En matiรจre de dรฉmatรฉrialisation des documents dans les entreprises, il est de plus en plus question dโune standardisation ร lโรฉchelon europรฉen : la factur X ou ยซ facture รฉlectronique mixte ยป rรฉpond parfaitement ร cette contrainte.
Ce nouveau standard franco-allemand a pour objectif prioritaire de favoriser la dรฉmatรฉrialisation fiscale, dans un contexte de transition numรฉrique, ร destination de toutes les entreprises du secteur privรฉ et public. En effet, les nouveaux outils numรฉriques contraignent progressivement les dirigeants ร rรฉflรฉchir ร de nouvelles formes dโautomatisation des tรขches, quelle que soit la taille de lโentreprise.
Le contexte lรฉgal nโest cependant pas nouveau, puisque la rรฉflexion autour de la facturation รฉlectronique dรฉbute officiellement en 2014, avec lโordonnance du 26 juin qui impose lโutilisation de la facture รฉlectronique pour toutes les entreprises travaillant avec le secteur public (Chorus-Pro).
Au travers de cette publication, nous mettons ร disposition des responsables, des ressources leur permettant de mieux comprendre ce quโest la facture รฉlectronique mixte ou ยซ hybride ยป.
Ce nouveau modรจle organisationnel comporte par dรฉfinition deux documents distincts : dโun cรดtรฉ, un document au format PDF/A-3 (permettant une lecture comme sur format papier et regroupant toutes les informations essentielles ร un traitement manuel), et un document au format XML (destinรฉ ร lโautomatisation des donnรฉes ร lโintรฉrieur du logiciel de gestion des factures dรฉmatรฉrialisรฉes.
Transition numรฉrique : pourquoi la dรฉmatรฉrialisation des factures ?
La Factur-x est donc un nouveau standard censรฉ accompagner la transition numรฉrique des entreprises et la dรฉmatรฉrialisation dโun certain nombre de documents papier. En effet, la simple gรฉnรฉration dโun document comptable implique non seulement dโavoir ร disposition un justificatif, mais รฉgalement dโobtenir une facture qui respecte certaines dispositions lรฉgales et autres contraintes. Cf : voir notre article Les nouvelles rรจgles de facturation
La Factur-x est en mesure de rรฉpondre efficacement aux normes concernant la facturation รฉlectronique, et dont les prรฉoccupations remontent originellement ร lโordonnance nยฐ2014-697 du 26 juin 2014 (abrogรฉ le 22 juillet 2019 par la loi PACTE pour convenir aux exigences du droit europรฉen). Cependant, la cible prioritaire de ce nouveau standard est principalement les TPE et PME ร lโorigine, qui peuvent rencontrer des difficultรฉs pour sโรฉquiper dโune solution de facturation dรฉmatรฉrialisรฉe.
Lโรฉvolution de la norme europรฉenne facturation avec la factur-X
Techniquement, les normes relatives ร la facturation รฉlectronique sโimposent aujourdโhui ร toutes les entreprises, quโelles soient du secteur public ou privรฉ. Au dรฉpart de cette rรฉflexion, il y a bien sรปr lโordonnance nยฐ2014-697 qui impose aux entreprises titulaires dโun marchรฉ public dโutiliser les services dโun portail public de facturation ยซ Chorus Pro ยป, ceci afin dโeffectuer leurs demandes de paiement. Plus tard en 2017, la norme sรฉmantique europรฉenne EN 16931 impose un standard en matiรจre de facturation รฉlectronique. Lโidรฉe ici est de rendre la transition numรฉrique plus conviviale pour les entreprises, notamment pour les PME. La facturation รฉlectronique sโest ensuite รฉtendue ร partir du 1er janvier 2020 ร toutes les entreprises. Lโarticle 153 de la Loi de Finances 2020 va imposer ยซ lรฉgalement ยป aux entreprises ร compter du 1er septembre 2026 (TGE et EDI), dโenvoyer des factures รฉlectroniques pour toute relation entre professionnels assujettis ร la TVA. La rรฉception concernera toutes les entreprises dรจs 2026, l'envoi pour les TPE/PME et microentreprises dรฉbutera en 2027.
Des dรฉcrets vont รชtre รฉgalement publiรฉs pour fixer le calendrier exact ainsi que les conditions d'application de cette nouvelle obligation, notamment en fonction de la taille et du secteur d'activitรฉ des entreprises concernรฉes.
ร noter aussi que depuis le 1er janvier 2020 et promulguรฉ par la Loi Macron du 6 aoรปt 2015, toutes les organisations privรฉes, peu importe leur taille, nโont plus le droit de refuser la rรฉception de factures รฉlectroniques, transmises par dโautres entreprises privรฉes.
Les dates clรฉs de la dรฉmatรฉrialisation des factures
Quel est le fonctionnement de facture รฉlectronique mixte ?
Comme nous venons de le voir plus haut, factur-x est un standard dont lโintรฉrรชt repose sur une exploitation totale par tous les utilisateurs, ainsi que par tous les logiciels comptables. Ainsi, grรขce au format hybride de factur-x (qui se prรฉsente sous la forme dโun format de fichier PDF/A-3), la facture peut faire lโobjet dโun traitement via les logiciels comptables, qui utilisent les donnรฉes XML pour lโautomatisation des tรขches. Ainsi, pour obtenir une meilleure visibilitรฉ comptable, amรฉliorer le traitement des factures et optimiser lโรฉchange dโinformations en interne, on aura tendance ร recommander lโutilisation dโun logiciel de suivi et de gestion administratif comme Zeendoc.
Cette nouvelle facture รฉlectronique mixte permet donc dโรฉviter les tรขches ร faible valeur ajoutรฉe et aussi รฉviter toute erreur humaine dans le traitement des donnรฉes.
Focus sur le format hybride et fichier XML
Lorsque vous รฉditez des factures au format factur-x, vous rรฉalisez des documents basรฉs sur le format PDF/A-3 โ รฉgalement connu sous le nom de Format de Document Portable pour lโArchivage de 3e gรฉnรฉration. Ce format donne la possibilitรฉ dโinclure dโautres piรจces-jointes, par exemple des conditions de vente. Ainsi donc, le format PDF/A-3 contient lโimage de la facture au format PDF et des donnรฉes structurรฉes, contenues dans un fichier de type XML. Ce sont ces donnรฉes structurรฉes qui permettent lโautomatisation des tรขches. Actuellement, la version 1.0 de Factur-X est disponible gratuitement. Pour obtenir la version complรจte, on se rรฉfรจrera ร la version EN 16931, qui est รฉquivalente aux spรฉcifications de ZUGFeRD 2.1 (qui est le standard commun de facturation รฉlectronique hybride pour la France et lโAllemagne). Pour en savoir plus sur les produits logiciels disponibles, dรฉcouvrez la solution de dรฉmatรฉrialisation des factures รฉlectronique Zeendoc.
Factur-X : Quels sont les avantages ?
La dรฉmatรฉrialisation des documents comptables prรฉsente de nombreux avantages pour les entreprises qui choisissent le format Factur-X. Voici quelques-exemples :