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Factures

La démarche d'archivage électronique, surtout en ce qui concerne les factures, révolutionne le traitement des informations financières. L'archivage des factures numériques est un enjeu crucial depuis plusieurs années, renforcé par l'obligation de facturation électronique dès 2026.

Archivage des factures au sein d'une GED

La dématérialisation et l'archivage des factures répond, en outre, à la facturation électronique obligatoire qui s'imposera dès 2026. Elle réduit les erreurs de saisie, améliore la traçabilité et la rapidité des échanges, tout en apportant des gains écologiques significatifs grâce à la réduction de l'usage de papier.

L'archivage est bien plus qu'une simple sauvegarde de documents, c'est une véritable stratégie de gestion de l'information. Avec Zeendoc, vous ne vous limitez pas à stocker vos fichiers, vous accédez à une solution complète qui transforme votre manière de travailler. En plus d'un archivage sécurisé et accessible, Zeendoc vous propose des outils avancés pour automatiser vos processus, optimiser la recherche de documents et faciliter le partage d'informations au sein de votre équipe. Imaginez un système où chaque document est non seulement archivé, mais également enrichi de métadonnées pour une recherche instantanée. Zeendoc va au-delà de l'archivage traditionnel en intégrant des fonctionnalités qui améliorent la productivité et la collaboration. Ne vous contentez pas de conserver vos documents, faites le choix d'une solution qui dynamise votre gestion documentaire et propulse votre entreprise vers de nouveaux horizons.

 Les avantages de l'archivage électronique des factures dans Zeendoc

Dans un monde où la digitalisation des processus d'affaires devient de plus en plus une nécessité, l'adoption d'une solution d'archivage électronique de documents telle que Zeendoc représente un choix stratégique pour toute entreprise soucieuse d'optimiser sa gestion documentaire. Cette approche moderne de l'archivage offre une panoplie d'avantages significatifs pour l'efficacité opérationnelle et la conformité réglementaire.

  1. Sécurité accrue : Vos factures sont stockées de manière sécurisée, avec des sauvegardes régulières et une protection contre toute altération ou perte.
  2. Accessibilité et partage : L'accès aux factures est facilité pour tous les utilisateurs autorisés, indépendamment de leur localisation. Le partage de documents s'opère dans un environnement contrôlé.
  3. Conformité règlementaire : Zeendoc assure le respect des législations en vigueur sur la période de conservation des documents et sur la facturation électronique obligatoire dès 2026. 

    " Zeendoc est un Opérateur de Dématérialisation (OD) historique et sera partenaire PDP "

  4. Réduction des coûts : Moins de papier et moins d'espace de stockage physique entraînent une diminution des coûts pour l'entreprise.
  5. Recherche optimisée : Un système de gestion électronique des documents offre des fonctionnalités avancées pour la recherche et l'indexation des factures, ce qui permet de retrouver rapidement les documents en cas de besoin.

Au-delà de ces avantages, Zeendoc propose également des fonctionnalités de workflows et circuits de validation, optimisant le traitement des factures par automatisation et évitant ainsi les retards ou oublis et en améliorant le process de recouvrement. En somme, la GED Zeendoc n'est pas seulement un outil d'archivage électronique des factures ; c'est une solution complète qui transforme et simplifie la gestion documentaire d'une entreprise, la propulsant vers une efficacité et une conformité sans précédent.

FacturEs numériques : Quelques cas d'usages

L'archivage électronique des factures intégré dans une solution telle que Zeendoc trouve son utilité dans divers scénarios professionnels :

Pour les TPE/PME  :  Grâce à Zeendoc, les TPE et PME automatisent la capture de factures, leur indexation et leur archivage, réduisant du même coup le temps passé par les employés sur ces tâches routinières. Par exemple, le lancement d'une nouvelle gamme de produits entraîne une augmentation du volume de facturation. L'entreprise doit gérer efficacement ce flux croissant sans pour autant augmenter le personnel administratif ni les risques d'erreur.

Dans les collectivités : Avec des services répartis sur différents sites, le besoin de centraliser les informations financières est crucial. Zeendoc permet aux collaborateurs d'accéder aux factures stockées dans un espace sécurisé, en respectant les niveaux d'autorisation et les législations sur la conservation des documents financiers.

Pour les professions libérales : Les praticiens doivent souvent faire face à la gestion de multiples factures avec des clients divers. Grâce à Zeendoc, ils peuvent non seulement stocker mais également classer et rechercher leurs factures électroniques avec facilité.

L'implication de Zeendoc dans ces scénarios illustre parfaitement la polyvalence et l'efficacité de la solution d'archivage électronique de documents pour les factures. Chaque entreprise, indépendamment de sa taille ou de son secteur, peut y trouver un allié indispensable pour l'optimisation de sa gestion documentaire.

L'archivage électronique via Zeendoc se révèle être une démarche stratégique pour toute entité souhaitant améliorer la gestion de ses factures. Il en découle une entreprise plus agile, plus compétitive et en harmonie avec les exigences modernes de la dématérialisation documentaire.

Indexation intelligente des documents fournisseurs avec l’IA Zeendoc

La solution Zeendoc intègre une intelligence artificielle dans sa GED, conçue et maintenue entièrement en interne, pour automatiser l’indexation des documents fournisseurs. Dès l’import d’un document, notre IA identifie avec précision les 8 champs clés indispensables à votre gestion documentaire : type de document, nom du fournisseur, référence de la facture, date de facture, date d’échéance, montant HT, montant TTC et TVA.

Les avantages concrets de l’indexation automatique par IA :

 

  • Indexation immédiate, dès le premier document d’un nouveau fournisseur,

  • Haute précision, avec un taux de détection correcte de 95 %,

  • Adaptabilité aux formats variés de documents fournisseurs,

  • Solution souveraine, développée et hébergée en France, sur nos propres serveurs,

  • Conformité totale avec le RGPD et l’AI Act, garantissant la sécurité et la confidentialité de vos données,

  • Gain de temps et d’efficacité dans le traitement de vos factures fournisseurs.

Grâce à cette technologie d’intelligence artificielle spécialisée dans l’analyse documentaire, vous bénéficiez d’une indexation automatisée, rapide et fiable, qui améliore considérablement la gestion de vos documents dans Zeendoc. Idéale pour optimiser votre traitement des factures fournisseurs, cette fonctionnalité est prête à l’emploi, sans configuration préalable, et s’adapte à chaque nouvelle typologie documentaire.

Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !
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