[Nouveauté] GED collaborative : éditez vos documents en ligne

L’émergence de l’épidémie de Covid-19 et ses conséquences sur les organisations n’ont fait que mettre en évidence les atouts du télétravail, et donc des solutions collaboratives pour les entreprises comme pour les collectivités. Ces outils d’un genre nouveau ne cessent d’évoluer, afin de mieux tenir compte des besoins exprimés par les entreprises en matière de communication et de partage de l’information. De même les TPE, PME, exposées à des difficultés en matière de transition numérique, adoptent progressivement ces nouvelles méthodes de travail.Aujourd’hui, la notion de Gestion électronique de documents collaboratif est plus que jamais d’actualité, car elle permet d’assurer la continuité des activités entre les équipes. Loin de se cantonner à des questions d’archivage et de sécurisation des documents, la GED collaborative représente une alternative efficace au traitement des documents papier, en permettant la gestion et la validation efficace des documents à distance.Mise en place de processus de circulation et de validation des documents, annotations et commentaires, création d'alertes, dématérialisation des bulletins de salaires, envoie et signature électronique de factures et contrats commerciaux ou de travail... Zeendoc, en plus d'être une solution de stockage, de partage et de sécurisation des documents, et également pensé pour être une GED collaborative.                                                                                                        C’est pourquoi les équipes de Zeendoc continuent de faire évoluer le produit pour faciliter la vie de ses utilisateurs au quotidien !Dans cette actualité, nous allons donc vous présenter notre nouveauté produit : l'édition en ligne.

Qu’est-ce que la GED collaborative ?

Avec l’augmentation de la mobilité et la démocratisation des réseaux sociaux, la GED traditionnelle (dont les prémices méthodologiques remontent au début des années 1980) a connu une transformation radicale. Auparavant, les interfaces digitales offraient uniquement des fonctionnalités limitées à l’acquisition, au traitement et à la diffusion de documents au sein des processus métier.Désormais, ces fonctionnalités ne sont plus en mesure de répondre efficacement aux nouveaux usages « collaboratifs » en entreprise. D’où l’intérêt de développer de nouvelles fonctionnalités, permettant la stimulation de la collaboration interne : c’est le principe-même de la GED collaborative, qui intègre donc de nouvelles fonctionnalités destinées à couvrir les nouvelles pratiques en matière de communication. Il s’agit d’une véritable valeur ajoutée pour les utilisateurs, de même que pour l’entreprise qui génère ainsi de nouvelles initiatives humaines au sein de la structure.Selon une étude menée en 2018 auprès de 400 répondants, la GED collaborative permettrait non seulement la constitution d’une base de connaissance interne, mais optimiserait également la productivité individuelle ou collective. On comprend mieux dès lors l’intérêt d’une telle évolution.

Versioning et GED collaborative : comment ça marche

Sur le plan informatique au sens large, le « versioning » consiste à travailler sur le code source d’un projet, tout en conservant l’ensemble des versions précédentes. Cette logique est reproduite à l’identique dans le cas d’une Gestion électronique et collaborative des documents propre à l’environnement Zeendoc. La « version » devient alors une copie d’un fichier permettant de maintenir son état à un instant donné, et de le retrouver par la suite. Les « modifications » deviennent alors l’ensemble des ajouts ou des suppressions effectuées sur le fichier numérique. Ainsi donc, après chaque modification, le système de versioning se charge de stocker deux versions : la version précédente V-1 et la version V actuelle du fichier. Le versioning évite donc l’écrasement de la version précédente (dans Zeendoc, il est possible de supprimer la version V-1).Les entreprises ont la possibilité de se constituer une bibliothèque de document « type » à partir de leurs documents existants (contrat, facture, bon de commande, devis, etc.) et de les enregistrer dans Zeendoc. La solution de GED Zeendoc permet l'optimisation du travail collaboratif et l'amélioration de la productivité.

Éditer ses documents en ligne avec une GED

La fonctionnalité centrale de la GED collaborative est l’édition en ligne, depuis une seule et unique interface : ainsi donc, les collaborateurs d’une même entreprise peuvent très facilement créer, partager et modifier le contenu d’un document. La condition est de pouvoir disposer d’une autorisation utilisateur, qui donne dès lors la possibilité d’afficher la dernière version enregistrée, et de visualiser les modifications apportées par d’autres collaborateurs d’autre part.L’intérêt de ce mode opératoire est qu’il est totalement respectueux du document d’origine. Celui-ci fait l’objet d’un stockage numérique, et ne peut faire l’objet d’aucune modification (ceci essentiellement pour des raisons d’intégrité en termes d'archivage et de gestion de preuve). Les collaborateurs travaillent donc sur une copie.

Comme vous pouvez le voir dans la vidéo ci-dessus, l’édition en ligne dans Zeendoc peut, par exemple, améliorer votre gestion des contrats de travail. Mais ce n’est pas tout, cette nouveauté peut être utilisée dans différents cas d’usages, comme :

• La gestion de vos contrats :

Contrats de distribution, contrats commerciaux, etc...

• Gestion des procédures :

À partir d’un modèle, vous pouvez, avec l’édition en ligne modifier/rédiger une procédure en accord avec différents services, puis la mettre à disposition dans un classeur centralisant l’ensemble de vos procédures.

• Ordres de fabrication :

Beaucoup d’entreprises utilisent des documents qu’ils transmettent aux techniciens pour donner des instructions sur le traitement d’une commande, les prochaines fabrications etc...

• Société d’audits/conseils

C’est généralement un document sur lequel on travaille à plusieurs, et sur lequel de nombreuses modifications peuvent y être apportées.

• Compte rendu de réunion

Pour les collectivités ou mairies sans logiciels métiers, on peut travailler sur les délibérations du conseil municipal, les commissions de transports…

• Demande d’achat et/ou d’investissements

Favoriser la GED collaborative avec Office 365

Le principe de l’édition en ligne peut aller beaucoup plus loin, comme on peut le voir avec la nouvelle fonction collaborative. Le principe consiste, pour l’utilisateur, à ouvrir un document Office (il peut s’agir d’un document Excel, Word ou Powerpoint) directement depuis l’environnement Zeendoc, de manière à pouvoir procéder à son édition. La seule condition est de disposer d’un compte Microsoft Office 365.Conformément à la logique d’édition en ligne, chaque document Office peut être consulté à distance et à tout moment, sur l’ensemble des écrans. En revanche, l’édition de document ne peut se faire qu’à partir d’un terminal informatique classique. Dans tous les cas, cette fonction collaborative permet de concilier travail en présentiel et en distanciel.

Nous le voyons ici : la gestion collaborative des documents numériques est une réelle chance pour toutes les entreprises, à la recherche de solutions innovantes pour stimuler la croissance de leur activité. Cette nouvelle manière de travailler à distance en mode collaboratif permet à chaque collaborateur de se sentir réellement impliqué, qu’il soit dans les murs de l’entreprise ou à distance.La GED Zeendoc inclue toutes les avancées digitales en matière d’édition, offrant la possibilité de manipuler des documents au format varié (notamment les formats issus de la suite Office 365). De fait, la GED collaborative Zeendoc permet de centraliser l’ensemble des processus d’édition au travers d’un seul et même environnement logiciel. Ce qui évite toute dispersion, comme cela était encore le cas avec la GED traditionnelle.