Comment passer au zéro papier dans une entreprise ?

Pour atteindre un objectif zéro papier dans les entreprises, il est important de respecter des étapes, et en comprendre tout l'intérêt. La dématérialisation peut donc passer par le remplacement de l'impression par l'archivage numérique, la mise en place d'un logiciel de GED, le recyclage et la signature électronique. Le zéro papier est un objectif à atteindre par les administrations publiques d’ici à 2022, mais de plus en plus d'entreprises s'y mettent, et chacune y trouve son compte.

Remplacer l'impression des documents par l'archivage électronique

Selon l'ADEME (Agence De l'Environnement et de la Maîtrise de l'Énergie), chaque année, un salarié utilise 70 à 85 kg de papier. Au-delà des dépenses que cela engendre, une telle consommation de papier est surtout un désastre écologique qu'il est tout à fait possible de diminuer.

L’archivage électronique consiste à sauvegarder les documents d'une entreprise sous format électronique. Ces fichiers peuvent provenir de différentes sources, comme un logiciel de gestion, Internet, ou même un smartphone. Cette solution de dématérialisation présente aussi l'avantage de sécuriser et protéger chaque document de façon pérenne.

Attention, il y a plusieurs sortes d’archivages allant du simple stockage à l’archivage à valeur probante… à vous de décider en fonction de la valeur des documents que vous souhaitez retrouver et de leur conformité légale.

Mettre en place un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED)

Si les archives électroniques assurent la sécurité des documents, la GED facilite le travail de tous les salariés d'une entreprise. En effet, cette solution de gestion informatique dans le cloud* permet de classer et traiter chaque document ou dossier numérique, et ainsi éviter l'impression sur papier. Les informations sont ainsi centralisées et accessibles à tous les salariés. La gestion électronique des documents constitue ainsi une immense base de données aux multiples avantages :

• La GED offre une traçabilité parfaite des informations ;
• La mise en place de workflows facilite et automatise chaque processus ;
• L’automatisation de l'archivage ne laisse place ni à l'erreur, ni à l'oubli.

Attention, une GED mal choisie et surtout mal adoptée par les utilisateurs peut vous amener à réimprimer des fichiers dématérialisés : 40 % des documents imprimés sont des documents PDF, un document déjà électronique… 

Opter pour la signature électronique

Dans la même optique que l'archivage électronique, la signature électronique est une excellente solution pour tendre vers le zéro papier. Cette fonctionnalité de la GED est un procédé permettant à une personne de valider un document numérique. La signature électronique a la même valeur légale qu'une signature sur document papier, et permet ainsi d'éviter l'impression de documents papier qui peuvent rester au format numérique. En plus de l'économie de papier, la signature électronique offre également un gain de temps du traitement des informations, et une meilleure sécurité des données et documents.

Attention, il existe plusieurs types de signatures, Une signature manuscrite scannée, ou apposée sur un document d’une image représentant votre signature ou une signature graphique digitale réalisée à l’aide du doigt ou d’un stylet par exemple, n’ont aucune valeur juridique.

Recycler : une démarche écologique en faveur du zéro papier

La transformation digitale d'une entreprise demande un investissement certain qui aura un impact considérable en faveur du zéro papier. Avant d'en arriver là, de tous petits gestes au quotidien peuvent déjà contribuer à atteindre l’objectif zéro papier. C'est le cas de l'optimisation des impressions, qui passe par :

• L’impression en recto verso systématiquement ;
• Le choix d'imprimer que lorsque cela est vraiment nécessaire...
• En attendant que le zéro papier soit définitivement installé dans les entreprises, le recyclage est aussi une solution permettant de réduire l'impact sur l'environnement de la consommation de papier.

Le zéro papier dans les entreprises devient un objectif qui tend à se répandre auprès des professionnels. La réussite d'un tel projet passe par de petits gestes, mais surtout par l'utilisation de la GED. Ce logiciel contribue également fortement à la transformation digitale, enjeu actuel majeur des entreprises françaises.