La Gestion Électronique des Documents pour le secteur de la propreté

La propreté est un secteur en plein dynamisme depuis de nombreuses années renforcé par la Covid. Un secteur de plus de 15 000 entreprises qui génère un chiffre d’affaires de 17 milliards d’euros et emploie plus de 570 000 personnes (Source Chiffres clés et actions prioritaires 2022 Le Monde de la Propreté). Pourtant, la transition numérique dans le secteur de la propreté reste plus modérée que dans d’autres secteurs. Depuis quelques années cette activité de services commence à l’appréhender de plus en plus surtout pour l’optimisation des conditions de travail des administratifs, des techniciens et aussi de la mise en relation clients.

Cette filière est aujourd'hui l'une des principales branches professionnelles des métiers de services avec 1 emploi sur 35 dans le secteur marchand, un chiffre d'affaires qui, bien qu'en hausse, reste sensible à l'évolution du coût du travail. Les marges bénéficiaires sont très réduites et le prix de revient d'un service est constitué à 80% de salaires et charges. De plus la caractéristique de ce secteur est une très forte demande de recrutement qui nécessite une optimisation de l’organisation des entreprises.

La transformation numérique est une opportunité de développement pour les entreprises de nettoyage, mais elle représente aussi un défi à relever. Le règne de l’hyper-réactivité, le besoin croissant de reporting, de transparence, de traçabilité et de feedback en temps réel créent une demande client toujours plus forte.

La transition numérique ne concerne pas que l’activité de nettoyage (robots nettoyants, aspirateurs intelligents …) mais aussi la partie organisationnelle dont la dématérialisation est un élément de réponse.

La dématérialisation des documents : un levier incontournable pour moderniser votre entreprise et optimiser votre organisation et vos relations professionnelles.

La dématérialisation, également connue sous le nom de digitalisation, offre plusieurs avantages dans le secteur de la propreté.

• Réduction des coûts et des documents physiques : La dématérialisation offre la possibilité de réduire voire d'éliminer complètement la dépendance aux documents physiques tels que les devis, les contrats de service, les fiches de suivi, etc. Cette approche permet de réduire l'espace de stockage physique, de libérer de précieux mètres carrés et d'accéder rapidement aux informations. De plus elle vous permet de réaliser des économies importantes sur vos coûts directs et indirects.

• Gain de temps et d'efficacité : En éliminant les processus manuels liés à la manipulation de documents physiques, la dématérialisation permet d'automatiser de nombreuses tâches administratives. Cela permet aux entreprises de propreté de gagner du temps et d'augmenter leur efficacité opérationnelle. Le temps moyen hebdomadaire passé à rechercher des factures dans les archives papier est de 7h30 (Source : Association Information et Management)

• Meilleure traçabilité : Les solutions de dématérialisation pour les dossiers fournisseurs ou clients peuvent fournir une traçabilité précise des activités de nettoyage. Les informations telles que les horaires d'intervention, les tâches effectuées, les produits utilisés, etc., peuvent être enregistrées électroniquement, ce qui facilite la gestion des données et permet de suivre l'avancement des travaux.

• Communication et collaboration simplifiées : La dématérialisation permet une communication plus fluide entre les différentes parties prenantes, y compris les clients, les responsables de la propreté et les employés. Les informations peuvent être partagées instantanément, ce qui facilite la collaboration et la résolution rapide des problèmes.

• Respect de l'environnement : La dématérialisation contribue à réduire la consommation de papier et d'autres ressources physiques, ce qui a un impact positif sur l'environnement. Moins d'impression de documents signifie également moins de déchets papier.

Ces avantages de la dématérialisation dans le secteur de la propreté contribuent à améliorer l'efficacité opérationnelle, la gestion des données, la communication et l'impact environnemental.

La GED : une solution pour les RH du secteur de la propreté

Une solution de gestion électronique des documents (GED) telle que Zeendoc peut apporter de nombreux avantages aux services des ressources humaines d'une entreprise de nettoyage.

L’accessibilité et le partage des données de l’entreprise

• Stockage centralisé des documents : La GED permet de stocker tous les documents RH au même endroit, de manière électronique. Les contrats de travail, les cartes d’identité, les titres de séjour, les fiches de paie, les évaluations de performance, les demandes de congé, les certificats de formation…, peuvent être stockés de manière organisée et facilement accessible à partir de Zeendoc.

• Collaboration simplifiée : La GED facilite la collaboration entre les différents acteurs des RH. Les documents peuvent être partagés électroniquement entre les membres de l'équipe, ce qui facilite les processus de validation, de révision et d'approbation. Les commentaires et les modifications peuvent être ajoutés directement sur les documents électroniques, évitant ainsi les allers-retours entre les différents intervenants.

En quelques clics, vous accédez aux documents nécessaires, évitant ainsi la perte de temps liée à la recherche manuelle de documents physiques. De plus vous pouvez être alerté sur des échéances de contrat, de titre de séjour, de fin de période d’essai … Les flux de travail pour l’approbation et la validation des documents est automatisable.

L’amélioration de la sécurité des données et des documents

Grâce à Zeendoc vous renforcez la sécurité et la confidentialité des documents RH. L'accès aux documents peut être restreint aux personnes autorisées avec un horodatage précis et un historique, garantissant ainsi la protection des informations sensibles. De plus, les sauvegardes régulières des données assurent une meilleure protection contre les pertes ou les dommages.

Les entreprises de nettoyage doivent respecter des réglementations spécifiques en matière de contrats de travail, de salaires, de confidentialité des données, etc. La GED permet de s'assurer que tous les documents nécessaires sont en ordre et facilement accessibles pour les audits ou les inspections.

Un gain de temps, mais aussi d’espace

Avec la solution de gestion électronique de documents Zeendoc vous pouvez réduire la dépendance aux documents physiques, ce qui entraîne une réduction significative du nombre de documents papier. Cela contribue à des processus plus rapides et plus efficaces, tout en réduisant les coûts liés à l'impression, à la reproduction et au stockage physique des documents.

Un envoi des bulletins de salaire plus efficace

L’envoi des bulletins de salaire électronique à vos salariés souvent éloignés du siège est un avantage certain. Ils y accèdent en toute sécurité et à tout moment aussi depuis leur smartphone.

80% des salariés sont d’accord pour recevoir leur bulletin de paie dématérialisé
(Source : Pitney Bowes, Markess)

La gestion électronique des documents offre aux services RH d'une entreprise de nettoyage une meilleure organisation, un accès rapide aux informations, une collaboration simplifiée, une sécurité accrue, une réduction des coûts et une conformité réglementaire et des processus améliorés et sécurisés. Cela permet aux RH de travailler de manière plus efficace et de consacrer davantage de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La dématérialisation du dossier fournisseur pour le secteur de l’entretien

La gestion des nombreux fournisseurs est un processus essentiel pour les entreprises de nettoyage afin de gérer efficacement leurs relations. La gestion des achats est cruciale dans un secteur à faible marge.

• Stockage centralisé des documents fournisseurs : les contrats, les bons de commande, les factures, les certificats d'assurance, les accords de confidentialité, les normes de qualité... Cela facilite l'accès et la consultation de ces documents à tout moment, évitant ainsi la recherche manuelle et la perte de documents.

• Le suivi des contrats et des engagements : Les dates d'échéance, les renouvellements, les clauses spécifiques peuvent être enregistrés et gérés électroniquement, ce qui facilite la planification et la gestion des relations avec les fournisseurs.

• Les factures peuvent être numérisées, enregistrées et associées aux bons de commande correspondants. Cela facilite le suivi des paiements, la validation des factures et la gestion des flux de trésorerie, les relances/échéances.

• Le partage et la communication avec les fournisseurs. Vous partagez électroniquement les documents, ce qui permet d'améliorer la réactivité et la communication entre les parties.

Une entreprise qui abandonne le traitement manuel d’une facture fournisseur fait des économies tangibles. 14 euros le coût de traitement manuel d’une facture fournisseur (Source : Archimag) et 5 euros le coût d’une facture numérique.

En utilisant la GED pour la gestion des fournisseurs, une société de nettoyage, un grossiste en produits d’entretien ou un groupement d’achat dans l’hygiène peut améliorer l'efficacité, la traçabilité et la sécurité de ses relations avec les fournisseurs. Cela permet de rationaliser les processus, de réduire les saisies manuelles et les erreurs administratives et de renforcer les relations commerciales avec les fournisseurs ainsi que les employés.