Le Procure to Pay avec une GED : comment ça marche ?

En tant qu’entrepreneur ou responsable du service Achats de votre entreprise, vous êtes certainement confronté à de multiples process redondants pour le traitement des factures et les relations avec vos fournisseurs. Pour cela, la digitalisation du processus Procure to Pay constitue un premier pas vers l’automatisation et la recherche de performances. Pour synchroniser divers applicatifs métiers, l’emploi d’un logiciel informatisé de type GED peut rapidement devenir essentiel à l’activité. Découvrez comment Zeendoc peut vous aider.

Qu’est-ce que le Procure to Pay ?

À l’origine, le Procure to Pay (P2P) désigne un processus global qui regroupe une multitude d’activités réalisées successivement dans l’entreprise. À l’intérieur de ces activités, plusieurs étapes intègrent naturellement un « workflow » - autrement dit, un processus de rationalisation des tâches dont le principal intérêt est de formaliser les traitements à réaliser et le cheminement à suivre. Voici quels sont habituellement les « flux » d’activité d’une entreprise dotée d’un service Achats :

• La demande d’achat auprès de fournisseurs ;
• La phase d’approvisionnement ;
• Le paiement de la facture associée.

Le Procure to Pay ou P2P est donc un instrument au service d’une plus grande automatisation des tâches. Le processus a d’abord été manuel et sur papier, mais ses composantes ont progressivement fait l’objet d’une dématérialisation au fil des décennies. Lorsque le processus est informatisé ou digitalisé, il devient beaucoup plus efficace et permet d’atteindre un certain niveau de performance et de productivité.

La diminution du risque d’erreurs

En effet, le traitement manuel des achats peut engendrer un nombre d’erreurs humaines plus important. L’automatisation des processus via une solution peut contribuer à diminuer largement ces risques pour l’entreprise.

Dès lors, on peut aisément deviner les avantages à tirer d’une digitalisation du processus P2P : davantage de transparence, l’automatisation du processus de saisie et d’approbation des factures et l’automatisation du rapprochement des factures.

Qu’est-ce que la GED ou Gestion Électronique de Documents ?

Lorsqu’elle est implantée dans l’entreprise, la GED ou Gestion Électronique de Documents aspire à être le réceptacle exclusif des documents numériques. Au démarrage de la réflexion autour de la centralisation des données, l’entreprise doit envisager la GED comme l’instrument incontournable pour la construction progressive d’une architecture informatique. Ainsi donc, la GED est un outil intelligent, capable de regrouper, de rationaliser et de maîtriser l’ensemble des documents circulant en interne.

La dématérialisation du dossier fournisseur, de l’achat au paiement

Zeendoc est une solution GED qui intègre nativement une solution d’automatisation des processus documentaires, liés à la gestion clients et fournisseurs. Le cycle de l’achat au paiement est entièrement pris en charge, et comprend de nombreux avantages comme :

• La simplification des process et un gain de temps ;
• La visibilité instantanée de la situation vis-à-vis d’un fournisseur ;
• L’automatisation du processus d’achat et de paiement ;
• La fluidification de la trésorerie.

Zeendoc : des fonctionnalités essentielles au service du traitement des commandes et factures

La comparaison des montants

Lors de la réception des marchandises, le client dispose de deux types de documents reliés entre eux : une facture et son bon de commande. Dans certains cas, la livraison d’une seule et même commande peut se faire en plusieurs fois, ce qui génère plusieurs factures reliées au même bon de commande. Il est donc impératif pour le client de pouvoir identifier rapidement le montant total des factures, et le comparer avec le montant total de la commande. Zeendoc permet ainsi :

• L’indexation, le classement puis l’analyse des données communes aux documents.
• Le lancement par l’utilisateur d’une action « groupée » pour la comparaison commande / facture.
• L’identification des commandes qui correspondent aux factures sélectionnées, puis l’affichage des lots de documents référencés entre eux et les informations relatives (montants, dates, référence, etc..).

La génération du fichier SEPA

Une fois les différentes étapes ci-dessus validées, les factures sont disponibles pour être payées. Le client stocke les documents fournisseurs et les indexe à l’aide de certaines données (identifiant fournisseur, montant TTC, date du document et statut de paiement). Il renseigne ensuite l’IBAN émetteur sur les factures à payer, et génère un fichier au format SEPA (format européen qui, depuis quelques années, vise à construire un marché unique des paiements en euros et contribue à réduire la multiplication des instruments nationaux).

Ce fichier au format SEPA pourra être importé de plusieurs manières pour la phase de paiement : soit dans un logiciel de paiement, soit directement sur site bancaire, de manière à déclencher les virements aux fournisseurs. L’utilisateur dispose ensuite d’un espace listant les documents pour lesquels la génération d’un fichier de virement SEPA est disponible : il sélectionne le ou les documents affichés, puis effectue une action groupée de type « générer des fichiers SEPA ». Il devient alors possible d’effectuer un contrôle des virements puis de lancer la création du fichier (généralement dans un format XML).