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Tout savoir sur le nouveau format de facture : la ยซ FacturX ยป

lundi 1 mars 2021

En matiรจre de dรฉmatรฉrialisation des documents dans les entreprises, il est de plus en plus question dโ€™une standardisation ร  lโ€™รฉchelon europรฉen : la factur X ou ยซ facture รฉlectronique mixte ยป rรฉpond parfaitement ร  cette contrainte.

Ce nouveau standard franco-allemand a pour objectif prioritaire de favoriser la dรฉmatรฉrialisation fiscale, dans un contexte de transition numรฉrique, ร  destination de toutes les entreprises du secteur privรฉ et public. En effet, les nouveaux outils numรฉriques contraignent progressivement les dirigeants ร  rรฉflรฉchir ร  de nouvelles formes dโ€™automatisation des tรขches, quelle que soit la taille de lโ€™entreprise.

Le contexte lรฉgal nโ€™est cependant pas nouveau, puisque la rรฉflexion autour de la facturation รฉlectronique dรฉbute officiellement en 2014, avec lโ€™ordonnance du 26 juin qui impose lโ€™utilisation de la facture รฉlectronique pour toutes les entreprises travaillant avec le secteur public (Chorus-Pro).

Au travers de cette publication, nous mettons ร  disposition des responsables, des ressources leur permettant de mieux comprendre ce quโ€™est la facture รฉlectronique mixte ou ยซ hybride ยป.

Ce nouveau modรจle organisationnel comporte par dรฉfinition deux documents distincts : dโ€™un cรดtรฉ, un document au format PDF/A-3 (permettant une lecture comme sur format papier et regroupant toutes les informations essentielles ร  un traitement manuel), et un document au format XML (destinรฉ ร  lโ€™automatisation des donnรฉes ร  lโ€™intรฉrieur du logiciel de gestion des factures dรฉmatรฉrialisรฉes.

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Transition numรฉrique : pourquoi la dรฉmatรฉrialisation des factures ?

La Factur-x est donc un nouveau standard censรฉ accompagner la transition numรฉrique des entreprises et la dรฉmatรฉrialisation dโ€™un certain nombre de documents papier. En effet, la simple gรฉnรฉration dโ€™un document comptable implique non seulement dโ€™avoir ร  disposition un justificatif, mais รฉgalement dโ€™obtenir une facture qui respecte certaines dispositions lรฉgales et autres contraintes. Cf : voir notre article Les nouvelles rรจgles de facturation 

La Factur-x est en mesure de rรฉpondre efficacement aux normes concernant la facturation รฉlectronique, et dont les prรฉoccupations remontent originellement ร  lโ€™ordonnance nยฐ2014-697 du 26 juin 2014 (abrogรฉ le 22 juillet 2019 par la loi PACTE pour convenir aux exigences du droit europรฉen). Cependant, la cible prioritaire de ce nouveau standard est principalement les TPE et PME ร  lโ€™origine, qui peuvent rencontrer des difficultรฉs pour sโ€™รฉquiper dโ€™une solution de facturation dรฉmatรฉrialisรฉe.

 

Lโ€™รฉvolution de la norme europรฉenne facturation avec la factur-X

Techniquement, les normes relatives ร  la facturation รฉlectronique sโ€™imposent aujourdโ€™hui ร  toutes les entreprises, quโ€™elles soient du secteur public ou privรฉ. Au dรฉpart de cette rรฉflexion, il y a bien sรปr lโ€™ordonnance nยฐ2014-697 qui impose aux entreprises titulaires dโ€™un marchรฉ public dโ€™utiliser les services dโ€™un portail public de facturation ยซ Chorus Pro ยป, ceci afin dโ€™effectuer leurs demandes de paiement. Plus tard en 2017, la norme sรฉmantique europรฉenne EN 16931 impose un standard en matiรจre de facturation รฉlectronique. Lโ€™idรฉe ici est de rendre la transition numรฉrique plus conviviale pour les entreprises, notamment pour les PME. La facturation รฉlectronique sโ€™est ensuite รฉtendue ร  partir du 1er janvier 2020 ร  toutes les entreprises. Lโ€™article 153 de la Loi de Finances 2020 va imposer ยซ lรฉgalement ยป aux entreprises ร  compter du 1er septembre 2026 (TGE et EDI), dโ€™envoyer des factures รฉlectroniques pour toute relation entre professionnels assujettis ร  la TVA. La rรฉception concernera toutes les entreprises dรจs 2026, l'envoi pour les TPE/PME et microentreprises dรฉbutera en 2027.

Des dรฉcrets vont รชtre รฉgalement publiรฉs pour fixer le calendrier exact ainsi que les conditions d'application de cette nouvelle obligation, notamment en fonction de la taille et du secteur d'activitรฉ des entreprises concernรฉes.

ร€ noter aussi que depuis le 1er janvier 2020 et promulguรฉ par la Loi Macron du 6 aoรปt 2015, toutes les organisations privรฉes, peu importe leur taille, nโ€™ont plus le droit de refuser la rรฉception de factures รฉlectroniques, transmises par dโ€™autres entreprises privรฉes.

 

Les dates clรฉs de la dรฉmatรฉrialisation des factures 

  • Art l53 de lโ€™Ordonnance du 26 Juin 2014 (abrogรฉ le 22 juillet 2019 par la loi PACTE pour convenir aux exigences du droit europรฉen)
  • Loi Macron du 6 aoรปt 2015
  • Norme sรฉmantique europรฉenne EN 16931 : un standard europรฉen de facture รฉlectronique
  • Loi de Finances 2020 : obligation pour les entreprises assujetties ร  la TVA dโ€™รฉmettre des factures รฉlectroniques dans les relations entre professionnels. Entrรฉe en vigueur en 2026.

 

Quel est le fonctionnement de facture รฉlectronique mixte ?

Comme nous venons de le voir plus haut, factur-x est un standard dont lโ€™intรฉrรชt repose sur une exploitation totale par tous les utilisateurs, ainsi que par tous les logiciels comptables. Ainsi, grรขce au format hybride de factur-x (qui se prรฉsente sous la forme dโ€™un format de fichier PDF/A-3), la facture peut faire lโ€™objet dโ€™un traitement via les logiciels comptables, qui utilisent les donnรฉes XML pour lโ€™automatisation des tรขches. Ainsi, pour obtenir une meilleure visibilitรฉ comptable, amรฉliorer le traitement des factures et optimiser lโ€™รฉchange dโ€™informations en interne, on aura tendance ร  recommander lโ€™utilisation dโ€™un logiciel de suivi et de gestion administratif comme Zeendoc.

Cette nouvelle facture รฉlectronique mixte permet donc dโ€™รฉviter les tรขches ร  faible valeur ajoutรฉe et aussi รฉviter toute erreur humaine dans le traitement des donnรฉes.

 

Focus sur le format hybride et fichier XML

Lorsque vous รฉditez des factures au format factur-x, vous rรฉalisez des documents basรฉs sur le format PDF/A-3 โ€“ รฉgalement connu sous le nom de Format de Document Portable pour lโ€™Archivage de 3e gรฉnรฉration. Ce format donne la possibilitรฉ dโ€™inclure dโ€™autres piรจces-jointes, par exemple des conditions de vente. Ainsi donc, le format PDF/A-3 contient lโ€™image de la facture au format PDF et des donnรฉes structurรฉes, contenues dans un fichier de type XML. Ce sont ces donnรฉes structurรฉes qui permettent lโ€™automatisation des tรขches. Actuellement, la version 1.0 de Factur-X est disponible gratuitement. Pour obtenir la version complรจte, on se rรฉfรจrera ร  la version EN 16931, qui est รฉquivalente aux spรฉcifications de ZUGFeRD 2.1 (qui est le standard commun de facturation รฉlectronique hybride pour la France et lโ€™Allemagne). Pour en savoir plus sur les produits logiciels disponibles, dรฉcouvrez la solution de dรฉmatรฉrialisation des factures รฉlectronique Zeendoc.

Factur-X : Quels sont les avantages ?

La dรฉmatรฉrialisation des documents comptables prรฉsente de nombreux avantages pour les entreprises qui choisissent le format Factur-X. Voici quelques-exemples :

  • Lโ€™amรฉlioration de la productivitรฉ, en donnant la possibilitรฉ ร  un maximum de collaborateurs dโ€™accรฉder ร  des documents lisibles et bien structurรฉs ;
  • Lโ€™amรฉlioration de lโ€™expรฉrience client / fournisseur, grรขce ร  des รฉchanges plus rapides et plus prรฉcis. De cette maniรจre, certaines problรฉmatiques comme les retards de paiement sont grandement limitรฉes ;
  • Lโ€™automatisation des tรขches, qui permet ร  chaque collaborateur de se concentrer sur des missions plus stratรฉgiques ;
  • La rรฉduction des coรปts : en effet, les charges relatives ร  la crรฉation dโ€™une facture sโ€™รฉlรจvent en moyenne ร  8,75 euros / facture ร  lโ€™heure actuelle. Une situation qui pourrait รชtre largement attรฉnuรฉe, en faisant passer le coรปt dโ€™une facture ร  3,2 euros (source GALIA / GS1) ;
  • Facilite vos รฉchanges commerciaux europรฉens.
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