Factures au format électronique : une obligation pour les entreprises françaises dès demain

Vous entendez parler de facture électronique actuellement ? Malgré un report récent, les échéances approchent à grand pas en France pour toutes les entreprises immatriculées à la TVA. C'est le moment de s'informer en vue de déployer la dématérialisation et ses deux volets obligatoires, l'e-invoicing comme l'e-reporting. Nous avons conçu pour vous un guide téléchargeable opérationnel et informationnel sur cette réforme fiscale afin de vous aider à mettre en place le projet dans votre organisation. Cet article vous explique les grandes lignes de son contenu.

Facture électronique : cadre et motivation de la réforme fiscale pour les entreprises en France

La dématérialisation des factures en France ne constitue pas une réforme isolée. C'est un concept qui s'étend dans le monde entier depuis deux décennies.

Quels sont les objectifs de cette réforme selon l'administration fiscale ? 

Comme dans les autres pays, la motivation fondamentale de la réforme se situe dans la lutte contre la fraude à la TVA. Pour bien comprendre le système complet de facture électronique, retenez ce point. En effet, l'ensemble du dispositif doit permettre à terme à l'administration fiscale de pré-remplir les déclarations de TVA des entreprises.

Toutefois, d'autres conséquences positives pour la gestion financière des sociétés sont attendues. Une fois les solutions de facturation électronique déployées, les flux économiques devraient se simplifier et s'accélérer (notamment pour les entreprises ayant fait le choix d'un logiciel de gestion des factures électroniques). Les données dématérialisées se vérifient plus aisément. Les erreurs de facturation et les litiges diminuent. Les paiements émis par les clients interviennent plus vite, ce qui améliore la trésorerie.

En novembre 2023, le Sénat adopte un amendement qui pourrait venir modifier à nouveau le calendrier de déploiement de la réforme sur la facturation électronique obligatoire. Adopté contre l'avis du gouvernement, il risque cependant de ne pas être maintenu à l'Assemblée nationale qui examinera en seconde lecture le PLF 2024 du 14 au 15 décembre prochain.

Ci-dessous, les nouvelles dispositions adoptées par le Sénat :

• 1er juillet 2025 : Réception pour toutes les entreprises et émission pour les grandes entreprises.
• 1er septembre 2026 : Émission obligatoire des factures pour les entreprises de taille intermédiaire.
• 1er septembre 2027 : Émission obligatoire des factures pour les PME et microentreprises.

Pourquoi l'obligation de dématérialisation des factures impacte-t-elle toutes les entreprises ?

Une des idées reçues actuellement pour les PME et TPE consiste à penser que la réforme de la facture électronique ne les concernera pas directement.

Périmètre des entreprises concernées par le nouveau volet de la facture électronique

 Toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France sont concernées. Ceci inclut donc les microentreprises au sens fiscal, car elles sont toutes assujetties même si certaines bénéficient d'une exonération avec la franchise en base.

De la même manière, même si votre société assujettie travaille avec des particuliers ou des clients situés à l'étranger, elle est impactée. En effet la réforme communément appelée "facture électronique" comporte 2 volets :

• la facturation dématérialisée pour des clients assujettis à la TVA en France ;
• un reporting de données à destination de la DGFIP, pour les autres ventes, y compris celles aux particuliers en B2C, l'export et l'intracommunautaire.

Calendrier de déploiement de la facturation électronique en France

Vous êtes donc concerné. En outre, quelle que soit votre taille, vous serez confronté à la facture électronique. C'est important d'en avoir conscience afin d'anticiper et de ne pas attendre le dernier moment et l'engorgement probable créé par les retardataires.

L'obligation d'émission de facture électronique s'échelonne des grandes entreprises aux PME, TPE, microentreprises sans oublier les ETI. Ainsi, prochainement, toute entreprise disposant de fournisseurs du type "grande entreprise" peut rencontrer ce nouveau format en réception. Aussi, la loi impose à tous les professionnels d'être en capacité de recevoir des factures au format électronique.

Qu'est-ce qu'une facture électronique dans une entreprise française ?

Beaucoup d'idées reçues circulent sur le processus de facture électronique. Par exemple, une simple facture scannée au format PDF n'est pas une pièce admissible fiscalement. Même certaines entreprises ayant déjà adopté l'EDI dans leurs échanges avec leurs clients doivent s'assurer de la conversion de leurs factures dans les formats requis.

Les formats autorisés pour la dématérialisation des factures en B2B

Les textes prévoient en France 3 formats possibles pour la facturation électronique. Les deux premiers (UBL et CII) sont des formats de données structurés, non lisibles par l'humain. Le 3e, appelé Factur-X, est un format mixte. Il comporte à la fois un fichier de données structuré et un fichier PDF à la norme PDF/A-3.

Les entreprises qui disposent déjà de données EDI peuvent émettre leurs factures dans d'autres formats. Elles les font alors convertir par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), habilitée à réaliser cette opération.

Pourquoi la réforme fiscale va-t-elle au-delà de la dématérialisation des factures ?

Cette nouvelle réglementation applicable progressivement (et sans nouveau report) ne se limite pas à la dématérialisation de la facturation. N'oublions pas l'autre volet, l'e-invoicing. En effet, la DGFIP souhaite reconstituer l'intégralité des ventes des entreprises. Ainsi, l'administration pourra proposer la déclaration de TVA préremplie à chaque entreprise assujettie.

L'e-reporting correspond à la transmission des transactions de vente non concernées par la facturation au format électronique, à quelques exceptions près qui en sont exonérées. Par exemple, pour un magasin, le récapitulatif des données journalières de caisse permet d'y répondre. Seul le portail public de facturation (PPF) peut transmettre les informations à la DGFIP.

Comment les entreprises devront-elles gérer leurs factures électroniques ?

Les entreprises ne pourront pas transmettre elles-mêmes leurs données de facturation ou d'e-reporting aux clients ou à l'administration fiscale. La réforme prévoit des canaux précis et normés de traitement. Les professionnels devront choisir parmi ces différentes solutions. Ils passeront par divers acteurs qui ne disposent pas tous des mêmes droits.

Les acteurs de la dématérialisation des factures en France

Voici un résumé des solutions qui s'offrent à vous. Le livre blanc à télécharger détaille les droits et devoirs de chaque acteur ainsi que ce qui leur est interdit. 3 types de prestataires sont possibles :

Chorus Pro, le portail public de facturation dit PPF

est une plateforme qui peut transmettre les factures aux clients ou aux autres plateformes de dématérialisation partenaires (cf. infra). C'est le seul habilité à communiquer avec la DGFIP. Il porte l'annuaire des entreprises françaises qui servira au routage des factures.

La plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)

 peut échanger avec les autres PDP et le PPF, transmettre les factures aux clients et convertir les formats si nécessaire afin de respecter les textes. L'immatriculation par la DGFIP est obligatoire.

L'opérateur de dématérialisation (OD)

réalise la dématérialisation des factures. Il ne peut pas communiquer directement avec les clients et avec l'administration fiscale. C'est une solution pour la transmission des factures au PPF ou à une PDP. Aucune immatriculation n'est requise.

Le schéma en Y : 3 types de flux pour la transmission des informations

L'administration fiscale française a choisi plusieurs solutions pour le traitement des flux de facturation et la transmission des transactions d'e-reporting. On parle de "schéma en Y". Pour résumer, 3 cas s'envisagent :

• les 2 entreprises (client et fournisseur) communiquent directement grâce aux services offerts par le portail public de facturation (PPF) ;
• une entreprise utilise le PPF et l'autre retient la solution "plateforme de dématérialisation partenaire" ;
• les deux entreprises choisissent chacune de transiter par une PDP et c'est la PDP qui réalise la transmission des informations au portail public de facturation.

Projet de facturation électronique : mise en place d'une feuille de route dès maintenant

Nous préconisons la mise en place dès 2023 d'un projet "facture électronique" y compris en PME et TPE.

Les étapes d'une mise en place efficace de la facture électronique

Vous disposez dans le livre blanc à télécharger de recommandations et détails pour chaque étape du projet, de la recherche d'information jusqu'au déploiement effectif du processus, tant pour les factures en réception qu'en émission. Voici la synthèse des 6 phases à organiser :

• nomination d'un référent "facture électronique" et recherche d'informations ;
• établissement d'une cartographie des flux achats et ventes ainsi que des tiers de l'entreprise (clients et fournisseurs) ;
• traitement des factures électroniques fournisseurs en réception ;
• choix de sa solution de dématérialisation parmi les acteurs possibles (portail public de facturation, plateforme de dématérialisation partenaire et opérateur de dématérialisation) ;
• communication interne et externe sur la gestion de la facture électronique retenue et ses impacts organisationnels (processus Procure to Pay notamment) ;
• gestion de l'émission des factures électroniques à destination des clients et de l'administration fiscale.

Dématérialisation des factures entrantes au format papier : une première étape pertinente

Si votre entreprise ne dispose pas encore de solution de dématérialisation complète de ses flux achats, nous recommandons de ne pas attendre. En effet, en fonction de la taille de vos fournisseurs, vous devrez vivre une période transitoire avec différents formats de factures en réception, dont le papier. En outre, se rajoutent aussi les sociétés étrangères. Le fait d'unifier les processus avec des documents électroniques facilite la tâche.

En adoptant dès à présent une solution de numérisation et d'archivage comme Zeendoc vous démarrez le processus de la facture électronique. Les services de l'entreprise abandonnent le papier. Ils s'habituent à travailler avec un système de stockage des données dans un lieu unique. Ainsi, vous n'attendez pas le dernier moment. Vous évitez le stress généré par le calendrier.

La généralisation de la facture électronique en France constitue une obligation nouvelle sur laquelle les entreprises devront se pencher rapidement. En outre, l'anticipation permet de revisiter les opérations, process et workflows. Vous améliorez ainsi le Procure to Pay. Spécialiste de la dématérialisation, Zeendoc vous accompagne dès à présent et saura le faire, quelles que soient les solutions que vous retiendrez pour la facturation électronique.