Quelles sont les étapes de sélection des documents numériques ?

Les différentes étapes de sélection des documents numériques sont essentielles pour assurer une gestion électronique des documents (GED). Il s'agit avant tout de définir ce qui sera numérisé et ce qui sera conservé au format papier. Après numérisation, la hiérarchisation des documents permettra un classement efficace.

Quels sont les critères de sélection pour choisir les documents à numériser ?

Il est rarement opportun d'appliquer une numérisation généralisée de l'information dans l'entreprise. Il convient de faire une sélection des documents en fonction de leur fréquence de consultation, de leur durée de conservation, ou encore de leur importance stratégique. La dématérialisation des documents a un coût, mieux vaut donc écarter les documents dont l'archivage peut rester au format papier. La mise en place d'une GED permet d'optimiser l'organisation des archives de l'entreprise.

Comment prioriser la numérisation des documents ?

Un projet de dématérialisation des données prend du temps ; sa durée est proportionnelle à la quantité de documents papiers de l'entreprise. La hiérarchisation des besoins documentaires permet la définition des priorités dans les processus de numérisation. Il va de soi que la dématérialisation des archives de l'entreprise n'est pas une urgence. En revanche, les données du service commercial peuvent être prioritaires.

Par quels documents commencer le processus de numérisation ?

Cela dépend de chaque entreprise, de son activité et de son système de fonctionnement. Les documents internes sont souvent déjà au format numérique. La production de documents est également essentiellement numérique, avant leur impression sur papier. Une entreprise qui utilise la facturation numérique doit privilégier la dématérialisation des anciennes factures papier. Il est préférable de n'utiliser qu'une seule source pour la recherche d'un modèle de document spécifique.

Comment définir l'organisation de la numérisation des documents ?

Les informations détenues par une entreprise sont de valeur et d'utilité variables. On peut classer les documents d'une entreprise en trois catégories.

• Les documents internes : accessibles par les collaborateurs, ils sont essentiels au fonctionnement de l'entreprise. Leur diffusion nécessite des procédures adaptées aux droits de consultation.
• Les documents publics : en général en libre accès sur Internet, ils sont destinés aux utilisateurs de toutes sortes et contiennent des informations non sensibles.
• Les archives : peu consultées par essence, elles nécessitent une organisation et une sécurisation spécifique. Certaines sont d'ailleurs soumises à un cadre réglementaire.

Les règles de stockage, de conservation et d'utilisation sont différentes pour ces trois catégories de données électroniques. Leur site de stockage devrait également être différent, pour des raisons de sécurité.

Quels critères conditionnent la numérisation et l'indexation d'un document ?

Le contenu d'un document conditionne la numérisation de ses données. Les textes, images, tableurs ou bases de données connaissent des contraintes différentes. Certains documents sont nativement numériques, mais les documents papier doivent passer par l'étape de la dématérialisation. Si le système de numérisation reste le même, la chaîne de processus diffère d'un type de données à l'autre.

Traiter les documents par lots de même nature permet d'automatiser la numérisation en chaîne. La définition de critères de numérisation communs est nécessaire. Il en va de même pour le traitement des données d'indexation, ou les métadonnées de chaque document. Une vue à long terme permet de prévoir l'évolution de l'entreprise et donc de choisir ces critères en conséquence.