Quel intérêt d’utiliser une GED pour la facturation électronique obligatoire ?

Résumé : La facture électronique devient progressivement obligatoire en France pour les entreprises. La réforme fiscale vise à dématérialiser les factures entre les entreprises et les entités publiques pour plus de transparence et d'efficacité. Cette obligation se déploie en deux étapes : d'abord pour les transactions avec le secteur public depuis début 2020, puis entre les entreprises (B2B) progressivement. Les entreprises doivent suivre un calendrier précis en fonction de leur situation.

La Gestion Électronique de Documents (GED) couvre la dématérialisation des documents, qu'ils soient d'origine électronique ou auparavant au format papier, ainsi que leur archivage et leur conservation tout au long de leur cycle de vie. Elle offre également la possibilité de gérer l'intégralité de la documentation d'une entreprise, quel que soit le département. Enfin, elle facilite l'envoi, le suivi et la sécurisation des échanges, à la fois en interne et en externe. Aussi, utiliser une GED pour la facturation électronique présente par définition un réel intérêt.

La facturation électronique obligatoire : les étapes à respecter dans toutes les entreprises

Les factures électroniques vont peu à peu devenir obligatoires dans les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. La réforme en cours implique de respecter des formats précis et d'adopter une organisation conforme à la loi.

Obligation de facture électronique en entreprise :  formats et processus de gestion des données

La mise en place de la facturation électronique doit respecter un des trois formats prévus par l'administration fiscale (Factur-X, CII ou UBL). Notez que La facturation se dit électronique si l'ensemble du processus l'est : émission, transmission, réception et archivage.

Pour les entreprises qui réalisent déjà des échanges de données informatisés dans d'autres formats, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont toutefois autorisées à les convertir dans un des trois formats légaux. De même, les opérateurs de dématérialisation (OD) comme Zeendoc, peuvent offrir un tel service de conversion de formats en natif dans la solution pour le format Factur-x ou à travers un partenariat privilégié avec une PDP.

Les acteurs autorisés à gérer les informations électroniques des entreprises (factures et e-reporting)

La réforme impose d'utiliser des plateformes bien définies pour le traitement de la dématérialisation et la transmission des données tant aux clients qu'à l'administration fiscale. Ainsi, le schéma en Y de la DGFIP laisse les entreprises choisir entre les solutions suivantes :

• Portail public de facturation (PPF) ;
• Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ;
• Opérateur de dématérialisation (OD).

Utiliser une GED pour la facturation électronique : les avantages de ces logiciels

La gestion électronique des documents consiste à piloter le processus de dématérialisation de la documentation dans l'entreprise.

Caractéristiques d'une gestion électronique de documents en entreprise (GED)

La GED est par nature un système qui répond aux exigences de la facture électronique obligatoire. Ce type de logiciel remplace le papier quand les documents arrivent dans l'entreprise dans ce format. La GED prend en charge la dématérialisation. Ensuite, elle réalise par océrisation le traitement automatique pour la comptabilité, ce qui réduit le risque d'erreurs de saisies et évite une perte de temps chronophage considérable.

La GED prend en charge l'archivage électronique des factures dans une base unique et sécurisée, quel que soit le format. Elle offre un regroupement des informations qui facilite la piste d'audit fiable (PAF), une obligation fiscale. Elle facile la recherche d'informations et la collaboration dans les équipes.

La GED répond aux exigences fiscales de la facturation électronique obligatoire

L'ensemble des processus d'une GED respecte les exigences de la réglementation. L'archivage s'effectue de façon sécurisée. Enfin, une GED comme Zeendoc, opérateur de dématérialisation, peut proposer un service amélioré :

• Intégration directe des factures électroniques dans le PPF grâce à son connecteur ;
• Partenariat avec une PDP pour un service plus complet (contrôle des factures et conversion des formats le cas échéant).