnelles.

En résumé, la solution Procure to Pay de Zeendoc vous permet de transformer vos processus d'achat en un levier de performance pour votre entreprise. 

 

LES AVANTAGES du procure to pay avec zeendoc

Zeendoc propose une solution Procure to Pay complète et dématérialisée qui automatise et optimise l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, de la demande d'achat au paiement des fournisseurs.

      Gain de temps et d’efficacité

      Les formulaires de demande d’achat simplifient le processus de demande d’achat en fournissant une structure claire et cohérente. Cela permet aux utilisateurs de gagner du temps en évitant de devoir créer un document à partir de zéro à chaque fois.

      Traçabilité et suivi

      Les formulaires de demande d’achat permettent de conserver une trace de toutes demandes d’achat effectuées, la bonne réception des bons de commande associés envoyés aux fournisseurs et la cohérence de la facture reçue. Cela facilite le suivi et l’analyse des dépenses, et permet d’avoir une meilleure gestion des coûts.

      Réduction des erreurs

      Les formulaires de demande d’achat pré établis incluent généralement tous les champs nécessaires pour collecter les informations pertinentes. Cela aide à éviter les erreurs de saisie et à minimiser les risques lors du traitement de la demande.

      Personnalisation

      Les formulaires de demandes d’achat peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Ils peuvent inclure des champs personnalisés ou des options de sélection pour répondre aux exigences particulières de chaque département du projet.

      Uniformité, conformité et contrôle

      En utilisant des formulaires de demande d’achat standardisés, les entreprises peuvent garantir une conformité dans leur processus d’achat. Cela permet de respecter les politiques et procédures internes, ainsi que les obligations légales et réglementaires. La demande d’achat est validée avant l’engagement de la dépense.

      Intégration avec les systèmes existants

      Les formulaires de demande d’achat peuvent être intégrés aux systèmes de gestion des achats existants, facilitant ainsi le traitement et la validation des demandes, ainsi que la génération automatique de rapports.

      Les défis du Procure to Pay traditionnel

      La gestion manuelle du processus P2P peut entraîner de nombreux défis pour les entreprises :

      • Manque de visibilité et de contrôle : Difficulté à suivre l'état d'avancement des achats en temps réel, à identifier les goulots d'étranglement et à prendre des décisions éclairées.
      • Processus lents et inefficaces : Tâches manuelles répétitives et workflows inefficaces qui ralentissent considérablement le traitement des demandes d'achat et des factures, augmentant ainsi les délais de paiement et impactant négativement la relation avec les fournisseurs.
      • Erreurs et litiges : Saisie manuelle des données sujette aux erreurs, augmentant le risque de litiges avec les fournisseurs et générant des coûts supplémentaires liés à la résolution des conflits.
      • Manque de conformité : Difficulté à respecter les réglementations en vigueur et les procédures d'achat internes, exposant l'entreprise à des sanctions financières et à des risques juridiques.
      • Coûts élevés : Processus manuels coûteux en ressources humaines, en matériel et en logiciels, réduisant ainsi la marge bénéficiaire de l'entreprise.

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