FAQ : Dématérialisation

Depuis un certain nombre d’années, les entreprises sont progressivement amenées à opérer leur « transition numérique » ou digitale. Une situation qui pousse les responsables à envisager la numérisation des documents et des archives, dans le but premier d’optimiser la productivité des collaborateurs. Mais de quoi parle-t-on réellement lorsque l’on évoque le terme de « dématérialisation » des contenus ? Comment les entreprises peuvent-elles avoir la garantie que leurs documents seront en sécurité ? Comment s’assurer du caractère légal de ces documents que l’on fait passer progressivement dans une base de données digitalisée unique ? Enfin, quels sont les effets concrets de la digitalisation sur certaines professions ?

Si, en tant que professionnel, vous vous apprêtez à basculer vers le tout-digital, sachez que cette nouvelle méthodologie comporte un certain nombre d’avantages, que ce soit en termes de productivité comme en termes de développement durable – on estime en effet qu’une entreprise consacre entre 5 et 15% de son chiffre d’affaire à des questions d’archivage.  Parallèlement à cela, elle génère plus de 900 000 tonnes de déchets de papiers chaque année ! D’où l’intérêt de mettre en avant des solutions de type GED comme Zeendoc

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

Dans le monde de l’entreprise, les archives détiennent une place prépondérante. Or, comme nous avons pu le voir en introduction, les consommables coutent souvent très cher et représentent un poste de dépense important pour les structures. D’où l’émergence depuis plusieurs années d’une solution alternative qui présente de nombreux avantages : la digitalisation croissante des contenus et des documents papier. Concrètement, cette nouvelle méthodologie permet de générer des documents au format numérique. L’objectif à termes pour les collaborateurs de l’entreprise est d’accéder à une base complète de documents facilement consultables, et pouvant faire l’objet d’une exploitation immédiate.

Pourquoi la numérisation ?

La numérisation des documents dans l’entreprise répond à plusieurs besoins, en premier lieu le renforcement de la productivité. En effet, la plupart des TPE et PME manquent encore de visibilité, à l’heure actuelle, pour tout ce qui concerne le suivi des factures. Le délai de validation de ces documents peut aller jusqu’à 18 jours en moyenne, ce qui a pour conséquence de fragiliser les relations avec les clients et les fournisseurs. Parallèlement à ces difficultés, il faut noter que le suivi des retards de paiement demande un temps considérable aux services chargés de la comptabilité – près de 30% du temps est consacré à cette seule tâche, tandis que 7,5% des documents sous forme de papier sont perdus. Ceci a pour conséquence la création de frais indirects conséquents.

Pour le reste, on notera que la digitalisation permet également de valoriser l’image de marque de l’entreprise, à travers une politique zéro papier permettant la réduction considérable des coûts en matière de consommables (papier, mais aussi cartouches, etc..).

Dématérialisation documents et gestion des archives numériques

La numérisation des documents en entreprise pose également la question de leur archivage, au même titre finalement que la gestion de documents papier. Cependant, l’intérêt supérieur de la GED (Gestion Electronique des documents) est de pouvoir accéder très rapidement à des documents rassemblés au sein d’une seule et même base de données. L’unicité des documents représente également une avancée – la suppression des doublons permet ainsi d’éviter toute confusion. Chaque collaborateur dispose d’un accès privilégié aux documents, lui permettant également d’effectuer des modifications – modifications enregistrées permettant d’obtenir un historique des versions. En d’autres termes, la digitalisation donne l’opportunité aux collaborateurs d’un projet d’accéder à des documents liés entre eux de manière automatique, leur permettant de fait de se focaliser sur leur métier de les libérer de ces tâches à faible valeur ajoutée.

La standardisation des documents numériques, enfin, permet d’accroitre la lisibilité des documents, de même que leur exploitabilité. Ce faisant, la communication de l’entreprise satisfait aux contraintes légales en vigueur, par le biais d’une charte ou d’un standard.

Dématérialiser des documents : pourquoi opter pour une GED ?

Pour que la transition numérique s’effectue de manière sereine, de nombreux services et outils logiciels en SaaS accompagnent les entreprises ainsi que les collectivités. La solution de gestion des documents Zeendoc permet ainsi la collecte et le classement de l’information à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Les informations digitalisées sont accessibles rapidement depuis n’importe quel terminal informatique ou mobile, de manière totalement sécurisée  – ordinateur, mais aussi tablette ou smartphone.

L’automatisation des tâches, comme nous avons pu le voir plus haut, est également l’une des grandes forces de la GED, qui permet aux collaborateurs de l’entreprise de libérer du temps pour se consacrer à des tâches plus importantes. Zeendoc permet ainsi la génération des écritures comptables, la validation de facture fournisseurs, l’envoi de factures clients ou encore la validation des notes de frais.

Nous vous laissons découvrir tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation dans cette FAQ.