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La signature numรฉrique, tout ce quโ€™il faut savoir

mardi 10 aoรปt 2021

ร‰galement appelรฉe e-signature, signature sur ordinateur ou encore signature numรฉrique, la signature รฉlectronique fait dรฉsormais partie du quotidien de la gestion RH.

Dans une dรฉmarche de modernisation de la gestion des documents dโ€™entreprise, de plus en plus de services mettent en place ce type de validation. Plus rapide et tout aussi fiable que sa version manuscrite, la signature รฉlectronique fait gagner un temps prรฉcieux en productivitรฉ aux entreprises ainsi quโ€™aux services RH. Cependant, la mise en place de ce type de signature ne sโ€™improvise pas. Au-delร  dโ€™รชtre gรฉnรฉrรฉe par un logiciel reconnu, ce type de signature รฉlectronique (et plus gรฉnรฉralement toute transmission รฉlectronique officielle) doit avant tout rรฉpondre au Rรจglement eIADS. Mais que dit cette rรฉglementation ? Existe-t-il des diffรฉrences entre signature รฉlectronique et signature numรฉrique ? Quels sont les avantages de chacune des mรฉthodes de validation de document ? Zeendoc a rรฉuni ici les principales informations ร  connaรฎtre sur la signature รฉlectronique, dรฉsormais prรฉsente dans notre quotidien.

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La diffรฉrence entre signature รฉlectronique et signature numรฉrique

Nombreux sont celles et ceux qui pensent quโ€™il nโ€™y a pas de diffรฉrence entre une signature numรฉrique et une signature รฉlectronique. Pourtant, ces deux types de signatures ont une portรฉe lรฉgislative diffรฉrente. Pour simplifier, on dรฉsigne par ยซ signature numรฉrique ยป toute signature qui peut รชtre envoyรฉe de maniรจre dรฉmatรฉrialisรฉe. Par exemple, lorsquโ€™une signature manuscrite peut รชtre scannรฉe, ajoutรฉe ร  un document Word et transmise par mail, il sโ€™agit dโ€™une signature numรฉrique. Certains affirment mรชme que la signature prรฉsente sur votre mail peut รชtre considรฉrรฉe comme un type de signature numรฉrique ร  part entiรจre.

Concernant la signature รฉlectronique, cette derniรจre a une portรฉe lรฉgale plus importante quโ€™une signature numรฉrique classique. Comme expliquรฉ prรฉcรฉdemment, la e-signature rรฉpond ร  des normes de sรฉcuritรฉ europรฉennes trรจs strictes. Elle nโ€™est rรฉputรฉe conforme quโ€™ร  partir du moment oรน elle confirme lโ€™identitรฉ du signataire et lโ€™intรฉgritรฉ du document signรฉ (cโ€™est-ร -dire quโ€™il nโ€™existe aucune possibilitรฉ de falsification).

Mais attention ! La signature manuscrite, la numรฉrisation de cette derniรจre de maniรจre ร  crรฉer une signature numรฉrique et la signature รฉlectronique indรฉpendante ont toutes une valeur lรฉgale, mรชme si la signature รฉlectronique reste celle ayant le plus de poids face aux autres. Ce nโ€™est quโ€™en cas de litige concernant cette e-signature que les tribunaux compรฉtents apprรฉcient ou non le caractรจre plein et entier du consentement acquis par la signature du document.

La signature รฉlectronique VS la signature manuscrite

La signature manuscrite est sans aucun doute la plus reconnaissable, puisquโ€™au-delร  de son rรดle de confirmation de lecture du document signรฉ, elle rรฉvรจle รฉgalement des traits caractรฉristiques. En entreprise, il nโ€™est pas rare que la quantitรฉ de documents ร  faire signer soit telle quโ€™elle devienne chronophage. En outre, le principal intรฉressรฉ (client, dirigeant dโ€™entreprise...) doit รชtre prรฉsent pour apposer sa signature, et donc oblige ร  un dรฉlai supplรฉmentaire.

Parmi les solutions de Gestion ร‰lectronique de Documents (ou GED), le logiciel de signature รฉlectronique offre la possibilitรฉ de sโ€™assurer dโ€™un consentement total lors de la signature de nombreux documents. Garantissant la fiabilitรฉ de lโ€™รฉchange dรฉmatรฉrialisรฉ, ce type de logiciel permet dโ€™obtenir rapidement une signature รฉlectronique fiable et sรฉcurisรฉe. En cas de litige รฉventuel, cette signature รฉlectronique a exactement la mรชme valeur juridique quโ€™une signature manuscrite, contrairement ร  une signature numรฉrique classique qui justifiera moins le consentement aux yeux de la loi.

Afin de sโ€™assurer du consentement plein et entier du signataire, le logiciel ne garantit une signature รฉlectronique officielle quโ€™une fois certaines รฉtapes validรฉes. Ces รฉtapes justifient de lโ€™identitรฉ du signataire par plusieurs contrรดles (rรฉception dโ€™une confirmation par mail ou par tรฉlรฉphone, lecture dโ€™un test CAPTCHA, rรฉponse ร  une question de rรฉflexion comme une addition ou une soustractionโ€ฆ). Le document signรฉ pourra notamment รชtre imprimรฉ ou gรฉnรฉrรฉ au format .PDF afin dโ€™รชtre consultรฉ au besoin.

Que dit le rรจglement eIADS concernant la validitรฉ (ou non) dโ€™une signature รฉlectronique ?

Lorsque lโ€™on parle dโ€™une signature รฉlectronique, on รฉvoque rรฉguliรจrement le rรจglement nยฐ 910/2014/UE de lโ€™eIADS. Portant sur lโ€™identification รฉlectronique et les services de confiance pour les transactions รฉlectroniques au sein du marchรฉ intรฉrieur, cette rรฉglementation a รฉtรฉ adoptรฉe le 23 juillet 2014. Depuis cette date, lโ€™ensemble des รฉchanges numรฉriques donnant lieu ร  un recueil de consentement (quโ€™il soit dans un but financier ou non) doit รชtre rรฉalisรฉ par un logiciel ou une prestation de services reconnu par lโ€™ANSSI.

Lโ€™Agence Nationale de la Sรฉcuritรฉ des Systรจmes dโ€™Information se charge dโ€™รฉtablir la liste des services ou des tiers dits ยซ de confiance ยป, cโ€™est-ร -dire habilitรฉs ร  recueillir le consentement et ร  en produire une signature รฉlectronique lรฉgale et authentique, comme Zeendoc. Afin de garantir la lรฉgalitรฉ dโ€™un document signรฉ รฉlectroniquement, il est primordial que ce dernier soit รฉtabli sous garantie de lโ€™ANSSI. Le prestataire a lโ€™obligation de vous fournir son attestation de conformitรฉ sur simple demande de votre part.

Enfin, le rรจglement eIADS rappelle les diffรฉrents services de confiance qui rรฉpondent aux normes de sรฉcuritรฉ europรฉennes. Ainsi, un logiciel de signature รฉlectronique reconnu officiellement permet entre autres :

  • De dรฉlivrer des certificats de conformitรฉ de signature รฉlectronique
  • De valider la portรฉe juridique de ce type de signature
  • De conserver les documents signรฉs numรฉriquement
  • De fournir une preuve horodatรฉe dโ€™un envoi...

Ce rรจglement permet รฉgalement dโ€™uniformiser les transactions รฉlectroniques sur le marchรฉ europรฉen, afin dโ€™amรฉliorer la qualitรฉ des รฉchanges entre pays de lโ€™Union europรฉenne.

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Grรขce ร  toutes ces informations, la signature รฉlectronique nโ€™aura bientรดt plus de secret pour vous. Afin dโ€™amรฉliorer la gestion RH de votre entreprise, Zeendoc se tient ร  votre disposition pour vous proposer de nombreuses solutions de gestion รฉlectronique de documents. Logiciel GED complet ou seulement certains services spรฉcifiques (archivage รฉlectronique, dรฉmatรฉrialisation des dossiers clients et RH, prise en charge de bulletins de salaire รฉlectroniquesโ€ฆ), nโ€™hรฉsitez pas ร  vous rapprocher de nos conseillers pour trouver la mรฉthode qui correspondra le mieux ร  vos besoins.

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