GED en ligne : la meilleure solution Cloud pour les entreprises ?

Comparée à d'autres solutions Cloud, comme l'ERP (Enterprise Resource Planning), le CRM (Customer Relationship Management) ou le stockage cloud, la gestion électronique de documents (GED) en ligne offre des avantages uniques aux entreprises. Basée sur une infrastructure cloud, qu'elle soit publique, privée ou hybride, la GED optimise les processus, réduit les coûts de stockage des documents, renforce la sécurité et améliore la collaboration. Découvrez pourquoi la GED en ligne se distingue comme la solution cloud la plus adaptée pour les entreprises.

Les différents types de cloud pour les entreprises

Le cloud computing est un modèle informatique qui permet aux entreprises d'accéder à des ressources informatiques, pour le stockage, les serveurs, et les applications, via internet, sans avoir à maintenir une infrastructure sur site. Il existe trois principaux types de cloud computing : le cloud public, le cloud privé et le cloud hybride, chacun répondant à des besoins spécifiques.

Cloud public : une solution partagée et flexible pour les entreprises

Le cloud public est une solution partagée de cloud computing, mise à disposition de leurs clients par des fournisseurs tiers tels que Microsoft Azure, Amazon Web Services (AWS) ou Google Cloud Platform. Les entreprises peuvent accéder aux ressources à distance, sans avoir à se soucier de la maintenance ou des mises à jour de l'infrastructure, qui sont gérées par les fournisseurs.

Cette solution est particulièrement rentable et bien adaptée aux petites et moyennes entreprises (PME) grâce à sa flexibilité et à ses faibles coûts d'infrastructure. Toutefois, le cloud public présente certaines limites. Les entreprises dépendent du fournisseur pour la gestion de l'infrastructure et le contrôle de la sécurité pour leurs données sensibles.

Cloud privé : contrôle total et sécurité accrue pour les données de l'entreprise

Le cloud privé est une solution dédiée exclusivement à une seule entreprise. Cette infrastructure peut être hébergée sur le site de l'entreprise ou chez un fournisseur tiers, mais elle n'est pas partagée avec d'autres organisations.

Le cloud privé est particulièrement adapté aux entreprises manipulant des données informatiques sensibles, telles que des institutions financières ou des hôpitaux, ainsi que pour les entreprises soumises à des réglementations strictes en matière de protection des données. Cependant, cette solution cloud implique pour les entreprises des coûts plus élevés que le cloud public.

Cloud hybride : flexibilité et optimisation des coûts de stockage

Le cloud hybride combine les avantages des clouds public et privé. Il permet aux entreprises d'utiliser les deux infrastructures en fonction de leurs besoins spécifiques. Par exemple, une entreprise peut choisir de stocker ses données sensibles sur un cloud privé tout en utilisant un cloud public pour des tâches moins critiques.

Le cloud hybride est idéal pour les entreprises qui souhaitent maximiser à la fois la sécurité de leurs données et l'efficacité de leur stockage. Toutefois, sa mise en œuvre peut être complexe, notamment pour assurer une intégration harmonieuse entre les deux environnements.

Modèles de services cloud : IaaS, PaaS, et SaaS

Les différents types de cloud, qu'ils soient publics, privés ou hybrides, peuvent proposer plusieurs modèles de services : Infrastructure as a Service (Iaas), Platform as a Service (PaaS), et Software as a Service (SaaS). Ces modèles permettent aux entreprises de choisir la bonne approche en fonction de leurs besoins en matière d'infrastructure, de développement ou de services applicatifs :

1. Infrastructure as a Service (IaaS) : IaaS fournit une infrastructure informatique virtuelle, incluant des serveurs, du stockage et un réseau, que les entreprises peuvent gérer à distance. Les entreprises peuvent contrôler leurs systèmes d'exploitation, bases de données et applications, sans investissement matériel.
2. Platform as a Service (PaaS) : PaaS présente une plateforme permettant de développer, tester et déployer des applications sans gérer d'infrastructure. Ainsi, les développeurs peuvent se concentrer sur la création d'applications, et les entreprises se dotent d'un environnement de développement flexible.
3. Software as a Service (SaaS) : SaaS permet aux utilisateurs d'accéder à des logiciels via internet sans installation locale, par exemple via Microsoft 365 et Google Workspace.

Choisir le bon type de cloud pour l'activité de son entreprise

Le choix entre un cloud public, privé ou hybride dépend des besoins spécifiques de l'entreprise, de son secteur d'activité, du niveau de sécurité requis, du budget disponible et des compétences techniques internes. Les PME préfèrent souvent le cloud public pour sa simplicité et ses coûts réduits. Les grandes entreprises, ou celles évoluant dans des secteurs aux normes de sécurité strictes, optent de façon générale pour le cloud privé ou hybride.

Les différents types de solutions cloud pour les entreprises

En plus de la GED en ligne, il existe d'autres types de solutions cloud qui peuvent répondre aux divers besoins des entreprises, du poste de travail à la gestion des clients :

1. ERP en ligne : un système d'Enterprise Resource Planning (ERP) permet de centraliser et de gérer en ligne l'ensemble des processus de l'entreprise.
2. CRM en ligne : une solution cloud de Customer Relationship Management (CRM) aide les entreprises à gérer leurs relations avec leurs clients.
3. Stockage cloud : les services de stockage cloud, tels que Google Drive, Dropbox ou OneDrive, permettent aux entreprises de stocker des fichiers et des documents en ligne. Ils proposent des fonctionnalités de partage et de synchronisation, pour faciliter l'accès aux ressources et la collaboration entre les équipes.
4. Cloud pour la collaboration : les solutions collaboratives, comme Microsoft 365 ou Google Workspace, fournissent aux utilisateurs des outils pour travailler ensemble en temps réel sur des documents partagés ou organiser des visioconférences.
5. Virtualisation du poste de travail informatique : le modèle Desktop as a Service (DaaS) permet aux employés d'accéder à un bureau virtuel hébergé sur le cloud depuis n'importe quel appareil. Il favorise le travail à distance et la sécurité des données de l'entreprise.

Ces différentes solutions cloud peuvent être combinées ou sélectionnées en fonction des besoins spécifiques de leurs clients. Parmi elles, la GED en ligne se distingue par son efficacité pour la gestion documentaire, avec une approche optimisée et centralisée.

Avantages de la GED en ligne pour les entreprises

Une solution de GED en ligne présente de nombreux atouts pour les entreprises. Elle se distingue à la fois des autres solutions cloud, comme les services de stockage, ERP ou CRM, et le système de GED classique en termes de flexibilité, de coûts et de fonctionnalités.

Avantages de la GED en ligne par rapport aux autres solutions cloud pour les entreprises

La GED en ligne fournit une plateforme spécialisée qui centralise les documents de manière fiable et sécurisée. Contrairement aux autres solutions cloud, comme le stockage cloud, l'ERP ou le CRM, elle combine les avantages de la gestion documentaire avec ceux du cloud. Elle réduit le temps de recherche, élimine les doublons de documents et favorise la collaboration en temps réel.

Cette solution cloud propose, notamment, des fonctionnalités telles que la recherche par mots-clés, la gestion des accès et l'automatisation des workflows. Les workflows automatisés pour la validation et la signature électronique optimisent l'efficacité des processus tout en renforçant la sécurité. De plus, la GED en ligne offre un contrôle d'accès rigoureux et un cryptage des données, essentiels pour les entreprises manipulant des informations sensibles.

Avantages de la GED en ligne par rapport à une solution de GED locale

Par rapport à la GED classique, la GED en ligne possède des avantages notables en termes de flexibilité, de coûts et d'accessibilité. La GED classique nécessite une infrastructure sur site, comprenant des serveurs en réseau, des coûts de maintenance élevés et des mises à jour régulières des applications. En revanche, l'infrastructure cloud d'une GED en ligne permet aux entreprises de se libérer des contraintes matérielles et de bénéficier d'une solution évolutive.

En termes d'accessibilité, l'utilisation d'une GED en ligne permet d'accéder aux documents à tout moment et depuis n'importe où, avec connexion internet. Cela facilite le télétravail, les déplacements et la collaboration entre équipes dispersées géographiquement. De plus, les utilisateurs ont la possibilité d'ajouter des fonctionnalités ou de gérer des volumes de documents plus importants sans difficulté. Cette flexibilité est un avantage majeur par rapport à la GED locale, qui impose des coûts supplémentaires pour toute mise à niveau.

Zeendoc est une solution de gestion électronique de documents (GED) en ligne. Elle centralise vos fichiers, améliore la gestion documentaire et la sécurité des données de votre entreprise. En tant que solution cloud SaaS, elle vous offre, quel que soit votre secteur d'activité, une flexibilité et une facilité d'utilisation essentielles. Zeendoc simplifie la collaboration entre vos équipes et vous permet de gagner en productivité grâce à des fonctionnalités pratiques et accessibles.

Avec Zeendoc, vous profitez d'une GED efficace pour réduire vos coûts de gestion documentaire et optimiser vos processus. Contrairement aux outils de stockage cloud grand public, Zeendoc renforce la sécurité grâce à la redondance des données sur des serveurs situés en France, ainsi qu'à un cryptage rigoureux lors du transfert et du stockage de vos informations.

La GED en ligne, avec une solution cloud comme Zeendoc, est idéale pour les entreprises souhaitant optimiser une gestion collaborative des données et renforcer la sécurité de leurs documents. Grâce à une infrastructure cloud flexible, elle s'adapte aux besoins des PME comme des grandes entreprises. Avec Zeendoc, vous simplifiez votre gestion documentaire tout en réduisant vos coûts