Recherches

3. Un classement chaotique : Des noms de fichiers énigmatiques, des dossiers mal organisés, une absence totale de logique... Retrouver un document dans ce capharnaüm relève de l'exploit. Le risque de confusion et d'erreurs est omniprésent, sans parler du temps perdu à explorer les méandres de cette arborescence anarchique.

4. Des informations fossiles : Des documents obsolètes, des versions oubliées... Naviguer dans ce cimetière d'informations périmées est non seulement inefficace, mais peut également s'avérer dangereux pour la prise de décision. Oups, on a oublié de mettre à jour le rapport financier ?

5. Des recherches à l'aveugle : Des mots-clés trop génériques, des recherches manuelles fastidieuses... Face à un océan de documents, se fier à des méthodes inefficaces ne mène qu'à des résultats décevants et une perte de temps considérable.

Heureusement, des solutions existent pour transformer ce calvaire en une recherche documentaire fluide et efficace. Des outils de GED (Gestion Électronique des Documents) comme Zeendoc permettent de centraliser, organiser, classifier et partager les documents en toute sécurité, tandis que des fonctionnalités de recherche avancées facilitent la localisation précise des informations recherchées.

Dites adieu aux recherches interminables et aux frustrations croissantes : optez pour
une gestion documentaire moderne et gagnez un temps précieux !

LES AVANTAGES OFFERTS DANS LA RECHERCHE DOCUMENTAIRE 

Dites adieu aux archives poussiéreuses et aux recherches interminables ! La gestion électronique des documents (GED) révolutionne la façon dont les entreprises gèrent leur information, en offrant une solution complète pour optimiser le traitement, la recherche et la sécurité des documents.

Fonctionnement de la recherche documentaire

La recherche dans Zeendoc s'effectue à l'aide d'une barre de recherche simple située en haut de l'interface. Vous pouvez saisir un ou plusieurs mots-clés dans la barre de recherche, et Zeendoc retournera une liste de documents pertinents.

Zeendoc utilise un certain nombre de facteurs pour classer les résultats de recherche, notamment :

• Le contenu des documents : Les mots-clés que vous saisissez sont comparés au contenu des documents, y compris le nom du fichier, le texte du document et les métadonnées.
• Les propriétés des documents : Vous pouvez également rechercher des documents en fonction de leurs propriétés, telles que la date de création, le type de document et le propriétaire.
• L'emplacement des documents : Vous pouvez rechercher des documents dans des dossiers spécifiques ou dans l'ensemble de votre référentiel Zeendoc.

CAS d'USAGES D'OCÉRISATION DOCUMENTAIRE

AVEC ZEENDOC

L'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est une technologie puissante qui trouve son application dans de nombreux domaines de la gestion documentaire. Voici quelques cas d'usage concrets où l'OCR de Zeendoc peut transformer la manière dont votre entreprise gère ses documents :Cette étape essentielle permet de :

Gestion des Factures

L'un des principaux défis pour les entreprises est la gestion efficace des factures. Avec l'OCR de Zeendoc, chaque facture scannée ou reçue sous forme de PDF est automatiquement analysée et les données clés, telles que le montant, le nom du fournisseur, ou la date d'échéance, sont extraites. Cela permet :

• Automatisation du traitement : Les informations extraites sont directement intégrées dans votre système comptable, réduisant ainsi les erreurs de saisie manuelle et accélérant le traitement.
• Recherche rapide : Chaque facture devient immédiatement consultable via une simple recherche par mot-clé, qu'il s'agisse du nom du fournisseur, du numéro de facture, ou d'une date spécifique.

Archivage des Contrats

Les contrats contiennent souvent des informations critiques qui doivent être facilement accessibles tout en étant sécurisées. Grâce à l'OCR, Zeendoc permet :

• Indexation automatique : Tous les termes clés du contrat, comme les noms des parties, les dates de signature, ou les clauses spécifiques, sont indexés automatiquement.
• Consultation simplifiée : Vous pouvez retrouver un contrat en quelques secondes, simplement en recherchant un terme spécifique ou une clause importante, ce qui est particulièrement utile lors des audits ou des renouvellements.
• Gestion des échéances : En combinant l’OCR avec d’autres fonctionnalités de Zeendoc, vous pouvez configurer des rappels automatiques pour les dates importantes comme les renouvellements de contrat, réduisant ainsi le risque de laisser passer une échéance.

Gestion des Courriers Entrants

Les courriers reçus par l'entreprise, qu'ils soient physiques ou numériques, peuvent être traités efficacement avec l'OCR de Zeendoc :

• Traitement automatisé : Les courriers scannés sont automatiquement analysés, les informations importantes sont extraites et peuvent être routées vers les bonnes personnes ou services au sein de l'entreprise.
• Suivi et traçabilité : Chaque courrier est indexé et stocké, facilitant ainsi son suivi et la gestion des réponses ou actions requises.

LES AVANTAGES dE LA LAD/RAD

Intégrée à la solution LAD/RAD de Zeendoc, l'OCR offre de nombreux avantages :

1. Gain de temps et réduction des coûts :

L'automatisation de la saisie de données grâce à l'OCR permet aux TPE/PME de gagner un temps précieux sur des tâches manuelles fastidieuses, comme la saisie de factures, de bons de commande ou de formulaires administratifs. Cela libère du temps pour que les collaborateurs puissent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme le développement commercial ou la relation client. De plus, l'OCR réduit les besoins en personnel dédié à la saisie de données, ce qui se traduit par des économies de coûts significatives.

2. Amélioration de l'organisation et de la recherche documentaire :

L'OCR permet aux TPE/PME de classer et de retrouver facilement leurs documents numériques grâce à l'indexation et à la recherche par mots-clés. Cela met fin aux recherches fastidieuses dans les archives physiques et garantit que les informations cruciales sont toujours à portée de main. Cette meilleure organisation documentaire contribue à une prise de décision plus rapide et éclairée, ainsi qu'à une meilleure collaboration entre les équipes.

3. Accessibilité accrue et respect des réglementations :

L'OCR rend les documents numérisés accessibles aux personnes handicapées visuelles grâce aux technologies d'assistance, telles que les logiciels de synthèse vocale. De plus, l'archivage électronique sécurisé des documents numérisés permet aux TPE/PME de se conformer aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation des documents.

En conclusion, l'OCR offre aux TPE/PME françaises un ensemble d'avantages précieux qui peuvent les aider à gagner du temps, à réduire leurs coûts, à améliorer l'organisation de leurs documents et à se conformer aux réglementations. Si vous êtes une TPE/PME française à la recherche d'une solution pour optimiser votre gestion documentaire, l'OCR est une technologie à ne pas négliger.