La dématérialisation des processus manuels d'une entreprise lui permet une meilleure gestion des flux de documents. Ses avantages sont multiples :
Gestion électronique des documents : La dématérialisation, fer de lance des processus métier.
Un plan de dématérialisation des processus commence souvent par la numérisation de certains documents papier. Petit à petit, l'entreprise peut mettre en place des systèmes d'information pour chaque processus métier. Il devient alors possible de créer les documents directement au format numérique, sans passer par le papier.
Il est ensuite nécessaire d'utiliser un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED). Cela permet notamment de définir qui a accès au document, comment fonctionnent les échanges en ligne, etc. Dématérialiser les processus, c'est aussi permettre l'automatisation de nombreuses tâches et échanges répétitifs. Cela permet donc un gain de productivité important pour les collaborateurs de l'entreprise concernée.
Qu'est-ce que la dématérialisation des processus ?
La plupart des processus métier d'une entreprise nécessitent la création, la gestion et l'archivage de documents. Le traitement de ces nombreuses tâches est souvent effectué manuellement par ses collaborateurs. Chaque document nécessaire au processus est alors rédigé, imprimé – souvent en plusieurs exemplaires –, envoyé aux clients, fournisseurs ou en interne, puis rangé dans une salle d'archives. Le but de la dématérialisation des processus est de créer les différents documents de l'entreprise (factures fournisseurs, documents des ressources humaines…) directement au format numérique et que le partage se fasse aussi de manière électronique et de manière automatisée.
Cela implique une transformation totale du traitement des flux de documents. En effet, si la digitalisation des documents diminue l'espace demandé par l'archivage physique, elle requiert de nouvelles solutions. Une facture digitale reçue via un EDI (Échange de Données Informatisé) suit un parcours spécifique. Comme la facture papier, elle doit être validée par les services concernés, puis transmise au service comptable pour être réglée. Elle doit ensuite être sauvegardée dans des archives en ligne, dans des conditions garantissant son inaltérabilité, pendant toute sa durée légale de conservation.
C'est pourquoi dématérialiser les processus métier nécessite la mise en place d'outils de GED (Gestion Électronique des Documents). Cette gestion digitale est la clé du succès du projet de dématérialisation des processus d'une entreprise.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des processus ?
La dématérialisation des processus est un projet conséquent pour une entreprise. Elle opère un changement majeur dans son fonctionnement qui nécessite un certain budget. Cependant, le jeu en vaut souvent la chandelle. Un projet de dématérialisation cohérent, allié à une solution de gestion électronique des documents performante, présente de nombreux avantages.
Réaliser des économies directes
Les solutions de Gestion Électronique des Documents et d'archivage numérique ont un coût. Mais comparés à leur équivalent physique, ils sont minimes. Les entreprises qui entreprennent la digitalisation de leurs données font des économies sur :
Gagner un temps précieux
Opter pour une solution GED permet également de gagner du temps, grâce à une automatisation de certaines tâches. Les différents services des entreprises se retrouvent ainsi déchargés de tâches chronophages à faible valeur ajoutée. Les collaborateurs concernés gagnent donc en productivité. De plus, la consultation des informations est simplifiée dans une base de données unique. Plusieurs personnes peuvent avoir accès simultané au document recherché en un clic, sans avoir besoin de se déplacer dans les archives de l'entreprise ou de solliciter ses collègues.
Fluidifier l'échange de documents et d'informations
Un logiciel GED permet non seulement d'avoir un accès rapide à un document, mais aussi de le partager très facilement. Toutes les informations sont automatiquement collectées au même endroit dès leur réception, quelle que soit leur source. Une facture fournisseur ou une facture client est envoyée automatiquement à chaque service concerné et traitée en un temps record. Il devient également possible de vérifier le chemin parcouru par l'information en un clin d'œil.
Diminuer l'empreinte écologique de l'entreprise
Utiliser un système numérique pour le traitement des flux de documents réduit l'utilisation de papier. C'est une bonne manière d'engager son entreprise dans un processus écologique. Il faut cependant étudier minutieusement les outils, ressources et solutions nécessaires à la digitalisation des processus. L'obtention de nouveau matériel informatique et la maintenance de serveurs ont aussi un impact sur l'environnement d’où une consolidation dans un cloud sécurisé.
Quels processus métier sont concernés par la dématérialisation ?
Tous les services des entreprises qui utilisent le format papier sont concernés par la dématérialisation. Voici quelques exemples de processus métier pouvant en bénéficier.
Les processus des ressources humaines (RH)
Le service RH des entreprises est amené à créer et gérer de nombreux papiers :
Produire chaque document sous forme digitale permet de simplifier leur archivage dans le système. On obtient un meilleur suivi, et les employés et collaborateurs de l'entreprise reçoivent leurs documents à temps et restent consultables.
Les processus fiscaux
En France, les entreprises sont de plus en plus encouragées à faire leurs déclarations fiscales en ligne. Ce changement se fait progressivement, mais il peut être judicieux de commencer la transformation de ses processus fiscaux dès maintenant. La dématérialisation peut concerner, par exemple :
Les processus du service comptable
Une solution GED permet au service comptabilité une gestion optimisée des flux entrants (ex : factures fournisseurs) et des flux sortants (ex : factures clients). La digitalisation accorde également un meilleur suivi des paiements, relances, etc. Résultat : une meilleure gestion des fournisseurs et des clients, et une réduction des litiges….et bien sûr des passerelles automatiques entre des données comptables et les bilans et comptes de résultats qui évitent la double voire triple saisie, les erreurs…
Quel est le rôle de la numérisation des documents papier dans la dématérialisation des processus ?
La numérisation des documents est la première étape dans le projet de numérisation d'une entreprise. La mise en place d'une solution adaptée et pérenne pour chaque processus métier peut prendre beaucoup de temps. Une entreprise qui veut opérer un changement numérique dans sa gestion de l'information et des flux de documents peut commencer par dématérialiser ses documents papier déjà existants.
Cela permet de mesurer les bénéfices et les enjeux de la dématérialisation, avant de réaliser un projet global de transformation des processus. Numériser tous ses documents n'est pas toujours une solution à forte valeur ajoutée, ni même une solution logique. Un document traitant d'une information qui n'a pas besoin d'être consultée ou partagée peut être conservé en physique, voire détruite. Selon le délai légal de conservation du document et son importance, on peut décider de sa transformation digitale. Il est important pour cela de concevoir un projet cohérent avec son entreprise , les risques associés à la typologie de son activité, la valeur intrinsèque des documents et la valeur qu’ elle implique (ex : un contrat commercial qui en soi n’est pas un document fiscal mais peut être un document clé lors d’un contentieux).
Comment pérenniser les processus dématérialisés grâce à un logiciel GED ?
Comme nous l'avons vu, pour profiter des bénéfices de la dématérialisation des processus, il est nécessaire d'utiliser des solutions GED adaptées à ses besoins. Un logiciel GED sert à structurer, gérer et archiver (indexer automatiquement) les fichiers électroniques, selon leur nature. Il permet également d'avoir accès à un document sur ordinateur, smartphone ou tablette via une interface simple d’utilisation.
En somme, la gestion électronique a vocation à remplacer complètement le fonctionnement interne et externe des entreprises. Le logiciel GED communique ainsi avec les autres logiciels de l'entreprise, comme le logiciel de gestion comptable. Lorsqu'une facture client est déposée sur l'interface, les informations importantes sont détectées automatiquement. Les écritures sont communiquées au logiciel de comptabilité, au format adapté. C’est une passerelle.
Le papier n'est pas délaissé à 100 %, puisqu'on peut toujours être amené à traiter des documents physiques. C'est pourquoi la numérisation des documents est complémentaire aux logiciels GED. Certains éditeurs de GED proposent même l'envoi de courrier en France et à l'étranger parmi leurs solutions de diffusion de l'information. Cela permet de remplacer complètement les processus physiques, comme les déplacements à la poste.
D'autre part, travailler avec un partenaire GED en France, qui connaît bien les exigences légales liées à la dématérialisation, est une solution recommandée. C'est d'autant plus vrai pour les fournisseurs du secteur public, qui doivent transmettre leurs factures via Chorus Pro.
Avoir ses données hébergées en France est aussi un gage de sécurité et de respect de la RGPD.
Comment automatiser ses processus grâce à un workflow ?
Le workflow permet de dévoiler tout le potentiel de la dématérialisation du fonctionnement des entreprises. Il s'agit de l'automatisation de procédures et de tâches dont le traitement est normalement manuel. Cela peut être la validation du paiement d'une facture ou encore la diffusion d'une note d'information à tous les collaborateurs.
Pour créer un workflow, il faut identifier toutes les actions inhérentes au processus métier dans leur ordre logique. Cela permet l'automatisation de la gestion du flux de documents dès la détection d'un événement déclencheur. Par exemple, le parcours d'une réclamation client envoyée par mail est géré automatiquement :
C'est donc une solution de choix pour épargner à ses employés les tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Cela permet aussi de réduire les erreurs, les retards, les pertes de documents ou encore les oublis. Les entreprises sont libres de confier des tâches plus valorisantes à leurs équipes, favorisant la productivité et l’accélération des tâches séquentielles via des circuits de validation ainsi qu’une piste d’audit fiable en cas de litige.
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