[Revue de Presse] Incontournable GED

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Avec le développement forcé du télétravail, le système de gestion électronique de documents est devenu un impératif. Bonne nouvelle : il existe des solutions simples et peu coûteuses.

C’est l’une des retombées économiques de la crise sanitaire. Afin de favoriser le télétravail d’un nombre important de leurs collaborateurs, la plupart des chefs d’entreprise sont aujourd’hui poussés à implanter des systèmes GED, ou gestion électronique de documents. Après avoir numérisé l’ensemble des documents indispensables, il s’agit alors d’encourager le travail à distance en organisant la dématérialisation complète des chaînes de traitement correspondantes. Heureusement, il existe désormais pour cela une palette de logiciels spécialisés accessibles à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Longtemps cantonnés au monde des grandes entreprises, les systèmes de GED, c’est-à-dire de gestion électronique de documents (on utilise quelquefois l’équivalent ECM pour Electronic Content Management), commencent véritablement à s’implanter dans les entreprises de plus petite taille, et jusque dans les TPE. Une évolution qui s’est sans aucun doute accélérée avec la persistance de la crise sanitaire depuis plus d’un an maintenant.

En favorisant, en France comme dans de nombreux autres pays, le développement du télétravail, elle n’a fait qu’accroître les besoins de numérisation des multiples documents – bons de commande, factures clients ou fournisseurs, contrats de travail, rapports, comptes rendus etc. – nécessaires au fonctionnement quotidien d’une entreprise. Sinon en effet, comment être en mesure d’y accéder aisément lorsque l’on travaille à distance depuis son domicile ? “Le marché de la gestion électronique de documents progresse actuellement sur un rythme annuel de l’ordre de 15 % et devrait représenter un chiffre d’affaires total voisin de 5 milliards d’euros en 2024” souligne ainsi Jean-Pierre La Hausse de Lalouvière, président de l’association professionnelle eFutura qui regroupe près de 200 entreprises ou organisations pionnières de la transition numérique.

Des exigences légales de conservation de documents

En réalité, jusqu’à la fin des années 1990, les systèmes de GED ne concernaient guère que les opérations d’archivage au sein des entreprises. Il s’agissait alors essentiellement de répondre aux exigences légales de durée de conservation des documents – 30 ans pour les contrats de travail, 10 ans pour les pièces comptables, 6 ans pour les liasses fiscales etc. – une fois leur cycle de vie achevé. On pouvait éventuellement y ajouter tel ou tel autre document “vivant” intéressant certains services de l’entreprise, mais l’objectif prioritaire restait de remplacer les rayonnages de classeurs papier “morts” par des armoires informatiques nettement moins volumineuses afin de générer des économies substantielles. Grâce tout d’abord à la diminution des surfaces occupées, mais aussi – et surtout – grâce aux gains de temps constatés lorsqu’il fallait retrouver un document ancien… Des avantages véritablement significatifs pour les grandes entreprises dont le coût de gestion des documents papier pouvait représenter jusqu’à 15 % de leur chiffre d’affaires.

“Plusieurs études ont démontré qu’un système de dématérialisation des factures peut générer une réduction allant jusqu’à 60 % du coût d’impression et d’envoi des documents équivalents”

Mais voilà qu’au tournant des années 2000, un certain nombre de sociétés de services informatiques comprennent qu’en raison du développement de la puissance de calcul des ordinateurs, la dématérialisation des documents vivants peut générer à son tour des économies substantielles. Pour cela, il suffit d’étendre les techniques utilisées lors des opérations d’archivage aux documents circulant quotidiennement dans les services de l’entreprise. C’est-à-dire de remplacer les documents physiques (c’est à cette époque qu’est apparue la notion d’entreprise zéro papier) par des fichiers numérisés, et de convaincre les collaborateurs de l’entreprise de travailler à partir de copies digitales accessibles sur l’écran de leur ordinateur plutôt que sur des photocopies papier du même document. “Lorsque l’on sait, par exemple, que plusieurs études ont démontré qu’un système de dématérialisation des factures peut générer une réduction allant jusqu’à 60 % du coût d’impression et d’envoi des documents équivalents, on comprend l’attirance des chefs d’entreprise pour une telle approche”, confirme Charly Delsol, fondateur de la société spécialisée Sages Informatique basée à Ajaccio, qui compte plus de 4 000 clients dans toute l’Europe.

GED, des gains d’espace et de temps

Car il ne s’agit là que d’une première étape. Ce n’est en effet qu’une fois les documents dématérialisés installés dans un serveur informatique (soit dans celui de l’entreprise, soit dans un serveur extérieur public ou privé, autrement dit dans le cloud) que les dirigeants peuvent commencer à envisager la mise en place d’un véritable système de gestion électronique des documents. Après les opérations préalables de numérisation, d’indexation et de stockage des documents, il s’agit d’en organiser la circulation électronique au sein de l’entreprise. Objectif : faire en sorte que les collaborateurs puissent y accéder d’un simple clic en fonction de leur niveau d’habilitation, afin, selon les cas, de les partager, de les modifier ou de les valider. Le bon document à la bonne personne au bon moment en quelque sorte…

“Grâce à des fonctions spécifiques de recherche, d’indexation ou de partage, ils offrent la possibilité de traiter tous les types de documents numérisés en fonction de leur nature, de leurs caractéristiques mais surtout de leur finalité métier”

Bref, il s’agit une fois de plus de gagner du temps, de réduire les coûts et de diminuer les risques d’erreur ou de perte en remplaçant les circuits papier traditionnels par des circuits informatisés fiables. Pour cela, nombre de sociétés de services informatiques ont développé des logiciels permettant d’accompagner le cycle de vie des différents documents utiles au bon fonctionnement des entreprises. “Grâce à des fonctions spécifiques de recherche, d’indexation ou de partage, ils offrent la possibilité de traiter tous les types de documents numérisés en fonction de leur nature, de leurs caractéristiques mais surtout de leur finalité métier” explique Pascal Charrier, directeur général du groupe Efalia, qui édite une suite logicielle pour adresser les différents domaines de la dématérialisation (document, processus, téléservices) et qui a réalisé l’an dernier près de 10 millions d’euros de chiffre d’affaires. Il existe ainsi des logiciels destinés à gérer les ressources humaines de l’entreprise, à éditer les bulletins de paie, à assurer le traitement des factures clients et fournisseurs, ou encore à gérer les contrats de travail… Au sein du groupe Hachette, par exemple, il existe un système entièrement dématérialisé qui gère la signature des contrats qui lient les 70 maisons d’édition de la maison à leurs auteurs.

Une mémoire vivante et immédiate

On l’a compris, un système de gestion électronique des documents sert avant tout à améliorer la productivité des processus de travail. Non seulement il permet à chacun des employés concernés de suivre pas à pas l’avancement des dossiers dans lesquels son intervention est nécessaire, mais surtout il simplifie le passage de relais entre les différents collaborateurs responsables tout au long d’une chaîne de traitement. Dès que le premier a achevé sa tâche, il lui suffit d’un clic pour solliciter la personne responsable de l’étape suivante, et ainsi de suite en fonction de la longueur du processus.

“Un système de gestion électronique des documents simplifie le passage de relais entre les différents collaborateurs responsables tout au long d’une chaîne de traitement”

Enfin, la GED constitue la mémoire vivante et immédiate de l’entreprise. Grâce aux fonctions de recherche attachées à chacun des documents, en fonction de son contenu, de sa nature ou de sa date d’émission, chaque collaborateur habilité est en mesure de retrouver instantanément tel ou tel document spécifique. “Même sans prendre en compte les coûts cachés liés à la recherche des documents ou à la redondance de certaines tâches, on observe que le retour sur investissement de la mise en place d’un système GED est le plus souvent inférieur à une année” confirme Pierre Patuel, fondateur de la société DPii, qui bénéficie d’une expérience d’une trentaine d’années en matière de dématérialisation et qui compte aujourd’hui près de 500 clients dans une dizaine de pays. En dématérialisant le circuit de la totalité de ses factures, la société de jouets Juratoys estime ainsi avoir réalisé une économie de 68 % dans l’année qui a suivi son investissement.

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GED, zéro papier ou presque

Mais attention ! Si la mise en place d’un système GED génère le plus souvent des gains importants de productivité, elle présente de réels risques de piratage et de perte de données. Tout document dématérialisé peut en effet facilement être consulté, voire modifié, sans laisser la moindre trace. D’où la nécessité de se doter son dispositif GED de logiciels et de coffres-forts numériques offrant toutes les garanties de traçabilité, de sécurité et de confidentialité. Référence en la matière : la norme ISO 27001 publiée en 2005 et révisée en 2013 qui définit l’ensemble des exigences nécessaires à la fiabilité de tous les systèmes d’information. Sans oublier les dispositions communautaires dites RGPD introduites il y a plus de deux ans maintenant dans la législation européenne et destinées à protéger les données personnelles des citoyens de l’UE.

Des logiciels en mode SaaS

Gains de productivité, possibilité de travail à distance, impact écologique significatif… La gestion électronique de documents s’inscrit incontestablement dans le grand mouvement de transformation numérique qui gagne aujourd’hui le monde de l’entreprise. Après s’être largement répandue dans les grandes entreprises au cours des deux dernières décennies, elle commence maintenant à s’implanter dans les entreprises moyennes et petites, d’autant plus facilement que de nombreuses start-up développent désormais des logiciels commercialisés en mode à SaaS (Software as a service), disponibles par abonnement et qui permettent d’accéder pour un investissement minime à la plupart des fonctionnalités indispensables. C’est le cas, par exemple, de la société d’origine espagnole Holded.

“Les logiciels commercialisés en mode à SaaS disponibles par abonnement et qui permettent d’accéder pour un investissement minime à la plupart des fonctionnalités indispensables”

“En intégrant l’ensemble des tâches fastidieuses et répétitives d’une petite entreprise dans un seul et même outil informatique intuitif et accessible en libre-service, nous permettons à son dirigeant de se consacrer essentiellement à ses activités de production, de commercialisation et d’innovation” explique Javi Fondevila, l’un des cofondateurs de l’entreprise. Après avoir convaincu près de 80 000 clients dans plusieurs pays européens au cours des cinq dernières années, Holded vient d’annoncer une levée de fonds de 15 millions d’euros qui devrait lui donner les moyens d’améliorer encore ses positions sur ce marché de la gestion électronique de documents.

Didier Willot

Pourquoi un système de GED ?

En remplaçant la gestion-papier traditionnelle avec classement à la main par un système entièrement dématérialisé, la GED présente de multiples avantages.
1. Elle permet à l’entreprise de disposer d’un système d’archivage performant. L’ensemble de ses fichiers est rassemblé dans une bibliothèque numérique unique et bien rangée dont l’accessibilité est facilitée grâce à une batterie de mots-clés ou à travers d’une arborescence adaptée à l’organisation et aux missions de l’entreprise.
2. Elle génère une réduction significative des coûts de gestion de l’entreprise. Si l’on compte le gain de place que procure l’implantation d’un serveur informatique (davantage encore lorsqu’il est externalisé) et le gain de temps généré lorsqu’il s’agit de retrouver un document ancien, on estime que la diminution du coût de toutes ces tâches improductives peut être réduite d’un bon tiers.
3. Elle évite les couacs au sein de l’entreprise. Un doublon dans les fiches-prospects, une redondance dans les devis… Les systèmes GED permettent de diminuer considérablement les risques d’erreurs liées à un manque de coordination dans la répartition ou la communication des tâches.
4. Elle fournit une traçabilité réelle de l’évolution des documents au sein de l’entreprise. La plupart des logiciels GED retracent la date et le contenu de toutes les modifications intervenues le long du cycle de vie des documents.

Pour résumer, la GED simplifie notablement la gestion des tâches administratives de toutes les entreprises.

Le dispositif France Num en renfort

Afin d’aider les entreprises petites ou moyennes à se lancer dans la transformation numérique de leur organisation, la direction générale des Entreprises du ministère de l’Économie a créé, dans le cadre du plan gouvernemental de relance, un dispositif d’aide baptisé France Num. Il prévoit la possibilité de bénéficier :
- d’un diagnostic numérique gratuit réalisé par la chambre des métiers et de l’artisanat ou la chambre de commerce et d’industrie dont dépend l’entreprise.
- d’une subvention de 500 euros à valoir sur l’achat d’une prestation numérique, permettant à l’entreprise à communiquer à distance avec ses clients.
- d’une formation-action répondant à un besoin concret de l’entreprise et lui permettant d’expérimenter un usage ou une solution numérique.
- de l’accès à une formation en ligne de type Mooc intitulée “Ma TPE a rendez-vous avec le numérique”
À noter qu’une campagne destinée à sensibiliser les responsables d’entreprises à l’intérêt de la transformation numérique – Comment faire ? Quels changements engager ? Comment s’assurer de la rentabilité de tels investissements ? – sera également lancée et que des prêts (garantis par l’État et la Commission européenne) seront proposés par les banques qui accepteront de soutenir tous les projets répondant aux critères fixés par France Num. Les informations relatives au calendrier et aux conditions d’éligibilité sont accessibles sur le site francenum.gouv.fr.

Le marché de la GED a représenté, en France l’an dernier, un CA total de 2,6 MdsE, soit une hausse de plus de 6 % par rapport à l’exercice précédent. Un pourcentage élevé qui s’explique par un contexte réglementaire favorable, la RGPD notamment, et par le développement de nouveaux besoins en termes de mobilité et d’accès multicanaux.

Les abonnements SaaS /Cloud ne cesse de progresser. Ces solutions représentent désormais près d’un quart du marché total, devant la vente de licences et de logiciels qui est tombée en dessous de 20 % au cours des deux dernières années.