Le passage à la facture électronique est un des éléments clés de la dématérialisation des entreprises. Le principe est simple : économiser le papier et les frais d'envoi en produisant et envoyant les factures au format numérique. Mais aussi améliorer son suivi des paiements et son recouvrement avec des alertes par exemple.
Cette solution, encadrée par la loi, présente en effet de nombreux avantages. La dématérialisation des factures permet de gagner du temps et de l'argent, le tout en toute conformité.
La dématérialisation des factures englobe plusieurs aspects. Il convient d'abord de ne pas confondre dématérialisation et numérisation.
La numérisation des factures est une étape de la dématérialisation. Elle consiste à créer une version électronique d'une facture papier. La dématérialisation des factures est plus globale. Elle désigne le fait de créer un système d'informations permettant de générer et recevoir des factures nativement au format électronique. La dématérialisation englobe également les solutions de conservation et d'archivage des factures.
La facture électronique : une pratique légale et sécurisée
La numérisation des factures papier ne suffit pas à rendre légale la dématérialisation des factures. Une signature électronique ou une piste d’audit fiable sont requises.
Depuis le 1er janvier 2020, la réception des factures au format électronique est obligatoire pour toutes entreprises facturant l’état ou une collectivité. À ce jour, la loi ne prévoit aucune obligation concernant l'émission de la facturation dans le secteur privé, les entreprises sont donc libres de produire des factures électronique si leur réception est acceptée.
Cependant, la facturation électronique sera rendue progressivement obligatoire entre entreprises de toutes tailles.
Concernant l'archivage des factures électroniques, les factures doivent être conservées 6 ans sur le plan fiscal, et 10 ans concernant le droit comptable. Dans tous les cas, l'intégrité des données doit être garantie grâce à la mise en place d'un système numérique fiable et sécurisé.
La dématérialisation des factures et ses nombreux avantages
Qu'il s'agisse des factures clients ou des factures fournisseurs, la dématérialisation présente de nombreux avantages pour les entreprises.
Tout d'abord, les coûts de production, d'envoi et d'archivage d'une facture papier sont conséquents. La facture dématérialisée, elle, ne coûte rien, hormis si vous souhaitez souscrire un archivage à valeur probante ce qui en aucun cas n’est requis par la loi..
De plus, les factures électroniques peuvent être produites automatiquement. Les processus sont ainsi accélérés, les erreurs de comptabilité considérablement réduites et les délais sont respectés.
Enfin, une fois un système d'informations fiable mis en place, la sécurité et la confidentialité de la facturation devient optimale et nettement supérieure à ce qu'il est possible de mettre en place avec les factures papier.
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