Facilitez la collaboration et la communication au sein de votre entreprise grâce à la fonction de partage de documents dans Zeendoc. Véritable GED collaborative, partagez vos documents en un seul clic.
Que vous souhaitiez partager un document avec un collègue, un client ou un partenaire externe, Zeendoc vous facilite la tâche. Sélectionnez simplement le document que vous souhaitez partager, définissez les droits d'accès et envoyez le lien.
C'est aussi simple que ça !
Plusieurs options de partage de documents
Zeendoc vous offre plusieurs options de partage pour répondre à vos besoins spécifiques :
- Partage interne: Partagez des documents avec des collaborateurs au sein de votre entreprise, en définissant des droits d'accès précis (lecture seule, modification, commentaire, etc.).
- Partage externe: Partagez des documents avec des clients, des partenaires ou d'autres personnes externes à votre entreprise.
- Partage via lien: Créez un lien unique pour partager le document avec n'importe qui, même les personnes qui n'ont pas de compte Zeendoc.
- Intégration avec d'autres logiciels : Partagez des documents directement dans vos outils de communication et de collaboration préférés, tels que Microsoft Office ou vos logiciels métiers.
Bien sur, Zeendoc s'assure un suivi et une protection totale de vos documents :
- Sécurité et confidentialité garanties : Zeendoc s'engage à protéger vos données sensibles. Tous les documents partagés sont stockés sur des serveurs sécurisés et cryptés. Vous contrôlez en permanence qui a accès à vos documents et pouvez modifier les droits d'accès à tout moment.
- Suivi et traçabilité : Gardez une trace complète de l'activité de partage de vos documents. Zeendoc vous permet de savoir qui a consulté, téléchargé ou commenté vos documents, vous offrant ainsi une visibilité totale sur la collaboration autour de vos fichiers.
LES AVANTAGES du partage de documents avec zeendoc
Dites adieu aux archives poussiéreuses et aux recherches interminables ! La gestion électronique des documents (GED) révolutionne la façon dont les entreprises gèrent leur information, en offrant une solution complète pour optimiser le traitement, la recherche et la sécurité des documents.
Amélioration de la collaboration
Facilitez le travail d'équipe en partageant facilement des documents avec vos collaborateurs.
Communication efficace
Partagez des informations critiques avec les parties prenantes concernées, en interne comme en externe.
Gain de temps et de productivité
Éliminez les recherches fastidieuses d'e-mails et les versions multiples de documents.
Sécurité renforcée
Protégez vos données sensibles grâce à des fonctionnalités de sécurité robustes.
Suivi et traçabilité
Suivez l'activité de partage de vos documents et assurez une collaboration transparente.
Automatisation pour une gestion plus fluide
Le publipostage automatisé proposé par Zeendoc est l'allié parfait pour toute organisation cherchant à optimiser la création de documents en grande quantité. Grâce à une combinaison d’automatisation, de personnalisation et de gestion centralisée, cette fonctionnalité améliore la productivité, limite les erreurs et permet de gagner un temps considérable dans le partage de documents en entreprise. Que vous représentiez une mairie, une entreprise, un syndic ou une association, Zeendoc vous propose des outils performants pour automatiser vos tâches documentaires et vous concentrer sur ce qui compte vraiment : votre activité.
Ne vous laissez plus freiner par des tâches répétitives. Optez pour le publipostage automatisé de Zeendoc et donnez un nouveau souffle à votre gestion documentaire dès aujourd’hui !
1. Gain de temps considérable
Au lieu de créer des documents un par un, le publipostage automatisé permet de générer une quantité importante de documents en quelques minutes. Que ce soit pour envoyer des factures, des notifications, ou des invitations, cette fonctionnalité évite les tâches répétitives chronophages, permettant ainsi aux entreprises de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Cette automatisation réduit aussi le risque d'erreurs et assure une rapidité d'exécution impressionnante.
4. Réduction des erreurs manuelles
En centralisant la gestion des données dans un fichier Excel, Zeendoc limite considérablement les risques d'erreurs humaines. Les informations sont directement extraites du fichier et insérées automatiquement dans les documents, sans nécessiter de saisie manuelle. Ce processus élimine les erreurs courantes comme des fautes de frappe ou des omissions, et garantit la cohérence des données sur l'ensemble des documents générés.
2. Personnalisation facile et rapide
Un des principaux atouts du publipostage automatisé est sa capacité à personnaliser chaque document à partir d’un simple fichier Excel. Zeendoc se charge de remplir automatiquement les champs personnalisés du document avec les informations propres à chaque destinataire, qu'il s'agisse de noms, adresses, numéros de facture ou autres. Cette flexibilité permet de créer des communications sur mesure, tout en conservant un format standardisé pour les documents.
3. Organisation optimisée
La gestion des documents générés ne s’arrête pas à leur création. Zeendoc prend en charge l'organisation et l'indexation des documents en fonction de critères prédéfinis. Chaque fichier peut être automatiquement nommé et classé dans les bons dossiers, selon les besoins de l'utilisateur. Ainsi, toute l’information est centralisée et facilement accessible, ce qui optimise considérablement le temps de recherche et de traitement des documents.
5. Sécurité renforcée
Zeendoc accorde une importance particulière à la sécurité des données. Le processus de publipostage est entièrement sécurisé, garantissant que les informations sensibles des destinataires, comme leurs adresses ou informations financières, sont protégées à chaque étape. Cette sécurisation est un atout majeur pour les entreprises et organisations manipulant des données personnelles ou confidentielles.
UNE GED COLLABORATIVE AU SERVICE DES ÉCHANGES
Transformez votre gestion documentaire en un véritable moteur de collaboration et d'efficacité !
La GED collaborative va bien au-delà du simple partage de documents. C'est un outil puissant qui vous permet de centraliser, d'organiser, de protéger et d'exploiter vos informations numériques pour booster la productivité de votre entreprise.
Édition de documents en ligne: Collaboration simultanée sur des documents avec d'autres utilisateurs, sans avoir à télécharger les fichiers.
Intégration avec Office 365: Utilisation d'outils familiers comme Word, Excel et PowerPoint pour éditer des documents stockés dans la GED..
Conformité réglementaire: Respect des exigences légales et sectorielles en matière de gestion des documents.
Accessibilité depuis n'importe quel appareil: Consultation et modification de documents depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Partage sécurisé: Contrôle des accès aux documents et définition de permissions pour chaque utilisateur.
Automatisation des workflows: Création de processus automatisés pour des tâches récurrentes, comme l'approbation de documents.
Fonctionnalités de recherche avancées: Recherche rapide de documents par nom, mot-clé, métadonnées, etc
Zeendoc connecté à Chorus Pro
Chorus Pro est un système de facturation électronique aux services de l’État, des collectivités et des entreprises depuis 2017.
L’obligation de facturation électronique concerne l’ensemble des entités publiques et notamment toutes les collectivités. Toutes les factures émises par leurs fournisseurs sont ainsi dématérialisées depuis 2020. Avec un accès automatisé au portail chorus pro, les collectivités locales et les autres entités publiques peuvent travailler efficacement sur les différentes obligations en lien avec les marchés publics.
Envoyez directement vos factures électroniques depuis Zeendoc vers Chorus Pro
Avec la solution Zeendoc, gérez la dématérialisation des factures et l'automatisation de l’envoi depuis une seule interface. En quelques clics, vous diffusez instantanément toutes vos factures vers le portail chorus pro.
- Lecture et classement automatique des documents au format PDF
- Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures
- Possibilité d’envoyer les documents liés en pièces jointes
- Traçabilité de preuve de dépôt
- Meilleurs délais de traitement et de paiement des factures fournisseurs
- Factures transmises électroniquement à l’Etat
- Archivage : factures conservées de manière durable et intègre
- Réduction de l’empreinte carbone
SUIVEZ LE TRAITEMENT DE VOTRE FACTURE DIRECTEMENT DEPUIS ZEENDOC
Suivez le traitement de votre facture/avoir directement depuis la solution Zeendoc, et cela sans avoir à vous connecter à votre espace Chorus Pro.
Le statut de votre facture sera automatiquement mis à jour dans Zeendoc dès lors qu’une modification de son état courant dans Chorus Pro sera effectuée.
Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !
Bénéficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME
La vie Zeendoc
Nouveautés, conseils : tout savoir des coulisses de Zeendoc.
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Les notes de frais dématérialisées avec la gestion électronique des documents
La note de frais dématérialisée permet aux entreprises de simplifier et sécuriser le remboursement des dépenses professionnelles. La numérisation des justificatifs réduit les erreurs de saisie et optimise le temps de traitement. Grâce à la gestion électronique des...
Retrouvez-nous aux Salons Batimat et Solutions !
Zeendoc, expert en Gestion Électronique de Documents (GED) et éditeur de la solution innovante Zeendoc, participe à deux événements majeurs cet automne : le Salon Batimat, du 30 septembre au 3 octobre 2024, et le Salon Solutions, du 9 au 10 octobre 2024. Salon Batimat...
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