Comment mettre en place la signature électronique ?

La première chose à faire avant de solliciter des outils de signature électronique est de comprendre ce qu'englobe votre projet. Quelles signatures électroniques concerneront quels types de documents ? Combien de collaborateurs utiliseront la signature numérique ou combien de packs de signatures vous faudra-t’il compte tenu de la volumétrie des documents à signer électroniquement ? Quelle est la nature juridique des documents concernés ? 

Une connaissance approfondie de vos besoins vous permettra de mettre en place des solutions parfaitement adaptées à votre entreprise.

En fonction des documents concernés par la signature électronique, vous devrez vous orienter vers un type de signature électronique en particulier. Voici les trois types de signature électronique reconnus par le Code civil :

• La signature électronique simple :

Elle propose déjà un certain niveau de sécurité, le signataire est identifiable par code SMS (OTP) et les modifications apportées au document ne sont pas traçables sauf si elle est couplée avec une solution de Gestion électronique de documents. Elle conviendra aux documents contractuels communs et peu sensibles :

• Souscription à un service B2C
• Contrat d’assurance
• Souscription à un crédit
• Note de frais
• Feuille d’émargement
• …

• La signature électronique avancée :

Elle permet d’identifier le signataire à l’aide d’une pièce d’identité vérifiée à distance

Peu de documents à ce jour requièrent ce niveau :

• La dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants ;
• Tout document sous forme électronique d’un marché public ;
• ….

Ce type de signature peut aussi être utilisée pour des contrats dits sensibles

• La signature électronique qualifiée :

Il s'agit du type de signature électronique présentant le plus haut niveau de sécurité. Une autorité de certification est chargée d'identifier la personne signant le document, au moyen d'une rencontre physique dans la plupart des cas. Ce type de signature électronique, plus contraignant, ne sera utilisé que par les professions dites réglementées (avocats, greffiers, notaires…)

• Document & Acte notariés ;
• Réponse aux appels d’offre marché public ;
• Validation d’opérations bancaires B2B ;
• Rapport d’expertise judiciaire ;
• Formalités RCS ;
• Facture ;
• Bulletin de paye électronique ;
• Compte rendu médical ;
• …

Une fois que vous savez quels documents, quels collaborateurs et quel type de signature électronique sont concernés par votre projet, vous pouvez passer à la mise en place concrète d'une signature électronique dans votre entreprise. 

Vous devrez pour cela vous rapprocher de l'un des prestataires de solution de signature électronique ou « éditeurs de gestion électronique de documents «  ,GED, intégarnt une soluiton de signature électronique. Dans tous les cas, le prestataire de signature électronique devra avoir ayant obtenu un certificat de l'ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information). Pour faire votre choix, le critère principal sera le choix d'une solution interne (c'est-à-dire installée en local sur vos différents appareils ou serveurs) ou en mode Saas (la solution de signature est alors installée sur le Cloud).

Vos partenaires prestataires ou distributeurs informatiques vous suivront ensuite étape par étape afin d'implémenter la signature électronique dans vos process.

La dernière étape pour mettre en place la signature électronique dans votre entreprise est de former vos collaborateurs. Ceux-ci doivent non seulement être capables d'utiliser ce nouvel outil, mais également de guider les clients et fournisseurs qui viendraient à signer électroniquement un document.  

Cette étape ne doit pas être négligée : former correctement vos collaborateurs, c'est garantir qu'aucune erreur ne sera faite et que vos signatures électroniques seront conformes à la loi. Fort heureusement, la plupart des solutions de signature électronique ont été conçues de sorte à être très simples à utiliser.