รgalement appelรฉe e-signature, signature sur ordinateur ou encore signature numรฉrique, la signature รฉlectronique fait dรฉsormais partie du quotidien de la gestion RH.
Dans une dรฉmarche de modernisation de la gestion des documents dโentreprise, de plus en plus de services mettent en place ce type de validation. Plus rapide et tout aussi fiable que sa version manuscrite, la signature รฉlectronique fait gagner un temps prรฉcieux en productivitรฉ aux entreprises ainsi quโaux services RH. Cependant, la mise en place de ce type de signature ne sโimprovise pas. Au-delร dโรชtre gรฉnรฉrรฉe par un logiciel reconnu, ce type de signature รฉlectronique (et plus gรฉnรฉralement toute transmission รฉlectronique officielle) doit avant tout rรฉpondre au Rรจglement eIADS. Mais que dit cette rรฉglementation ? Existe-t-il des diffรฉrences entre signature รฉlectronique et signature numรฉrique ? Quels sont les avantages de chacune des mรฉthodes de validation de document ? Zeendoc a rรฉuni ici les principales informations ร connaรฎtre sur la signature รฉlectronique, dรฉsormais prรฉsente dans notre quotidien.
La diffรฉrence entre signature รฉlectronique et signature numรฉrique
Nombreux sont celles et ceux qui pensent quโil nโy a pas de diffรฉrence entre une signature numรฉrique et une signature รฉlectronique. Pourtant, ces deux types de signatures ont une portรฉe lรฉgislative diffรฉrente. Pour simplifier, on dรฉsigne par ยซ signature numรฉrique ยป toute signature qui peut รชtre envoyรฉe de maniรจre dรฉmatรฉrialisรฉe. Par exemple, lorsquโune signature manuscrite peut รชtre scannรฉe, ajoutรฉe ร un document Word et transmise par mail, il sโagit dโune signature numรฉrique. Certains affirment mรชme que la signature prรฉsente sur votre mail peut รชtre considรฉrรฉe comme un type de signature numรฉrique ร part entiรจre.
Concernant la signature รฉlectronique, cette derniรจre a une portรฉe lรฉgale plus importante quโune signature numรฉrique classique. Comme expliquรฉ prรฉcรฉdemment, la e-signature rรฉpond ร des normes de sรฉcuritรฉ europรฉennes trรจs strictes. Elle nโest rรฉputรฉe conforme quโร partir du moment oรน elle confirme lโidentitรฉ du signataire et lโintรฉgritรฉ du document signรฉ (cโest-ร -dire quโil nโexiste aucune possibilitรฉ de falsification).
Mais attention ! La signature manuscrite, la numรฉrisation de cette derniรจre de maniรจre ร crรฉer une signature numรฉrique et la signature รฉlectronique indรฉpendante ont toutes une valeur lรฉgale, mรชme si la signature รฉlectronique reste celle ayant le plus de poids face aux autres. Ce nโest quโen cas de litige concernant cette e-signature que les tribunaux compรฉtents apprรฉcient ou non le caractรจre plein et entier du consentement acquis par la signature du document.
La signature รฉlectronique VS la signature manuscrite
La signature manuscrite est sans aucun doute la plus reconnaissable, puisquโau-delร de son rรดle de confirmation de lecture du document signรฉ, elle rรฉvรจle รฉgalement des traits caractรฉristiques. En entreprise, il nโest pas rare que la quantitรฉ de documents ร faire signer soit telle quโelle devienne chronophage. En outre, le principal intรฉressรฉ (client, dirigeant dโentreprise...) doit รชtre prรฉsent pour apposer sa signature, et donc oblige ร un dรฉlai supplรฉmentaire.
Parmi les solutions de Gestion รlectronique de Documents (ou GED), le logiciel de signature รฉlectronique offre la possibilitรฉ de sโassurer dโun consentement total lors de la signature de nombreux documents. Garantissant la fiabilitรฉ de lโรฉchange dรฉmatรฉrialisรฉ, ce type de logiciel permet dโobtenir rapidement une signature รฉlectronique fiable et sรฉcurisรฉe. En cas de litige รฉventuel, cette signature รฉlectronique a exactement la mรชme valeur juridique quโune signature manuscrite, contrairement ร une signature numรฉrique classique qui justifiera moins le consentement aux yeux de la loi.
Afin de sโassurer du consentement plein et entier du signataire, le logiciel ne garantit une signature รฉlectronique officielle quโune fois certaines รฉtapes validรฉes. Ces รฉtapes justifient de lโidentitรฉ du signataire par plusieurs contrรดles (rรฉception dโune confirmation par mail ou par tรฉlรฉphone, lecture dโun test CAPTCHA, rรฉponse ร une question de rรฉflexion comme une addition ou une soustractionโฆ). Le document signรฉ pourra notamment รชtre imprimรฉ ou gรฉnรฉrรฉ au format .PDF afin dโรชtre consultรฉ au besoin.
Que dit le rรจglement eIADS concernant la validitรฉ (ou non) dโune signature รฉlectronique ?
Lorsque lโon parle dโune signature รฉlectronique, on รฉvoque rรฉguliรจrement le rรจglement nยฐ 910/2014/UE de lโeIADS. Portant sur lโidentification รฉlectronique et les services de confiance pour les transactions รฉlectroniques au sein du marchรฉ intรฉrieur, cette rรฉglementation a รฉtรฉ adoptรฉe le 23 juillet 2014. Depuis cette date, lโensemble des รฉchanges numรฉriques donnant lieu ร un recueil de consentement (quโil soit dans un but financier ou non) doit รชtre rรฉalisรฉ par un logiciel ou une prestation de services reconnu par lโANSSI.
LโAgence Nationale de la Sรฉcuritรฉ des Systรจmes dโInformation se charge dโรฉtablir la liste des services ou des tiers dits ยซ de confiance ยป, cโest-ร -dire habilitรฉs ร recueillir le consentement et ร en produire une signature รฉlectronique lรฉgale et authentique, comme Zeendoc. Afin de garantir la lรฉgalitรฉ dโun document signรฉ รฉlectroniquement, il est primordial que ce dernier soit รฉtabli sous garantie de lโANSSI. Le prestataire a lโobligation de vous fournir son attestation de conformitรฉ sur simple demande de votre part.
Enfin, le rรจglement eIADS rappelle les diffรฉrents services de confiance qui rรฉpondent aux normes de sรฉcuritรฉ europรฉennes. Ainsi, un logiciel de signature รฉlectronique reconnu officiellement permet entre autres :
- De dรฉlivrer des certificats de conformitรฉ de signature รฉlectronique
- De valider la portรฉe juridique de ce type de signature
- De conserver les documents signรฉs numรฉriquement
- De fournir une preuve horodatรฉe dโun envoi...
Ce rรจglement permet รฉgalement dโuniformiser les transactions รฉlectroniques sur le marchรฉ europรฉen, afin dโamรฉliorer la qualitรฉ des รฉchanges entre pays de lโUnion europรฉenne.
Grรขce ร toutes ces informations, la signature รฉlectronique nโaura bientรดt plus de secret pour vous. Afin dโamรฉliorer la gestion RH de votre entreprise, Zeendoc se tient ร votre disposition pour vous proposer de nombreuses solutions de gestion รฉlectronique de documents. Logiciel GED complet ou seulement certains services spรฉcifiques (archivage รฉlectronique, dรฉmatรฉrialisation des dossiers clients et RH, prise en charge de bulletins de salaire รฉlectroniquesโฆ), nโhรฉsitez pas ร vous rapprocher de nos conseillers pour trouver la mรฉthode qui correspondra le mieux ร vos besoins.